Организация учета использования рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы

СёрчИнформ КИБ
30 дней для тестирования «СёрчИнформ КИБ» с полным функционалом ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Время чтения
Шрифт

Эффективность работы предприятия во многом зависит от продуктивности труда сотрудников и их дисциплинированности. Необходимо исключить нерациональный расход рабочих часов, грамотно распределять ежедневные обязанности работников, контролировать выполнение заданий. Важную роль играет учет использования рабочего времени. Руководители компаний обязаны обеспечить его правильную организацию, ведение учетной документации с применением современных технических средств.

Кто отвечает за осуществление учетной процедуры 

Лица, отвечающие за ведение учета рабочего времени, назначаются приказом директора. Если организация небольшая, отслеживанием посещаемости и затрат рабочего времени занимается  уполномоченный сотрудник. В больших компаниях за регистрацию трудозатрат отвечает руководство отделов или цехов. Начальник соответствующего подразделения может поручить ведение учетной документации секретарю или специально назначенному сотруднику. 

Человек, ответственный за организацию учета обязан:

  • Ежедневно фиксировать время прихода сотрудников на службу и ухода с нее;
  • Принимать документы, подтверждающие уважительную причину отсутствия сотрудников на рабочем месте (медицинские справки и больничные листы, заявления на отпуск или отгул, судебные повестки и т. д.);
  • В установленное время подсчитывать итоговое количество отработанных часов и пропущенных рабочих дней, сдавать учетный табель, заверенный личной подписью, в бухгалтерию для расчета зарплаты сотрудников.

О необходимости учета рабочего времени и порядке его проведения говорится в Трудовом кодексе РФ (статья 91), федеральных законах № 90-ФЗ и № 157-ФЗ, постановлении № 1 Госкомстата (от 01.01.2004 г.).

В соответствии с законодательством рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю, а его распределением (составлением рабочего графика) занимается руководство компании. Режимы работы зависят от особенностей деятельности организации и от вида используемых производственных технологий.

Особенности рабочего времени сотрудников различных категорий

Рабочим считается время, которое тратится на выполнение служебных заданий на протяжении фиксированного периода, соответствующего установленному графику работы. Учитывается также время, затрачиваемое на решение служебных задач в командировке и на выполнение сверхнормативных заданий.

В одной и той же организации продолжительность рабочего времени сотрудников отдельных категорий может быть различной:

  • Полный рабочий день. Для основной массы работников он длится 40 часов;
  • Сокращенный день. Он устанавливается для сотрудников с инвалидностью, несовершеннолетних лиц. Количество отрабатываемых часов оговаривается в трудовом соглашении. На работу с сокращенным рабочим днем переводятся также беременные женщины или сотрудники, имеющие соответствующие медицинские показания. Сокращение рабочего дня предусмотрено также на вредных и опасных производствах;
  • Неполный рабочий день. Он устанавливается по соглашению с работодателем, если сотрудник работает по совместительству или у него имеется причина вынужденного сокращения времени работы. Такой причиной может быть, например, необходимость ухода за нетрудоспособным членом семьи или учеба.

Производственный календарь

При учете рабочего времени используется Производственный календарь РФ, составляемый каждый год. 

В нем отмечаются:

  • Выходные и праздничные дни каждого месяца;
  • Рабочее время в часах (для каждого месяца и квартала);
  • Предпраздничные дни с сокращением времени работы на 1 час;
  • Время новогодних каникул;
  • Нормы рабочего времени при различной продолжительности рабочей недели (24, 36, 39, 40 часов).

Виды режимов работы

Регистрация затрат рабочего времени производится в соответствии с особенностями режима работы данной организации. 

Существуют следующие разновидности рабочих режимов:

  • Нормированный – неделя включает 5 фиксированных рабочих дней и 2 выходных. Длительность рабочего дня 8 часов. В таком режиме трудятся рядовые сотрудники учреждений, а также работники административно-управленческих отделов предприятий. В учетном табеле отмечают часы сверхурочной работы, которые оплачивают отдельно или возмещают путем предоставления дополнительных нерабочих дней;
  • Ненормированный. Сверхурочные часы работы не фиксируются, но к основному оплачиваемому отпуску добавляется от 3 до 10 дней, компенсирующих вынужденные задержки на производстве, труд в выходные дни. С таким режимом сталкиваются руководящие работники или сотрудники, отправляемые в командировку;
  • Работа по свободному (гибкому) графику. Предполагается отработка определенного количества часов в неделю (оговоренного при поступлении на службу), но в любое время суток. Регламентируется период, в течение которого работник должен быть на связи (по телефону или интернету). По такому режиму обычно трудятся внештатные или удаленные сотрудники;
  • Работа по сменам. Она организуется на предприятиях, деятельность которых связана с использованием непрерывно работающего оборудования, охраной объектов, оказанием круглосуточной помощи населению (технической или медицинской). Количество и длительность смен устанавливается в зависимости от особенностей выполняемой работы. В табеле учета рабочего времени отдельно фиксируют часы дневной и ночной работы, оплачиваемой в двойном размере.

Способы учета временных затрат

Технология отслеживания затрат рабочего времени в законодательных документах не регламентируется. Работодатели выбирают способы, наиболее удобные в условиях конкретной деятельности.

При этом производится поденная, понедельная или суммированная фиксация трудовых затрат.

