Выявление откатов

Откаты в российском бизнесе – распространенная практика. Сумма «вознаграждения», как правило, не превышает 15% суммы договора. Устранение откатных звеньев из бизнес-цепочки снижает издержки компании в среднем на 7%. Поэтому владельцы бизнеса включают выявление откатов в список приоритетных задач и готовы принимать любые меры противодействия.

Масштаб проблемы

Борьба с откатами осложняется несколькими факторами. Во-первых, это масштабное явление с положительной динамикой. В конце 2016 года компания «СёрчИнформ» провела исследование и оказалось, что в кризис количество сотрудников, практикующих откаты, увеличилось в 1,5 раза.

Во-вторых, откаты – это самый распространенный вид взяток в бизнесе, который отличается многообразием форм. Сотрудники, которые дают или берут откаты, изобретают все новые способы обогащения за счет компании в меру собственных способностей и фантазии.

Еще одна проблема выявления откатов связана с тем, что сотрудники тщательно маскируют схемы получения незаконной выгоды. Например, когда договариваются об откате, вместо самого слова «откат» используют в переговорах заменители – кодовые и сленговые словечки типа «кэш», «бабло», «листы», «косарь».

Преступление без наказания

Большинство тех, кто практикует откаты, осознают противоправность своих действий. Однако часто забывают, что являются не только внутренними нарушителями с точки зрения компании, но и уголовными преступниками – с точки зрения закона.

Откатные схемы квалифицируются в рамках статьи 204 Уголовного кодекса Российской Федерации «Коммерческий подкуп». Действие статьи 204 распространяется на «лиц, выполняющих управленческие функции», а также на «организованные группы». Проблема в том, что в откатных схемах участвуют, главным образом, специалисты материально-технического обеспечения, специалисты по закупкам, менеджеры по продажам, менеджеры по рекламе, логисты, маркетологи и другие сотрудники, у которых нет оформленных «управленческих функций» и права принимать окончательное решения. Таким образом, рядовых сотрудников крайне сложно привлечь к уголовной ответственности за откат как разновидность коммерческого подкупа.

Закон позволяет рассматривать действия «откатчиков» как мошенничество. Однако работодатели стараются разбираться с пойманными за руку самостоятельно, не привлекая правоохранительные органы и не доводя дело до суда. Поэтому максимальное наказание для менеджеров, уличенных в откатах, – увольнение.

Зоны риска

Вероятность откатов достигает максимального уровня в подразделениях, где работа строится на взаимодействии с контрагентами. Это снабжение, логистика, IТ-департаменты, АХО, рекламные отделы. Если в обязанности сотрудника входит заказ услуг или товаров, именно к его работе следует внимательнее присмотреться в первую очередь.

Например, в отделе снабжения с риском возникновения откатной схемы сопряжены многие повседневные операции, включая:

  • закупку дорого оборудования;
  • приобретение оптовой партии товара: канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря, материалов для строительства и обслуживания техники, и т.п.;
  • подбор товарного ассортимента;
  • принятие решений по объемам закупки.

Любая из перечисленных ситуаций открывает перед сотрудником компании-покупателя перспективу получить значительную сумму в виде отката. Скажем, «бонус» за включение нового товара в ассортиментную линейку может доходить до 5% цены поставки. Утвердив избыточный объем закупки, менеджер может рассчитывать на 10% от контрагента, а за приобретение оборудования откат приближается к 20% суммы сделки.

Откатные схемы, независимо от сферы деятельности компании, объединены внутренней логикой. Контрагент заинтересован приобрести в лице заказчика постоянного клиента. Чтобы устранить риски конкуренции и обеспечить долговременные заказы без необходимости снижать цену или улучшать качество товаров или услуг, контрагент предлагает представителю заказчика вознаграждение в обмен на статус единственного поставщика. Сумма отката обсуждается индивидуально и зависит, как правило, от цены контракта и планируемой прибыли. Подобная схема часто реализуется в сфере логистики (заказ транспортных услуг), информационных технологий (обслуживание информационных систем), маркетинге (проведение рекламных кампаний).

Найти и обезвредить

Чтобы идентифицировать внутреннего злоумышленника, зачастую необходимо объединить усилия бухгалтерии, службы безопасности, отдела кадров и непосредственно руководства компании. Требуется не только сосредоточиться на действиях одного «подозреваемого», но и проанализировать работу всего подразделения, экономическая эффективность и прозрачность которого попала под подозрение.

Нечистые на руку сотрудники становятся более осторожными. Они не используют корпоративные ресурсы для открытого обсуждения способов незаконного обогащения за счет компании. Однако фрагменты общения, собранные из разных источников: переписки в корпоративной почте, мессенджеров, Skype – помогут воссоздать цельную картину мошенничества. Собрать данные под силу DLP-системе, которая проведет лингвистический анализ корпоративного трафика, определит по ключевым словам подозрительную переписку и покажет связи конкретного сотрудника внутри компании.

Однако большинство откатных схем планируется и обсуждается на внешней территории, вне информационной системы компании. И это служит косвенным признаком, по которому выявляется потенциальный работник-вредитель. Если сотрудник начинает проводить на переговорах с поставщиком вне рабочего места избыточное количество времени – это повод проанализировать его взаимоотношения с контрагентом. Особенно если у самого сотрудника не получается достоверно обосновать необходимость таких встреч.

