Как измерить продуктивность сотрудников на удаленке 

10.04.2020

Вернуться к списку статей

Переход офиса на дистанционную работу – вызов для трудовой дисциплины. Есть шанс, что погружение сотрудников в тапочки и халат негативно скажется на режиме работы и скорости выполнения задач. А поскольку рядом нет свидетелей в лице коллег и начальника, заметить проблему смогут только специальные программы. В этой статье расскажем, как можно контролировать продуктивность удаленного офиса и раскроем неочевидные возможности DLP-систем.  

Как измерить продуктивность сотрудников на удаленке 

Варианты контроля

Бесплатные, но малоэффективные способы контроля включают сбор ежедневных отчетов в формате «задача – затраченное время» и звонки в течение дня. Чуть более сложный метод предполагает участие системного администратора. Для наблюдения за работой сотрудников на компьютерах он может настроить теневое RDP-подключение к рабочим столам пользователей. Вариант не самый удобный с технической стороны – нельзя контролировать сразу нескольких сотрудников с одного ПК, да и полную картину дня собрать не получится.      

Больше возможностей дают программы для контроля рабочего времени. Например, TimeInformer отслеживает действия сотрудников за ПК, фиксирует время прихода и ухода, анализирует активность на сайтах и в приложениях. Собранную информацию программа преображает в отчеты, из которых можно понять, кто честно трудился над задачами, а кто полдня зависал на YouTube и в соцсетях.

Измерять продуктивность персонала умеют и DLP-системы, которые к тому же обеспечат безопасность дистанционной работы. Поскольку это самый полноценный метод из списка, рассмотрим, как они это делают на примере модуля ProgramController «СёрчИнформ КИБ».  

Что контролировать и как настроить

Для начала определите, кого из сотрудников вы хотите контролировать. Возможно, из этого списка следует исключить специалистов, которые редко работают за компьютером (курьеры, водители). Эти настройки делаются в консоли EndpointController. 

Настройка агента

Перейдем к конкретным задачам и разберем основные инструменты и отчеты на примере реальных кейсов из практики клиентов «СёрчИнформ».

Соблюдение рабочего графика

 
Кейс. Сотрудники на удаленке исправно отправляли руководителю отчеты в конце рабочего дня. В компании была установлена DLP с модулем ProgramController. И служба безопасности вскоре заметила нарушение. Работники подключались только к утренней планерке и, если ни у кого к ним не было дополнительных вопросов или срочных задач, после онлайн-совещания выключали ПК и занимались своими делами. 
 

Как настроить и отследить?

В Консоли аналитика настройте рабочий календарь для правильного учета рабочих часов. Для каждого дня недели выберите часы работы, обеда и выходные дни (суббота, воскресенье, государственные праздники). Сделать настройки можно на весь год или только на время дистанционной работы офиса.

Настройка табеля рабочего времени

Отслеживать ранние уходы поможет одноименный отчет, который формируется по всем пользователям либо по выбранным. Программа может отправлять его на вашу почту каждое утро. Так вы быстро определите любителей «сматывать удочки» пораньше и сможете контролировать их более строго. 

Для контроля рабочего графика вам пригодится и отчет «Опоздания сотрудников», который настраивается похожим образом. А чтобы увидеть и ранние уходы, и опоздания используйте отчет «Детальная информация по пользователям». Он показывает всю картину прихода/ухода работников, а также время активности/неактивности за компьютером за выбранный период. Этот отчет удобно использовать в конце месяца, чтобы определить, например, сколько часов сотрудник переработал и учесть овертайм при выплате зарплаты. Так же для учета подходят отчеты «Журнал рабочего времени» и «Табель рабочего времени».

Но, как показывает практика, не все удаленные сотрудники с переработкой – честные трудоголики.

Контроль мнимых тружеников

 
Кейс. Сотрудник компании весь рабочий день оставался онлайн в корпоративном мессенджере, ProgramController, однако, показал, что компьютер пользователя неактивен долгое время. Служба безопасности сообщила о ситуации руководителю, тот позвонил подчиненному и услышал бытовой шум. Оказалось, он весь день занимался домашними делами при включенном рабочем ноутбуке.
 

Как настроить и отследить?

Чтобы получать более точные отчеты, дополнительно задайте интервал рабочего времени и пороговую активность. Например, допустимый интервал прихода/ухода составляет 10 минут, а длительность активной сессии за компьютером – минимум семь часов. Тогда программа не будет считать нарушителем каждого, кто включил ноутбук в 9:01 или отлучался от монитора на два часа в сумме за день. Вы получите меньше ложноположительных сработок и не пропустите действительно важные инциденты. 

Отчет «Промежутки неактивности» поможет вычислить всех любителей «сварить суп» или «забросить стирку» посреди рабочего дня. Он составляется на основе трех ключевых параметров – интервал рабочего времени, время обеда и допустимый перерыв между процессами (к примеру, 10 минут). Программа начинает отсчитывать период неактивности, если мышь или клавиатура «спят» 2 минуты и более. 

Отследить пользователей, которые часто делают перерывы, можно и на вкладке Поиск в режиме UserActivity. Они отражаются на шкале активности процессов и сайтов в виде белых промежутков. «Частокол» может указывать на проблемы с дисциплиной. 

