Организация контроля в системе управления документами (СУД) регламентируется стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. 

Контроль оборота документов важен по ряду причин:

• облегчает поиск документов;
• практически исключает их пропажу;
• помогает установить факт неисполнения обязательств;
• позволяет проводить мониторинг работы СУД для обеспечения защиты данных.

Стандартом определены всего два типа контроля – контроль действий (КД) и расположения документов (КР).

Контроль действий необходимо применять к поручениям, для которых установлены конкретные сроки выполнения. Для эффективного применения контроля действий важно регистрировать документы в СУД до момента отправки исполнителю.

Контроль расположения документов важен, когда сотрудник намерен использовать или изъять документ из системы для дальнейшего хранения. КР также применяют при уничтожении документов. Местоположение документов должно отслеживаться с момента получения лицу, ответственному за их передачу специалистам, и при последующих передачах другим исполнителям. Необходимо отслеживать даты, в которые происходит каждая передача и возврат документа.

Существенную роль в контроле действий играет контроль исполнения документа (КИД). Он позволяет добиться выполнения поручений, изложенных в документах, в обозначенные сроки и в надлежащем качестве. КД также помогает проводить аналитику работы подразделений и сотрудников.

Регламент организации контроля исполнения документов

Порядок КИД регламентирует инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). Она позволяет решить следующие задачи:

• выяснить, кто отвечает за выполнение контроля документов. Все полномочия важно зафиксировать в должностной инструкции;
• узнать, какие документы подлежат контролю;
• определить этапы КИД;
• установить сроки, в течение которых необходимо выполнить поручение;
• добавить сведения о КИД в специальные регистрационные формы;
• правильно поставить документ на контроль;
• проверить ход работы и по итогу – продлить срок или снять документ с контроля;
• узнать, как выполнить сбор и анализ информации о проведенных мероприятиях;
• определить порядок передачи сведений с результатами руководящему составу.

Сроки КИД

КИД устанавливается для документов, задачи в которых нужно выполнить в заданные сроки. Сроки принято делить на типовые и индивидуальные.

Типовой срок определяется законодательством. Все типовые сроки необходимо отмечать в инструкции по ДОУ. В общем случае типовой срок изменению не подлежит. При необходимости увеличить срок следует написать обоснование. Увеличивать типовой срок может только лицо или орган, его установивший.

Индивидуальный срок определяет и изменяет руководитель. Отменить или временно остановить исполнение документа, для которого был установлен такой срок, имеет право автор-организация или вышестоящие органы, осуществляющие контроль.

Как осуществляется КИД

Контроль за исполнением документов состоит из ряда этапов:

1. Постановка на контроль.
2. Получение уведомления о принятии документов с поручениями для конкретных сотрудников.
3. Первичная проверка и контроль за ходом работы.
4. Снятие исполненного документа с контроля.
5. Отправка в дело.
6. Учет и сбор данных для анализа результатов КИД.
7. Доведение до руководства сведений о текущей работе и результатах. 

На этапе постановки в правом верхнем поле документа обязательно проставляют отметку в виде штампа. Обычно в ней указывается срок исполнения. На контроль можно ставить только документы, прошедшие регистрацию. 

Этап получения уведомления о принятии документов является очень важным, так как срок КИД начинают отсчитывать с момента, когда документ поставлен на контроль. Для отправки уведомления исполнитель, которому предназначен документ, должен поставить подпись на двух экземплярах регистрационных карт: один должен остаться в подразделении, другой отправляется в службу, проводящую контроль. Если документ отправляли в электронном виде, достаточно выслать уведомление о том, что он был прочтен. Для передачи документов всем исполнителям в организации назначают отдельного сотрудника.

Если поручение должны выполнить сотрудники из подконтрольных филиалов (подразделений), необходимо выслать генеральному исполнителю оригинал документа, остальные должны получить копии вместе с двумя экземплярами регистрационных карт. По окончании всех работ один из экземпляров возвращают с информацией о дате выполнения и с внесением сведений о проделанной работе.

Служба ДОУ постоянно контролирует процесс работы с документами. Если установлен небольшой срок (меньше месяца), то служба уведомляет исполнителей о приближении окончания срока за 3-5 дней. Для этого представители службы могут связаться с исполнителями по телефону или отправить электронное письмо.

Отправка напоминаний для документации, которая исполняется более года, выполняется минимум раз в год. Для задач, выполняемых в течение календарного года, – минимум раз в месяц. Для задач, выполняемых в течение календарного месяца, – каждую декаду и за 3-5 дней до окончания срока. Каждое напоминание от службы отражается в регистрационной карте. 

Если необходимо изменить срок исполнения документа, назначенный сотрудник обязан отправить руководителю пояснение. В нем важно указать планируемый срок продления. Отправить обоснование нужно за три дня до окончания срока или ранее.

Любое изменение срока должно сопровождаться уведомлением службы ДОУ. Если срок для документа изменили, нужно отразить это в регистрационной карте с указанием основания, нового срока и даты изменения.

Когда документ исполнен, его снимают и проставляют на нем соответствующую отметку. Затем отправляют в дело. Отметка должна включать информацию о проведенных работах, дату/номер документа-ответа и номер дела, в котором документ будет храниться.

В отметке о направлении дела в службу расписывается исполнитель и ответственный за руководство подразделением. Служба ДОУ имеет право сделать возврат документа, не продлевая срок, если посчитает необходимым внести доработки.

Служба ведет сбор информации о текущих работах по исполнению документов и уведомляет о результатах руководящий состав. Систематизация данных о работе с документами важна для повышения уровня дисциплины. Данные службы ДОУ должны включать информацию о сроках выполнения каждого документа.

Сбор информации осуществляется при помощи отчетов. Они могут содержать различные данные. Например, какие документы поступили за текущий месяц, какие были исполнены в срок, а какие нет. В отчетах обязательно указывают документы с продленным сроком. Отчеты о проверках подписывает уполномоченный руководитель службы.

Завершающий этап работы с документами подразумевает предоставление результатов руководящему составу организации. Результаты оформляются в сводках, причем общее число документов, отправленных в отчетном периоде, принимается за 100%. Предоставление информации в таком виде помогает определить, какой процент был исполнен вовремя. По каждой задержке должна быть указана причина (обоснование). Данные сводок о работе с документами позволят руководству принять объективные меры по улучшению документооборота.

12.12.2019