Контроль на работе: внедрить, но не навредить

11.01.2017

Пропускные системы, видеонаблюдение, программы управления проектами, биометрический контроль, системы мониторинга за передвижениями сотрудников и другие подобные решения появляются на рынке, потому что есть реальный спрос. По мнению исследователей из TechNavio, мировой рынок только биометрических систем контроля и управления доступом будет расти ежегодно на 18%. Прогноз по российскому рынку систем защиты от утечек конфиденциальных данных (DLP), контролирующих ПК сотрудников, — рост 13–15%.

Необходимость контроля не рождается на пустом месте: не станет здравомыслящий бизнесмен тратить миллионы на «модное веяние» или собственное желание. Сотрудникам же в большинстве случаев кажется, что решения для контроля – блажь работодателя. Но:

Во-первых, использование инструментов контроля требует значительных вложений. Кроме денежных средств на установку, эксплуатацию и техподдержку того или иного решения требуются временные и трудозатраты. К примеру, только на тестирование и поиск оптимальной DLP-системы может уйти до полугода рабочего времени специалиста по информационной безопасности.

Во-вторых, контроль работодателя за исполнением обязанностей сотрудником был всегда. Вопрос только в том, как он реализовался раньше и теперь. Рукописные отчеты на несколько страниц, журналы прихода-ухода, бдительные вахтеры, бесконечные «летучки» и, конечно, личный контроль руководителя – все эти способы наблюдения были актуальны лет 15 назад, а где-то используются до сих пор. Сегодня им на смену пришли высокотехнологичные решения.

У нашего клиента, в крупной государственной организации, занимающейся авторским правом, после внедрения системы учета времени выяснилось, что из 700 сотрудников 52 специалиста тратили по 15–20 часов в неделю на различные развлекательные ресурсы и онлайн-игры. Конечно, для руководителя было мало приятного узнать, что от нецелевого использования рабочего времени учреждение ежегодно теряло более 10 млн рублей. Однако есть и плюсы – впервые за много лет сокращение прошло безболезненно и эффективно для организации.

Подсчитывать ущерб от безделья сотрудников кому-то может показаться мелочным. Но мы ведь говорим о бизнесе, так? А бизнес, как ни крути, не должен терпеть убытки от того, что персонал тратит ресурсы компании по собственному усмотрению. Оптимизировать расходы – одна из задач руководителя.

Нельзя сказать, что новость об установке системы контроля сотрудники воспринимают с большим энтузиазмом, хотя мы наблюдаем положительные изменения в последние пять лет – отношение персонала к мониторингу работы с резко негативного меняется на нейтральное. Всё же какие-то инструменты контроля «приживаются» в компании легче, какие-то сложнее, какие-то из них сотрудники пробуют обойти. Потому, чтобы внедрение системы контроля прошло без эксцессов, стоит придерживаться следующей логики действий:

1. Проведите подготовительную работу. Если ранее никакие инструменты мониторинга не использовались, то необходимо рассказать о причинах, побудивших к таким мерам. Лучше всего с этой задачей справится HR-отдел или руководитель организации.
   Нужно объяснить персоналу, что дело не в утрате доверия, а в объективных задачах, стоящих перед бизнесом. Стремление сократить издержки, препятствовать воровству и мошенничеству, оптимизировать бизнес-процессы – поможет оставить бизнес в строю в это сложное время. Элементарная проверка телефонных консультаций – запись переговоров с клиентами – поможет выявить хамство или непрофессионализм некоторых сотрудников. Объяснив сотрудникам цели внедрения контроля, что называется «на пальцах», вы сможете рассчитывать на понимание со стороны коллектива и избежите фактов противодействия нововведениям.
2. Соберите обратную связь. После того, как сотрудники услышали точку зрения руководителя относительно внедряемого инструмента контроля, необходимо получить обратную связь: вопросы, сомнения, возмущения. Это поможет уменьшить количество слухов и домыслов, а также уберечь от проблем с ключевыми специалистами. Лучше дать возможность сотрудникам задавать вопросы и возмущаться анонимно. Так вы увидите более реальную картину – люди не побоятся высказываться.
   Хорошо, если разъяснения относительно законодательной стороны вопроса даст юрист. Наверное, самый частый вопрос: а насколько законна та или иная система контроля? На него отвечает Трудовой кодекс РФ (статьи 15, 21 и 189) – такие системы законны, при соблюдении определенных условий. Так часть 1 статьи 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право контролировать исполнение работником трудовых обязанностей и использование им оборудования и других технических средств, предоставленных работодателем для работы.
3. Расскажите о положительной для сотрудников стороне вопроса. Сотрудникам действительно сложно увидеть плюсы от внедрения систем контроля, но тем не менее они есть. К примеру, отслеживание нагрузки каждого отдельного сотрудника в отделе, поможет равномернее распределять задачи, избавляя от переработок. Пресечение кражи клиентской базы элементарно убережет бизнес от разорения и сохранит рабочие места. Приведите реальные кейсы других компаний, решивших ту или иную проблему с помощью каких-либо систем мониторинга за работой персонала.
4. Внесите дополнения в официальные документы. В трудовом договоре необходимо закрепить правила использования информационных ресурсов, технических и иных средств компании. Далее уведомить сотрудников под роспись о том, что в компании осуществляется контроль за качеством выполняемой работы. Точная формулировка будет зависеть от конкретного инструмента контроля.
   В любом случае документы застрахуют от необоснованных претензий со стороны сотрудников, а в случае инцидента и разбирательств в суде, потребуются для обоснования законности средств мониторинга.

Рекомендации выше – обобщенная схема, но она позволяет понять общую стратегию действий. За более четкими инструкциями можно обратиться к разработчикам конкретного продукта – иногда вендоры предоставляют их по умолчанию.

Мы наблюдали за изменением отношения к контролю сотрудников более 10 лет, с момента появления на рынке защиты информации от утечек: в Сети и сейчас встречаются негативные комментарии, но в целом градус накала значительно снизился. Во многом благодаря грамотному подходу работодателей при внедрении того или иного инструмента контроля.

Лев Матвеев
Председатель совета директоров «СёрчИнформ»

Колонка опубликована в «Ведомостях» в декабре 2016 года под заголовком «Советы консультанта: Как убедить сотрудников в необходимости контроля их компьютеров»