Аспект учета рабочего времени берется во внимание всеми предприятиями, поскольку именно от него зависят такие показатели, как:

• продуктивность работы сотрудников (уменьшается трата времени на решение личных вопросов);
• рациональное распределение объемов выполняемых работ (без перегрузок работников);
• заработная плата персонала (начисляется строго пропорционально выполненному объему работ);
• трудовая дисциплина коллектива;
• рентабельность компании (повышается эффективность труда при учете рабочего времени);
• нормированность или гибкость графика (количество смен или часов зафиксировано документально).

Рабочему времени посвящается целая статья Трудового кодекса государства (в РФ это четвертая статья). Рабочим, или трудовым, временем считается период исполнения трудовых обязанностей члена коллектива с учетом правил внутреннего распорядка и требований, которые описаны в трудовом договоре.

Существует стандарт, которого должны придерживаться все предприятия, нормы рабочего времени не должны превышать 40 часов в неделю. Эти цифры и подсчеты проанализированы Минздравсоцразвития, то есть если неделя работы 40-часовая, то в день полагается работать не более 8 часов. А для определенных должностей и специальностей установлен неполный рабочий день или ненормированный рабочий график.

Режим работы каждой фирмы можно выбирать самостоятельно с учетом специфики деятельности и общепринятых норм. Все нюансы рабочего времени должны быть задокументированы, в частности, сокращенное время работы, длительность трудовой недели и сменность.

Важно создать рациональную инструкцию по использованию рабочего времени для каждой должности. При этом важно учесть нюансы в виде:

• человеческого фактора (индивидуальные особенности каждого сотрудника);
• форс-мажорных обстоятельств.

В документах не учитываются склонность персонала к организации частых перерывов длительностью до 5 минут, опоздания на работу, использование рабочего времени для решения личных проблем, а также другие факторы, влияющие на объем и качество проделанной работы.

Важно учесть отсутствие сотрудников в связи с болезнями или аварийные ситуации в компании. Бывают случаи задержки комплектации, которая требуется для выполнения работы, или мешает решить задачу отсутствие нужной информации. Это значительно замедляет процесс выполнения работы и снижает желаемый объем, что приводит к нарушениям равновесия между реальными затратами на оплату труда и выполненной работой. А грамотный учет времени поможет выстроить стратегию и учесть все условия.

Учетом отработанных часов можно устранить такие проблемы, как:

• Опоздания на рабочие места, игры и переписки в соцсетях на рабочем месте, частые кофебрейки.
• Низкое качество работы и непродуктивность сотрудников длительное время.
• Завышенная оплата труда (оплата времени, когда не выполняется работа по вине сотрудника или третьих лиц, посторонних факторов).

ProgramController – модуль «КИБ СёрчИнформ», собирает данные об активности пользователя и времени, которое он провел в приложениях.

Документация для грамотного учета рабочего времени

Чтобы соответствовать нормам законодательства РФ о труде, следует вести тщательный учет рабочего времени. Существуют нормативы и порядки ведения этого показателя, они закрепляются в следующих документах или локальных актах, согласованных с Трудовым кодексом:

• Правила распорядка трудового дня.
• Договор, который составляется коллективно.
• Договор между сторонами о взаимном сотрудничестве.

Все показатели, в том числе продолжительность рабочего дня, время между отдыхом и работой, суммарное трудовое время за неделю, должны быть указаны в этих документах. Новый сотрудник при подписании договора должен обратить внимание на нормативы и графики, чтобы потом не возникало недоразумений.

Компания должна вести и ежедневный отчет, в котором указывается размер отработанного времени с учетом непредвиденных ситуаций. Для этого создан специальный документ – табель выходов, где фиксируется:

• количество ночных смен;
• количество сверхурочных;
• больничные листки сотрудника;
• выходные персонала (количество или время);
• командировки работников;
• особенности, связанные с обычными трудовыми периодами днем.

Чтобы не фиксировать все происходящее, предприятия могут остановить выбор на специальном бланке с названием Положения, в котором также происходит фиксация рабочего времени, его особенностей и составляющих труда. В нем можно просчитывать потери рабочего времени.

Методики учета рабочего времени

Согласно законодательству, существует три вида учета рабочего времени персонала:

• поденный;
• еженедельный;
• суммированный.

