Переход офиса на дистанционную работу – вызов для трудовой дисциплины. Есть шанс, что погружение сотрудников в тапочки и халат негативно скажется на режиме работы и скорости выполнения задач. А поскольку рядом нет свидетелей в лице коллег и начальника, заметить проблему смогут только специальные программы. В этой статье расскажем, как можно контролировать продуктивность удаленного офиса и раскроем неочевидные возможности DLP-систем.
Бесплатные, но малоэффективные способы контроля включают сбор ежедневных отчетов в формате «задача – затраченное время» и звонки в течение дня. Чуть более сложный метод предполагает участие системного администратора. Для наблюдения за работой сотрудников на компьютерах он может настроить теневое RDP-подключение к рабочим столам пользователей. Вариант не самый удобный с технической стороны – нельзя контролировать сразу нескольких сотрудников с одного ПК, да и полную картину дня собрать не получится.
Больше возможностей дают программы для контроля рабочего времени. Например, TimeInformer отслеживает действия сотрудников за ПК, фиксирует время прихода и ухода, анализирует активность на сайтах и в приложениях. Собранную информацию программа преображает в отчеты, из которых можно понять, кто честно трудился над задачами, а кто полдня зависал на YouTube и в соцсетях.
Измерять продуктивность персонала умеют и DLP-системы, которые к тому же обеспечат безопасность дистанционной работы. Поскольку это самый полноценный метод из списка, рассмотрим, как они это делают на примере модуля ProgramController «СёрчИнформ КИБ».
Для начала определите, кого из сотрудников вы хотите контролировать. Возможно, из этого списка следует исключить специалистов, которые редко работают за компьютером (курьеры, водители). Эти настройки делаются в консоли EndpointController.
Перейдем к конкретным задачам и разберем основные инструменты и отчеты на примере реальных кейсов из практики клиентов «СёрчИнформ».
Как настроить и отследить?
В Консоли аналитика настройте рабочий календарь для правильного учета рабочих часов. Для каждого дня недели выберите часы работы, обеда и выходные дни (суббота, воскресенье, государственные праздники). Сделать настройки можно на весь год или только на время дистанционной работы офиса.
Отслеживать ранние уходы поможет одноименный отчет, который формируется по всем пользователям либо по выбранным. Программа может отправлять его на вашу почту каждое утро. Так вы быстро определите любителей «сматывать удочки» пораньше и сможете контролировать их более строго.
Для контроля рабочего графика вам пригодится и отчет «Опоздания сотрудников», который настраивается похожим образом. А чтобы увидеть и ранние уходы, и опоздания используйте отчет «Детальная информация по пользователям». Он показывает всю картину прихода/ухода работников, а также время активности/неактивности за компьютером за выбранный период. Этот отчет удобно использовать в конце месяца, чтобы определить, например, сколько часов сотрудник переработал и учесть овертайм при выплате зарплаты. Так же для учета подходят отчеты «Журнал рабочего времени» и «Табель рабочего времени».
Но, как показывает практика, не все удаленные сотрудники с переработкой – честные трудоголики.
Как настроить и отследить?
Чтобы получать более точные отчеты, дополнительно задайте интервал рабочего времени и пороговую активность. Например, допустимый интервал прихода/ухода составляет 10 минут, а длительность активной сессии за компьютером – минимум семь часов. Тогда программа не будет считать нарушителем каждого, кто включил ноутбук в 9:01 или отлучался от монитора на два часа в сумме за день. Вы получите меньше ложноположительных сработок и не пропустите действительно важные инциденты.
Отчет «Промежутки неактивности» поможет вычислить всех любителей «сварить суп» или «забросить стирку» посреди рабочего дня. Он составляется на основе трех ключевых параметров – интервал рабочего времени, время обеда и допустимый перерыв между процессами (к примеру, 10 минут). Программа начинает отсчитывать период неактивности, если мышь или клавиатура «спят» 2 минуты и более.