Более очевидный признак – внезапно повысившийся уровень жизни сотрудника. Если расходы явно не соответствуют доходам, например, менеджер с зарплатой 50 тысяч обзаводится дорогим жильем или престижным автомобилем, проведение проверки службой безопасности вполне оправданно. Конечно, сотрудник может получить наследство или даже выиграть в лотерею, но коллеги, во-первых, будут в курсе хороших новостей, а во-вторых – подобные примеры, скорее исключение из правил. «Правилом» в реальности оказывается тот факт, что сотрудник получает откаты от контрагентов, причиняя ущерб своей компании.

Выявить получение «дополнительного дохода» сложно, но это не значит – невозможно. Сотрудник вряд ли попросит переводить на свою зарплатную карточку суммы, равные 5 или 10 процентам стоимости заказа. И крупные суммы начислений, и наименование отправителя – явно компрометирующие факторы. Скорее, получатель отката оформит банковскую карту, притом на другое лицо, чтобы распоряжаться полученными средствами фактически анонимно. Между тем, в практике клиента «СёрчИнформ» был случай, когда сотрудники службы информационной безопасности обратил внимание на отдельные сообщения по четыре цифры в мессенджере. ИБ-специалист предположил, что это номер карты, пересылаемый по частям. Тогда он проверил сотрудника с помощью DLP‑системы, и подозрения подтвердились – сотрудник оказался «откатчиком». Разумеется, программные средства не помогут, если сотрудник получат свою долю в конверте или в «натуральном виде» – товарами или услугами контрагента.

Легче раскрыть схему, когда менеджер отдает предпочтение «дружественной» компании. Эта компания, в получении прибыли которой внутренний злоумышленник прямо заинтересован, например, является соучредителем или состоит в родственных (дружественных) связях с владельцем. Служба безопасности с большой долей вероятности выявит конфликт интересов во время первой же проверки контрагента.

Бухгалтерия может подтвердить ангажированность сотрудника, проанализировав очередность выплат, время предоставления отсрочек и другие фиксируемые в документах «отношения» с конкретной компанией.

Обнаружить завышение цен способен как бухгалтер, так и любой сотрудник, чья задача – проводить мониторинг рынка. Оперативно определять неконкурентные условия позволяет сбор прайс-листов, регулярный запрос и сравнение коммерческих предложений с условиями контрактов, заключенных с действующими контрагентами. Такой анализ помогает решить несколько задач, не только узнать имена работающих за откат. В конце концов, ответственный за договор сотрудник может и не получать финансовой подпитки от партнерской компании. Невыгодные для фирмы условия могут оказаться следствием некомпетентности и неумение выбрать лучшие условия. Так что регулярный анализ рынка в конечном итоге поможет «оздоровить» бизнес-процессы в компании.

Чтобы избавить сотрудников нижнего и среднего звена от соблазна нажиться на особо «жирных» сделках, имеет смысл передавать ведение крупных контрактов на более высокий уровень – вплоть до топ-менеджмента. На таком уровне партнерства минимальна вероятность того, что появиться желание получить краткосрочную, пусть и значительную финансовую выгоду. Руководитель и владелец компании в одном лице не заинтересован заключать договора себе в убыток, а наемные топ-менеджеры чаще всего достаточно обеспечены финансово и дорожат деловой репутацией. Кроме того, все это «лица, выполняющие управленческие функции», а значит, угроза ст. 204 УК РФ для них более реальна, чем для рядовых сотрудников.

Если на уровне высшего руководства дополнительный контроль не нужен, то на рядовом и среднем уровнях не обойтись без системы противодействия откатам.

Например, после анализа коммерческих предложений от нескольких контрагентов сотрудник выбрал победителя. Далее выбранного поставщика должна проверить служба безопасности. Затем коммерческое предложение проходит проверку экономистом или бухгалтером, причем сравнение необязательно проводить с предложениями контрагентов, которых изначально выбрал сотрудник. Более того, сравнение различных вариантов поможет раскрыть сговор сразу с несколькими поставщиками. В цепочку «согласующих» можно включить юристов, руководителя – всех специалистов, чье мнение будет компетентным и обоснованным. Если работник заинтересован получить откат, ему придется заинтересовать всех коллег, от которых зависит одобрение конкретного контрагента, условий поставки и оплаты. Другими словам, придется сформировать «группу лиц», готовых пойти на нарушение закона и причинить ущерб компании.

Вдобавок к «бюрократическим методам» на практике хорошо себя зарекомендовал прием «перемешивания» контрагентов между сотрудниками, когда регулярно происходит перераспределение поставщиков, у которых производится закупка. С самими поставщиками не лишним будет подписать дополнительное соглашение или закрепить в договоре порядок работ и ответственность за предложение отката. Добросовестные контрагенты согласятся работать на условиях прозрачности и открытости.

Более глубокий и более дорогостоящий метод выявления откатов – комплексный аудит. В крупных компаниях наличие службы внутреннего контроля с квалифицированными, высокооплачиваемыми специалистами – недешевое, но необходимое условие работы. Компаниям среднего размера следует время от времени заказывать услуги аудита у сторонних организаций, способных не только проверить бухгалтерскую и налоговую отчетность, но и проанализировать все аспекты договорных отношений с партнерами-контрагентами.

Если руководство компании придерживается политики «чистого бизнеса», то ему следует взять на вооружение базовые принципы борьбы с откатами. Это распределение обязанностей, многоуровневый контроль, недопущение образования долговременной связки «сотрудник–контрагент», анализ рынка и регулярный аудит. И, конечно, достойное денежное вознаграждение гарантированно снизит желание сотрудников участвовать в «серых» схемах и изобретать новые формы откатов.