Каждая организация вправе сама выбирать свой способ по учету времени в связи с индивидуальными особенностями, но так, чтобы система была зафиксирована законодательством.

Поденная методика

Способ используется в организациях, у которых график труда представляет одинаковую продолжительность смен ежедневно, с целью фиксации отработанного времени и чтобы избежать переработок. Всему персоналу устанавливается одинаковая трудовая смена по учету, а также ведется контроль над превышением установленной нормы.

Поденный учет оплаты труда используется по отношению к сотрудникам, которые имеют набор льгот и руководствуются статьей 94 Трудового кодекса РФ. Для них существует индивидуальная протяженность дневной смены. Сюда относятся:

• Несовершеннолетние работники: выделяется время в размере 5 часов до 16 лет и 7 часов до 18 лет на выполнение дневного объема работ. Если дети проходят обучение в вузе, то установленную норму делят пополам.
• Люди с ограниченными возможностями. Учитывается нагрузка в соответствии с показаниями врачей и реабилитологов в зависимости от этапа восстановления или степени проявления заболевания.
• Работники творческих профессий и спортсмены имеют пониженную нагрузку за счет ненормированного рабочего графика.

По ряду обстоятельств для сотрудника может быть установлена сокращенная рабочая смена в индивидуальном порядке на предприятии. Поэтому важно для таких рабочих организовать поденный учет рабочего времени.

Еженедельный метод учета

Такой способ учета рабочего времени устанавливается в компаниях, чей персонал имеет в течение недели разную продолжительность смен. Например, в организации, которая работает по гибкому графику, рекомендовано вести документ еженедельно в связи с корректировкой продолжительности смен. В итоге рабочая смена за неделю не должна превышать нормативы в 40 часов по учету рабочего времени.

А еще такой способ актуально применять, если у работников есть раздробленные смены, при этом важно не потерять и указать в учете и документах все рабочее время, исключить недоработки или переработки сотрудника. В результате важно вписаться в норму.

Суммированный способ учета рабочего времени

Такая методика учета рабочего времени официально закреплена в статье 104 Трудового кодекса РФ. Она используется в тех случаях, когда компания не может вести учет рабочего времени предыдущими способами (поденным или еженедельным).

Поэтому закон предусматривает такой способ суммации отработанных часов за более продолжительный период. Но этот показатель все равно не должен превышать нормативов. Например, существуют фирмы, которые работают круглосуточно, включая дневные и ночные смены, а 40-часовую неделю не получается соблюсти в учете. Поэтому они могут воспользоваться квартальными показателями или полугодичными нормативами с учетом их выполнения.

Такая методика учета рабочего времени используется в случае скользящего графика занятости. Он подразумевает выход на работу в разное время и дни недели. Все условия должны быть тщательно прописаны в локальных актах и опять-таки вписываться в норму 40-часовой недели. Для работодателей, не соблюдающих эти условия, существует установленная административная ответственность.

Кто может трудиться по неполному рабочему времени?

Сокращенная продолжительность рабочего времени применима к следующим категориям населения:

• Дети младше 16 лет – установлено ограничение до 24 часов в неделю.
• Подростки от 16 до 18 лет. Их норма со временем увеличивается до 35 часов в неделю. Эти же показатели относятся к инвалидам первой и второй групп.
• Люди, работающие в опасных условиях или вредных условиях труда, могут выполнять обязанности 36 часов в неделю.

Неполное трудовое время должно оговариваться заранее между руководителем и подчиненным на этапе подписания контракта и обозначаться в учете. Обязанность вести учет неполного рабочего времени лежит на нанимателе только по отношению к таким группам населения, как:

• беременные женщины;
• родитель ребенка младше 14 лет;
• родитель ребенка несовершеннолетнего инвалида;
• люди, которые ухаживают за болеющим родственником (по врачебному заключению).

Неполное рабочее время может быть установлено по усмотрению, например, неполный рабочий день (сокращенный) или неполная рабочая неделя (выходы день через день или день через два). Такое расписание не должно сказываться на трудовых правах члена коллектива и на длительности его отпуска. Оплата выполненной работы производится пропорционально сделанным объемам.

