Для чего нужен контроль?

Сегодня большинство компаний пришли к пониманию того, что активность подчиненных в течение рабочего дня целесообразно контролировать. Как показывает практика контроля в организациях, это очень легко сделать на базе рабочих компьютеров с помощью специального программного обеспечения. Но как сотрудники должны воспринимать подобные действия руководства: как необходимость или глупую прихоть начальства, которому захотелось играть в шпионов и контрразведчиков? Чтобы разобраться, необходимо ответить на другой важный вопрос: для чего нужен контроль в организации?

Понять мотивы поведения и причины управленческих решений начальства поможет базовая установка: между начальством и сотрудниками устанавливаются экономические отношения, и двум сторонам придется научиться взаимодействовать. Правила известны: за указанную плату работодатель покупает знания и умения своего работника на определенный период времени, а работник – обязуется своевременно выполнять порученные ему задания.

И вполне естественно, что в организации возникают конфликты интересов. С одной стороны, работодатель старается переложить как можно больше обязанностей на плечи сотрудников с учетом минимальной заработной оплаты. Работник, с другой стороны, старается за ту же зарплату делать как можно меньше работы и по мере возможности требует повышения заработной платы и перспектив карьерного роста. В данной ситуации возможность сотрудника уйти на новое место работы сдерживает повышенную требовательность начальства, а благодаря системе контроля работодатель может контролировать рабочий процесс и вести учет рабочего времени.

В современных организациях прослеживается тенденция к контролю рациональности и эффективности труда сотрудников. Очень часто на современных предприятиях происходит утечка корпоративной информации (бизнес-планы, финансовые отчеты, бухгалтерии, личные данные клиентов, контакты компаньонов и прочее).

Более трети современных крупных отечественных компаний пострадали из-за информационной утечки. И в связи с принятием в 2006 году закона №152-ФЗ «О персональных данных» показатели стали существенно расти.

Главное в контроле – не перегнуть «палку»

Случается, и довольно часто, что для контроля за сотрудниками нет объективных, обоснованных причин, да и сами сотрудники не всегда дают повод обвинять их в неправомерных действиях. Значит, работодатель просто хочет держать все под контролем и постоянно быть в курсе того, чем занимаются работники для подстраховки, или как подтверждение страхов по поводу того, что сотрудники строят козни начальству. И все же подобные «параноидальные» мотивы контроля в организации в большинстве случаев нетипичны и в реальной жизни редко встречаются.

Современные руководители предприятий производят контроль за своими сотрудниками без особого энтузиазма. Хотя понимают, что это нужный элемент ведения бизнеса, прекрасно осознают положительные и негативные стороны контроля.

А вот сотрудники организации, процесс работы которых становятся полностью прозрачным, наоборот, реагируют с недовольством и порой даже проявляют агрессию. К общему сожалению, не каждый работник способен смириться и принять тот факт, что контроль рабочих процессов и анализ продуктивности сотрудников — не прихоть, а нужные и важные меры.

Наоборот, отсутствие контроля в организации должно насторожить сотрудника, особенно претендента на открытую вакансию. Если руководство не беспокоится о защите собственных интересов, не считает нужным следить за тем, протекает процесс работы в коллективе продуктивно или «буксует», то вполне вероятно, однажды он не сочтет нужным беспокоится об интересах сотрудников – перестанет своевременно и полно платить за работу.

Как грамотно внедрить контроль в организации?

Нередко в организациях, особенно с уже давно сформировавшимся коллективом, при введении системы контроля находятся сотрудники с демонстративным желанием уйти из организации. Мотивация протеста всегда сводится к одном и тому же аргументу: начальство ограничивают право на частную жизнь и личную свободу. Это естественно, ведь никому не нравится находится «под микроскопом» с девяти до шести с понедельника по пятницу.

Редко наемные сотрудники задумываются о том, что система контроля вводится в организации с целью сохранить конфиденциальную информацию и повысить продуктивность работы всего коллектива, чтобы обеспечить благополучие компании, а значит, и рабочие места, и рост зарплаты.

Так что почти всегда сотрудники пытаются обойти систему контроля. Предупредить протесты в коллективе при внедрении системы контроля поможет простой алгоритм.

Шаг 1. Провести подготовительную работу

Если раньше в компании не применяли контроль рабочего времени, прежде всего, надо честно рассказать, почему именно теперь требуется следить за занятостью сотрудников. Объяснить, что дело не в утрате доверия, а в объективных причинах. Например, необходимо сохранить бизнес в кризис, а для этого:

  • сократить издержки;
  • препятствовать воровству и мошенничеству;
  • оптимизировать бизнес-процессы;
  • объективно оценить заслуги каждого сотрудника.

Шаг 2. Собрать обратную связь

Чтобы сотрудники более свободно выражали сомнения, возмущения и претензии к руководству, опрос лучше всего проводить анонимно. В дополнение к сбору обратной связи будет не лишне провести общее собрание с участием юриста. Пусть специалист разъяснит положения части 1 статьи 22 Трудового кодекса, где закреплено право работодателя контролировать исполнение работником трудовых обязанностей и использование им оборудования и других технических средств, предоставленных нанимателем для работы.

Шаг 3. Показать положительные стороны контроля и пользу для сотрудников

Сотрудникам кажется, что плюсов у контроля нет совсем. Очевидная, хотя и нематериальная выгода заключается в том, что руководитель видит, как нагружен каждый сотрудник в организации, и может равномерно распределить задачи, что избавляет от переработок и их последствий вроде сниженной мотивации, профессионального выгорания и т.д.

Шаг 4. Внесите дополнения в официальные документы

В трудовом договоре необходимо закрепить правила использования информационных ресурсов и технических средств организации. Сотрудников также следует уведомить под подпись о том, что в компании внедряется контроль за качеством выполняемой работы. Точные формулировки зависит от того, какие виды контроля и программные инструменты используются в компании. Документы послужат страховкой на случай необоснованных претензий со стороны сотрудников, а если дело дойдет до разбирательства в суде – пригодятся для обоснования законности средств контроля.