Отследить пользователей, которые часто делают перерывы, можно и на вкладке Поиск в режиме UserActivity. Они отражаются на шкале активности процессов и сайтов в виде белых промежутков. «Частокол» может указывать на проблемы с дисциплиной.
Как настроить и отследить?
По дефолту в ProgramController загружены популярные веб-ресурсы разной тематики: закон и право, государственные ресурсы, сайты объявлений, игры и т.д. Все они распределены по категориям. Вы можете добавить в них корпоративные ресурсы, например, внутренний портал и CRM. Все нераспознанные сайты попадают в рубрику «Прочие сайты».
Каждой категории сайтов задайте коэффициент продуктивности и настройте правила для пользовательских групп. Удобнее использовать дефолтные значения – продуктивно (=1), нейтрально (=0,5), непродуктивно (=0), но можно задать и свои. В настройках правил обязательно учитывайте род деятельности специалиста. Например, сотрудник PR-отдела проводит по нескольку часов в день в социальных сетях, и это продуктивно, если он ведет страницу компании в Facebook и корпоративный видеоблог на YouTube. Другое дело, если на этих ресурсах зависает менеджер по закупкам.
Иногда анализ посещения сайтов помогает обнаружить более серьезные проблемы. Например, активность на ресурсах о покупке дорогой недвижимости, ювелирных украшений и лакшери-курортов косвенно указывает на откатчика. Узнать больше.
Посмотреть, какие сайты посещал пользователь в течение дня, можно на вкладке Поиск в Консоли аналитика. Программа выводит результаты в виде таблицы, где указаны название ресурса и длительность посещения. Для уточнения параметров поиска используйте фильтры и условия. Это поможет, например, узнать, кто из сотрудников и как часто посещал сайты из группы «Развлечения» в первую неделю на удаленке.
Также можно отслеживать действия сотрудников в онлайн-режиме на вкладке «Текущая активность». На ней можно увидеть количество активных и неактивных, опоздавших и отсутствующих пользователей в данный момент.
Еще удобнее использовать для анализа отчеты. По умолчанию информация в них обновляется каждые три часа, но лучше проверять их утром следующего рабочего дня. Так вчерашняя картина будет полнее.
Наглядно оценить продуктивность работы пользователя поможет одноименный отчет, который составляется с учетом заданных правил (продуктивно, непродуктивно, нейтрально).
Отчет «Суммарная активность сайтов» показывает, ресурсы из каких групп чаще всего посещали сотрудники и сколько времени на них провели. Результаты можно детализировать – например, просмотреть всех работников, которые заходили на сайты из категории «Объявления».
Как настроить и отследить?
Порядок действий такой же, как и с сайтами. Выберите нужные процессы из списка, при необходимости – добавьте к ним корпоративные программы и настройте правила продуктивности для групп сотрудников.
Из отчетов для анализа подойдет «Суммарная активность процессов». На диаграмме в виде столбиков показаны процессы из разных групп и их длительность. Информацию можно фильтровать по пользователям.
Также активность процессов (и сайтов) отражается в отчете «Эффективность пользователей». Он выводит данные по конкретному сотруднику за выбранный период на круговых диаграммах – вы увидите, какие процессы чаще всего были активны на его компьютере, а также шкалу его продуктивности, количество опозданий, ранних уходов, начало и окончание рабочего дня.
Во время удаленки многие компании активно пользуются облачными сервисами для обмена корпоративными документами. Это создает дополнительные риски для конфиденциальной информации.
Чтобы избежать утечек через облака, рекомендуем контролировать всю информацию, которая через них проходит. Для этого подойдет CloudController. Модуль перехватывает входящие и исходящие данные популярных облачных сервисов, а также файлы, переданные через средства удаленного доступа – TeamViewer, RAdmin, RealVNC, LiteManager.
ProgramController – один из 12 модулей DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая защищает компанию от утечек конфиденциальной информации, корпоративного мошенничества и других инцидентов безопасности, связанных с человеческим фактором. Используйте все возможности системы для контроля сотрудников на удаленке.
Подпишитесь на нашу рассылку и получите
свод правил информационной безопасности
для сотрудников в шуточных