Методы учета рабочего времени персонала в организации

Применение любой из методик слежения за рабочим временем и учета выполненной работы невозможно без осознания и принятия во внимание следующих аспектов:

• Специфика занятости в компании и рабочее время.
• Дисциплинированность коллектива.
• Финансовое состояние фирмы.
• Корпоративная этика.
• Соотношение затрат на каждого сотрудника и его производительности.

В зависимости от личностных аспектов деятельности и работы в коллективе, а также отношения к труду самих сотрудников, их мотивированности и требований к качеству работы, руководитель может применить такие способы, помогающие организовать учет рабочего времени в компании:

• Установление пропускного режима рабочего времени с использованием техники по учету, наем охранника или вахтера, ведение журнала прихода сотрудников и их ухода. Автоматизированный контроль рабочего времени – методика, которая предполагает установку терминала или турникета, калитки. Для этого потребуется контролер за системой и ее исправностью, компьютер и программное обеспечение. Такой способ позволит узнать информацию о перекурах, отлучках работников. Дополнительно ведется табель по форме Т-13. Преимущества заключаются в точности и объективности учета установленного времени.
• Биометрическое устройство доступа к месту и контроля рабочего времени – самый дорогостоящий метод учета рабочего времени. Оно может считывать информацию о рабочем посредством сканирования отпечатка пальцев и фиксировать время работы.Организация контроля посещаемости, перепоручение этой функции начальнику отдела или самоличный контроль над учетом рабочего времени.
• Перекладывание ответственности за время прибытия на самих сотрудников и контроль над этими показателями с помощью ежедневных отчетов по проделанной работе (если у руководителя достаточно времени для изучения отчетности).
• Использование сканеров или карточек доступа к компьютерам и другой технике. Они оповещают начальника о приходе сотрудников на работу и о начале выполнения рабочих обязанностей. Можно устанавливать такие сканеры и на дверь офиса. Программа с помощью контролера фиксирует все данные и события, происходящие на предприятии. Сведения хранятся долго в базе, и можно сформировать отчетность за длительное время.
• Технологическое оснащение парковок. Если компания располагает крупной территорией и большим штатом сотрудников, она может установить специальные парковочные системы, на которых при въезде будет фиксироваться номер машины или другие данные сотрудника. При этом будет решен вопрос с въездом и выездом транспорта, парковочными местами и временем прибытия. Можно нанять специального человека, который фиксирует прибытие работника, или установить терминал для считывания карточек. Программное обеспечение позволяет идентифицировать человека по радиобрелку, с помощью которого открывается шлагбаум парковки. Недостатком этого способа считается то, что не учитывается путь от парковки до рабочего места и перекуры с кофебрейками сотрудника.
• Использование видеокамер для отслеживания времяпрепровождения сотрудников на рабочем месте. Камеры устанавливаются либо на персональных компьютерах, либо по офису в целом. Применять их нужно с осторожностью, поскольку присутствие тотального контроля может отрицательно сказаться на рабочей атмосфере и снизить мотивацию рабочих.

Все эти способы требуют дополнительных затрат, но они способны предоставить максимально объективную информацию и грамотно провести учет рабочего времени. Используются они в случаях наличия большого штата рабочих, которых невозможно проконтролировать физически одному человеку. Те затраты, которые связаны с приобретением оборудования для учета рабочего времени, окупятся вследствие повышения эффективности работы персонала и роста прибыли компании.

Задачу контроля за рабочим временем успешно выполняют DLP-системы.       

Документация учета рабочего времени

Кроме механических и технических способов, которые больше помогают руководителям, важно заполнить все документы и нормативы, связанные с отчетностью и временем.

Есть определенный документ, который установлен Госкомстатом № 1, он называется табелем учета рабочего времени. Исполнение этого постановления должно осуществляться по нормам статьи 91 Трудового кодекса РФ на всех без исключения предприятиях вне зависимости от формы владения компанией.

Учет рабочего времени персонала в соответствии с законом подразумевает ведение табеля, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и оформление которого должно осуществляться во исполнение норм ст. 91 ТК РФ на всех предприятиях независимо от форм собственности.

Ведутся специальные графики по учету, где указывается время работы. Они заполняются вручную или в автоматическом режиме. Существует специальное программное обеспечение, которое автоматизирует процесс.

