Откаты – это незаконные денежные суммы, которые поступают сотрудникам компании за организацию торговой сделки. Чаще всего откатные схемы становятся результатом договоренности двух сторон. Например, менеджер по продажам планирует «распилить» деньги с покупателем. Но бывает, что единственным получателем «гонорара» становится сам сотрудник: он сообщает руководству, что покупатель требует откат, получает разрешение и забирает деньги себе, тогда как клиент вообще не догадывается о происходящем.

По неофициальной статистике, сумма отката достигает в среднем 10–20% суммы сделки. Но контроль бухгалтерии снижает вероятность успешного проведения подобных схем в компании на 7%. Причем следить за проведением сделок полагается и рядовым сотрудникам фирмы, и руководству. Есть несколько распространенных откатных схем и способы выявить их в организации.

• Необоснованные скидки на продукцию

Суть схемы заключается в том, что менеджер по продажам может предоставить постоянному клиенту скидку на товар в размере до 20% итоговой суммы. Решение о предоставлении скидки чаще всего принимает сам сотрудник. На практике покупатель получает скидку или отсрочку платежа, при этом часть денег отправляется в карман работнику. Такую схему можно разоблачить только при систематическом контроле отчетов и сравнении стоимостей товаров для разных клиентов.

Каждая подозрительная сделка требует внимательного изучения, ведь скидка могла быть действительно необходимой, например, чтобы мотивировать на крупную покупку или получить стратегически важного клиента. Следует основательно разобраться во всех характеристиках товара, так как стоимость может зависеть от добавочных параметров, расстояния поставки, материалов расфасовки и т.д. Стоит принимать во внимание и изменения стоимости товара в продолжение сотрудничества, корректировка цены может быть связана, например, с колебаниями курса доллара и другими обстоятельствами. Разоблачить откатную схему может другой менеджер компании, руководство или отдел бухгалтерии.

• Незаконный выигрыш тендера

Например, тендер выигрывает фирма, которая предлагает небольшой ассортимент по завышенным ценам. Типичный алгоритм проведения нелегального тендера выглядит так:

1. Компания, которая заинтересована в товарах или услугах, открывает тендер.
2. К участию допускаются подставные фирмы или организации, созданные специально, чтобы устроить ложную конкуренцию.
3. Документы, которые подаются от реально существующих компаний, отклоняются на основе мелких несоответствий заявленным требованиям.
4. Информация о проведении тендера по возможности не разглашается или освещается в непопулярных местных изданиях.
5. Одна из компаний-участников дает откат за выбор именно ее услуг или товаров и в результате выигрывает тендер.

В подобной ситуации задача того, кто борется с откатами, – выяснить, кем был организован и как проводился тендер. Важно понять, была ли у фирм-претендентов возможность узнать о проведении и поучаствовать в конкурсе. Также необходимо проверить, какие условия предложила компания-победитель, и сравнить эти условия со среднерыночными. Целесообразность выбора победителя ставится под сомнение, когда рынок предлагает лучшие условия. Велика вероятность, что в этом тендере не обошлось без откатов.

Как мошенники маскируют поступление откатов

Откаты все реже передаются наличными. Банковские операции с незаконной прибылью проводят так, чтобы никто не заметил поступления средств. Но опытный бухгалтер все же может найти зацепку и распутать схему нелегального пополнения счета.

Среди самых популярных способов получения откатов:

• Перевод суммы напрямую на банковскую карточку сотрудника компании в обход рабочего счета. Такую схему заподозрить достаточно сложно, поскольку счет оформляется чаще всего поставщиком и на другое лицо. Менеджер, который получил откат, остается нераскрытым, а доступ к счетам работника не предоставляется бухгалтерии.
• Получение отката в качестве «дружественной помощи» предприятию. Например, работники могут открывать собственную компанию или иметь родственников-соучредителей компании, на чей счет и перечисляются средства фирмы. Предлог для перечисления денег может быть любым, но чаще всего это консалтинговые услуги, выполнение которых тяжело проконтролировать и проверить. Иногда откаты поступают под предлогом проведения маркетинговых исследований и проверок документации компании. Главное в такой схеме отката – придумать аргумент, который невозможно проверить материально.

Продавцы могут делать откатные предложения в разных формах – покупателю необязательно сообщают об этом напрямую. Действует психологическая тактика: менеджер по продажам присматривается к личности покупателя и подбирает метод по ситуации. Например, в ходе разговора упоминает, что фирма сейчас проводит специальную акцию – и дарит покупателям мобильный телефон, планшет или другую ценную вещь. При этом специалист уточняет, какой именно вариант подарка устроит клиента, чтобы угодить. В результате человек уходит с бонусом, но заплатив втридорога, а менеджер окупает личные вложения и получает прибыль в карман.