Поиск в UserActivity

Мониторинг интернет-сёрфинга 

 
Кейс. Сотрудница на удаленке перестала укладываться в дедлайны. Анализ продуктивности в ProgramController показал, что большую часть рабочего времени она смотрит сериалы. А модуль MonitorController позволил службе безопасности собрать очевидные доказательства нарушения с помощью скриншотов экрана. 
 

Как настроить и отследить?

По дефолту в ProgramController загружены популярные веб-ресурсы разной тематики: закон и право, государственные ресурсы, сайты объявлений, игры и т.д. Все они распределены по категориям. Вы можете добавить в них корпоративные ресурсы, например, внутренний портал и CRM. Все нераспознанные сайты попадают в рубрику «Прочие сайты».

Перечень сайтов и процессов

Каждой категории сайтов задайте коэффициент продуктивности и настройте правила для пользовательских групп. Удобнее использовать дефолтные значения – продуктивно (=1), нейтрально (=0,5), непродуктивно (=0), но можно задать и свои. В настройках правил обязательно учитывайте род деятельности специалиста. Например, сотрудник PR-отдела проводит по нескольку часов в день в социальных сетях, и это продуктивно, если он ведет страницу компании в Facebook и корпоративный видеоблог на YouTube. Другое дело, если на этих ресурсах зависает менеджер по закупкам.  


Иногда анализ посещения сайтов помогает обнаружить более серьезные проблемы. Например, активность на ресурсах о покупке дорогой недвижимости, ювелирных украшений и лакшери-курортов косвенно указывает на откатчика. Узнать больше.


Посмотреть, какие сайты посещал пользователь в течение дня, можно на вкладке Поиск в Консоли аналитика. Программа выводит результаты в виде таблицы, где указаны название ресурса и длительность посещения. Для уточнения параметров поиска используйте фильтры и условия. Это поможет, например, узнать, кто из сотрудников и как часто посещал сайты из группы «Развлечения» в первую неделю на удаленке. 

Поиск программ

Также можно отслеживать действия сотрудников в онлайн-режиме на вкладке «Текущая активность». На ней можно увидеть количество активных и неактивных, опоздавших и отсутствующих пользователей в данный момент.

Текущая активность

Еще удобнее использовать для анализа отчеты. По умолчанию информация в них обновляется каждые три часа, но лучше проверять их утром следующего рабочего дня. Так вчерашняя картина будет полнее. 

Наглядно оценить продуктивность работы пользователя поможет одноименный отчет, который составляется с учетом заданных правил (продуктивно, непродуктивно, нейтрально).  

Отчет по продуктивности

Отчет «Суммарная активность сайтов» показывает, ресурсы из каких групп чаще всего посещали сотрудники и сколько времени на них провели. Результаты можно детализировать – например, просмотреть всех работников, которые заходили на сайты из категории «Объявления».

Опасные действия в рабочее время

 
Кейс. Служба безопасности заметила, что на компьютере менеджера по продажам постоянно активен процесс Photoshop.exe. Для выполнения прямых должностных обязанностей графический редактор сотруднику был бесполезен. Просмотрев скриншоты, сделанные MonitorController, ИБ-специалисты выяснили, что менеджер подделывал ценовые предложения. Он изменял данные на документах других поставщиков, чтобы лоббировать «своих». 
 

Как настроить и отследить?

Порядок действий такой же, как и с сайтами. Выберите нужные процессы из списка, при необходимости – добавьте к ним корпоративные программы и настройте правила продуктивности для групп сотрудников. 

Из отчетов для анализа подойдет «Суммарная активность процессов». На диаграмме в виде столбиков показаны процессы из разных групп и их длительность. Информацию можно фильтровать по пользователям. 

Суммарная активность процессов

Также активность процессов (и сайтов) отражается в отчете «Эффективность пользователей». Он выводит данные по конкретному сотруднику за выбранный период на круговых диаграммах – вы увидите, какие процессы чаще всего были активны на его компьютере, а также шкалу его продуктивности, количество опозданий, ранних уходов, начало и окончание рабочего дня. 

Отчет по эффективности пользователей

Повод для утечки

Во время удаленки многие компании активно пользуются облачными сервисами для обмена корпоративными документами. Это создает дополнительные риски для конфиденциальной информации.

 
Кейс. Главный бухгалтер транспортной компании выложила в общедоступное облако большой архив с документацией для удобства работы. Служба информационной безопасности отследила это действие с помощью модуля CloudController. По структуре предприятие – закрытое акционерное общество, поэтому разглашение некоторых сведений для него недопустимо. После проверки содержимого архива, попавшего в перехват, оказалось, что выложенная информация – конфиденциальная. Если бы она попала к конкурентам, потери компании составили бы 30 млн рублей. 
 

Чтобы избежать утечек через облака, рекомендуем контролировать всю информацию, которая через них проходит. Для этого подойдет CloudController. Модуль перехватывает входящие и исходящие данные популярных облачных сервисов, а также файлы, переданные через средства удаленного доступа – TeamViewer, RAdmin, RealVNC, LiteManager. 

searchinform_client_8

 

ProgramController – один из 12 модулей DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая защищает компанию от утечек конфиденциальной информации, корпоративного мошенничества и других инцидентов безопасности, связанных с человеческим фактором. Используйте все возможности системы для контроля сотрудников на удаленке.

Попробовать бесплатно


Как это сделать СёрчИнформ КИБ ИБ-практика


ПОДПИШИТЕСЬ НА ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ

Рассказываем о тенденциях отрасли, утечках и способах борьбы с ними