Форма самого графика для учета рабочего времени также установлена в 2004 году. Табель можно сформировать в программе Excel и заполнять самостоятельно. Он состоит из нескольких частей-модулей:

1. Название предприятия обязательно указывается сверху таблицы.
2. Следующие графы «Дата составления» и «Порядковый номер табеля».
3. Столбец «Отчетный период» должен быть заполнен датами текущего месяца, день в день.
4. Следующий столбец заполняется порядковыми номерами.
5. В последующий столбец вносится Ф. И. О. сотрудника, а также его должность.
6. Столбец 4 должен содержать данные о неявке сотрудника на работу по установленной причине или без указания причин.
7. Следующие два столбика нужно заполнить информацией с указанием объемов выполненных работ и отработанных часов.
8. Следующие два столбца заполняются данными о начислениях зарплаты с указанием кода и вида оплаты.
9. Последний столбец отводится на указание причин прогулов рабочих.

Документация рабочего времени должна заверяться подписями работников, кадровым специалистом и начальником отдела. Нельзя допускать неточности или ошибки в документе, поскольку он подотчетный, и от этой бумаги напрямую зависит оплата труда рабочих по установленной норме.

Правила ведения документов

Ведение табеля рабочего времени обязательно для всех, это ежедневный документ. Независимо от четкости планов компании, на работе случаются экстренные ситуации, которые требуют документального подтверждения. В государственных учреждениях такие бумаги проверяются постоянно.

Как правило, эта документация ведется вручную. Поручить ведение табеля рабочего времени можно ответственному сотруднику или рабочему из отдела кадров. Если компания располагает огромным штатом персонала, то предпочтение отдается электронной системе учета рабочего времени. Полученные данные суммируются в конце рабочего дня или в другой, оговоренный локальным актом, срок.

Табель после заполнения отправляется в расчетный отдел, где начисляется оплата в соответствии с отработанным временем. Если требуется повышенный контроль рабочего времени, то используются обе формы: бумажная и электронная. Так исключаются человеческие ошибки, и компания защищается от сбоя в электронной системе.

• Кому заполнять табели?

Ответственность за ведение документации об учете рабочего времени может возлагаться на любого сотрудника. Это входит в число как прямых, так и дополнительных обязанностей и оговаривается в договоре.

Эта процедура учета рабочего времени может расцениваться как дополнительная обязанность сотрудника, и тогда она включается в момент издания приказа. Руководитель компании выбирает из штата ответственное лицо, издает приказ, основанный на локальных актах, и рабочий обязан его исполнить. Желательно оговорить с рабочим такое развитие событий предварительно, поскольку отказ от выполнения приказа может быть причиной для увольнения. Можно стимулировать сотрудника материально и оплатить дополнительную работу. Способ применим в том случае, если компания имеет небольшой штат.

Иногда в крупных организациях нанимают специального человека на должность табельщика по учету установленного рабочего времени. Штатная рабочая единица нормировщика или табельщика должна тщательно исполнять свои обязанности, вести учет рабочего времени и следить за правильностью поданной информации. Кадровик и начальник отдела также участвуют в учете независимо от того, кто заполняет табель.

• Что делать в случае нарушений ведения отчетности по рабочему времени?

Суть процесса ведения табеля заключается в том, что это входит в число обязанностей работника, а не выполняется по желанию. Поэтому лица, занимающиеся оформлением документов, в случае ошибок или занесения заведомо ложной информации подпадают под административную ответственность. Это касается и случая, когда компания вообще не владеет учетом рабочего времени. Установленная ответственность возлагается на руководителя предприятия.

Согласно статье 5.27 Кодекса административных правонарушений РФ, компания, которая нарушает Трудовой кодекс, подпадает под наказание в виде штрафных санкций. На первое время размер штрафа 50 тысяч рублей. Повторное нарушение этой статьи влечет за собой большие штрафы.

В конце установленного периода рабочего времени, по которому рассчитывается зарплата, время работы сотрудника суммируется и учитывается доплата за ночные выходы, обозначенные в учете.

Осуществление учета рабочего времени может вестись разными способами и методиками, с использованием технических средств или без них. Но важно помнить, что процесс не только ведет к процветанию компании и увеличению продуктивности работы, но и подпадает под статьи законодательства. Важно не пренебрегать правилами внутреннего распорядка и Трудового кодекса, заранее обезопасить себя от претензий и судебных разбирательств и грамотно вести отчетность.