Другой подход – косвенно дать понять человеку, что возможна откатная схема, интересная обоим сторонам. Кодовыми фразами могут выступать предложения «Мы готовы предоставить скидку специально для вас в удобном виде» или «Вы обязательно получите небольшую комиссию с проведенной операции». Если покупатель реагирует положительно, менеджер по продажам переходит к обсуждению деталей.

В любом случае, чтобы прощупать почву и договориться об откате, нужен личный контакт и время, поэтому излишняя услужливость менеджера, слишком продолжительное обслуживание или желание скрыть детали работы с клиентом должны вызвать подозрения со стороны коллег и руководства.

Как понять, что сотрудник получает откаты

О том, что работник замешан в серых схемах, могут свидетельствовать следующие признаки:

• Улучшение материального положения и качества жизни. Если сотрудник получал среднюю зарплату и обычно ездил на метро, а затем внезапно пересел на внедорожник и заметно увеличил свои расходы, сомнения в его честности вполне оправданы. Важно присмотреться к действиям сотрудника, чтобы убедиться, что его уровень жизни улучшился не с помощью откатов.
• Частые отлучки работника из офиса во время рабочего процесса. Такое поведение может говорить о недобросовестном исполнении обязанностей. Но если сотрудник проводит большое количество времени с поставщиком продукции или с покупателем, то вероятность сговора резко повышается.
• Оформление подозрительных документов по продажам или покупкам товаров. В любой компании действуют свои правила. Например, все документы должны быть распечатаны на фирменных бланках с координатами компании и другими опознавательными знаками. Все квитанции и ТТН должны иметь одинаковый вид и выполняться по образцу за весь период сотрудничества и другое. Несоблюдение сотрудниками подобных правил может скрывать серые схемы. Для опытного бухгалтера подобная хитрость может стать зацепкой, которая поможет раскрыть откат.

Нужно понимать, что эти признаки – косвенные, но если логичных объяснений им нет, то имеет смысл понаблюдать за сотрудником. Чтобы откат был выявлен, к расследованию необходимо привлекать как коллег подозреваемого, так и руководство. В дальнейшем дело можно отправить в судебные инстанции по статьям, связанным с мошенничеством, уклонением от уплаты налогов и нанесением материального ущерба организации.

Как предотвратить практику откатных схем в компании

Можно ежемесячно прибегать к опросу работников на детекторе лжи. Но такие проверки выполняются в обязательном порядке для всех, а не выборочно. Можно задавать вопросы о преимуществах оформления сделок и получении откатов. Способ действенный, но необходимо предупреждать заранее о его наличии в компании, во время приема на работу, а также получить согласие работника на проверку на полиграфе.

Процессы продажи товаров или услуг не должны быть завязаны на одном специалисте. Чем больше сотрудников участвует в процессе, тем сложнее провернуть незаконную сделку, ведь на определенных этапах переговоров о закупках или продажах появляются новые люди. Если позволяет штат компании, можно также выделить специалиста, который будет контролировать процессы закупок или продаж. Такой подход упрощает процесс расследования и позволяет эффективнее разоблачать откатные схемы.

Дополнительно можно внедрить электронную документацию и отчетность, которая сразу будет вычислять неточности и погрешности в процессах купли-продажи. Также можно систематизировать документацию и ускорить процессы ее проверки и утверждения.

Преимущества работы без откатов

К сожалению, на отечественном рынке откатные схемы стали своего рода инструментом продаж, который по инерции продолжают использовать многие компании. Они рискуют, но используют коррупционные схемы и откаты, чтобы стимулировать продажи. Проблема в том, что эффект ощущается только вначале: работа быстро набирает обороты и компания наращивает финансовую мощь, но затем эффект нивелируется. Причины разные:

• Работники, замешанные в откатных схемах, ставят свои интересы выше интересов компании. В результате эффективность работы компании в целом падает, тогда как положение нечистых на руку менеджеров улучшается.
• Откатные схемы, поощряемые на уровне руководства, запускают цепную реакцию. В результате и сотрудники компании начинают делать то же самое и ставить завышенные цены на продукцию, увеличивая себе зарплату незаконным путем. Иногда сумма украденных денег значительно превышает заработную плату работника компании.
• Привычка работать по договоренности, а не по документам, снижает качество продукта, будь то товар или услуга. Вследствие этого компания может с течением времени потерять клиентов.

Откатные схемы деструктивно влияют на компанию. Откаты должны запрещаться на уровне руководства и разоблачаться всеми участниками рабочего процесса. Основной же профилактикой откатов были и остаются достойная оплата труда, возможность повышать заработок легальными способами и здоровая корпоративная культура.