Поденная методика используется в организациях, работающих по нормированному графику. Фиксируются ежедневные отработанные часы, сумма которых учитывается при расчете заработка за неделю, месяц.

Понедельная фиксация позволяет учитывать затраты рабочего времени, распределяемого по дням недели неравномерно. Например, в понедельник и вторник человек отрабатывает по 10 часов, в среду и четверг – по 7 часов, а в пятницу – 6 часов (в сумме 40 часов). Такой график работы может устанавливаться в связи с производственной необходимостью или по соглашению с руководством (для отдельных сотрудников).

Суммированный способ используется при расчете трудовых затрат за определенный учетный период (1 месяц, 3 месяца, 12 месяцев). Отработанные часы фиксируются ежедневно, но итог подводится в конце учетного периода. Ежемесячный заработок выплачивается по установленной ставке, а в конце производится оплата переработанных часов.

В некоторых случаях длительность учетного периода регламентируется (например, для вредных и опасных производств она не должна превышать 3 месяца). 

Средства для отслеживания рабочего времени

Для учета рабочего времени сотрудников различные организации используют:

  • Специальные табели, составляемые от руки в виде бумажного или электронного документа (форма Т-12) или заполняемые автоматическими системами, регистрирующими явку сотрудников (форма Т-13). Табели могут составляться в виде таблиц Excel или сервера Google-документы. Их достоинством является удобство использования при расчете зарплаты в бухгалтерии, а также при проверке органами госконтроля;
  • Журналы регистрации присутствия на рабочем месте. Они находятся у вахтера. Сотрудники расписываются в журнале, приходя на работу и уходя с нее;
  • Системы видеонаблюдения. Устанавливаются только с согласия работников. В некоторых системах контроля, кроме видеокамеры, имеется микрофон и устройство для записи видео;
  • Бухгалтерские программы автоматического заполнения учетного табеля и финансовых расчетов (например, программы «1С:Бухгалтерия», «Контур»);
  • Контроллеры, фиксирующие время входа сотрудников в рабочие кабинеты. Используются специальные пластиковые карты с магнитной полосой. Установка таких устройств позволяет контролировать доступ в служебные помещения и обеспечить защиту ценной информации;
  • CRM-системы отслеживания рабочего времени, с помощью которых сотрудники сами фиксируют затраты на выполнение служебных заданий. Внедрение таких систем позволяет повысить дисциплинированность работников. Например, программа «Мегаплан» позволяет планировать и контролировать трудозатраты, расход рабочего времени на решение личных проблем. Возможно отслеживание продолжительности контакта сотрудников компании с клиентами. Программа напоминает о сроках выполнения служебных заданий;
  • Специальные программы тайм-трекеры для автоматической фиксации времени труда и отдыха сотрудников, работающих в интернете. Основным назначением таких программ является мониторинг рабочего времени, контроль посещаемости различных сайтов (связанных и несвязанных со службой), анализ продуктивности работы сотрудников.

Примеры тайм-трекеров

Тайм-трекеры позволяют отслеживать активность работы в интернете по количеству нажатий на клавиатуру. Производятся видеозаписи с экранов ноутбука и монитора, по которым можно судить о полезных и нерациональных затратах рабочего времени. Программы регистрируют время начала и окончания работы, фиксируют отправку и получение электронных сообщений, рассылают уведомления о нарушении дедлайна при выполнении заданий. Популярностью пользуются:

  • Activtrak. Программа позволяет делать автоматические скриншоты с экранов, просматривать сообщения корпоративной почты, составлять отчеты о расходах рабочего времени, блокировать нежелательные сайты;
  • Hubstaff и TimeDoctor – эффективные системы отслеживания полезных и бесполезных затрат рабочего времени, используемые для мониторинга активности сотрудников, работающих дистанционно;
  • Teramind – комплекс программ для отслеживания действий сотрудников, оптимизации производительности работы. Предусмотрена возможность просмотра видео с экранов и записи звука с микрофонов;
  • Kickidler – система мониторинга затрат рабочего времени сотрудниками крупных компаний, анализа продуктивности их работы. Для отслеживания действий в сети осуществляется съемка видео с мониторов, а также фиксация нажатия клавиш.

В «СёрчИнформ КИБ» можно отследить действия пользователей в программах и на сайтах, чтобы рассчитать производительность сотрудника или отдела.


Ответственность за неправильный учет рабочего времени

Если на предприятии возникают конфликты между работниками и работодателем по поводу начисления зарплаты, разбирательством в спорах занимаются Инспекция по труду или судебные органы. Они проверяют корректность контроля рабочего времени в организации. Если выявляется нарушение учета трудозатрат, работодателя наказывают штрафом 60 тыс. руб. за несоблюдение трудового законодательства (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях). При повторном выявлении нарушений учета рабочего времени сумма штрафа возрастает.

***

Точная фиксация затрат времени на выполнение служебных обязанностей необходима для правильной оценки труда сотрудников и повышения его производительности. В обязанности работодателя входит обеспечение эффективного отслеживания трудозатрат работников, укрепление дисциплины. Ведением учетных документов и составлением отчетов о явке сотрудников на работу по установленному графику занимаются уполномоченные лица. Для контроля расходования рабочих часов используются различные программно-аппаратные средства. Работодатели несут административную ответственность за неправильное ведение учетной политики.

18.01.2021

ПОДПИШИТЕСЬ НА ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ

Рассказываем о тенденциях отрасли, утечках и способах борьбы с ними