Профессия программиста объединяет две стороны – творческую, написание кода, и регламентирующую, связанную с нахождением ошибок. При учете рабочего времени сотрудника нужно учитывать, что он не может все время находиться за компьютером, вбивая код. Часть времени он проводит на профессиональных форумах, в общении, часть тратит на поиск ошибок. 

Особенности рабочего процесса программиста и учет времени

Для ИТ-специалистов редко устанавливается необходимость пребывать в определенных приложениях 8 часов. Многие пишут код сначала «на салфетке», но работодатели продолжают настаивать на необходимости использования тайм-трекеров, особенно для сотрудников на удаленном доступе.

Понимая, как строится мониторинг, можно выбрать способы, объединяющие сбор данных с отсутствием демотивирующих факторов. ИТ-специалист должен объяснить все виды своей деловой активности, внеся данные в предложенный формат отчета и не потратив на это много времени.

Система мониторинга и ее принципы зависят от корпоративной политики компании. Многие работодатели понимают, что использование систем учета рабочего времени, подходящих для финансистов или операторов кол-центров, неприемлемо для специалистов, относящихся к категории творческих работников. 

Существует несколько причин, по которым имеет смысл проводить измерение количества часов, потраченного на реализацию проектов:

• для повышения дисциплины сотрудников. Наличие дедлайна стимулирует отказаться от расходования часов работы впустую;
• для установки ключевых показателей эффективности, при которых оплата и премии зависят от потраченного на решение деловых задач времени;
• для анализа трудовых и временных затрат, понимания, какие задачи отнимают наибольшее количество ресурсов;
• для понимания, какие реализуемые компанией проекты оказались наиболее трудозатратными, и сравнения их прибыльности с другими. Иногда это помогает поменять продуктовую политику компании;
• для оптимизации рабочих процессов, переноса рутинных операций на сотрудников с меньшим потенциалом.

Для начала работы с трекером можно провести эксперимент с использованием бесплатной версии, оценить результаты и, если они оказались позитивными, приобрести лицензии. Часто серьезными минусами мониторинга каждой минуты становится существенная потеря времени и рабочего темпа на фиксацию данных, демотивация сотрудников, увеличение количества ошибок и общее снижение результативности. Встречаются комментарии о том, что фиксация всех элементов рабочего процесса занимает больше времени, чем сам процесс. 

«СёрчИнформ КИБ» можно бесплатно протестировать в течение 30 дней. Перед установкой системы инженеры «СёрчИнформ» проведут технический аудит в компании заказчика.

Некоторые компании гибко подходят к использованию тайм-трекеров, позволяя перенести недоработанное время на другие периоды, устанавливая сроки оплачиваемых перерывов, предоставляя сотрудникам возможность объяснить недоработки. Тайм-трекинг используется в качестве инструмента формирования команды, помогая ее участникам сравнивать результаты и стремиться не попасть в число худших. 

Некоторые руководители относятся к тайм-трекингу как к неизбежной необходимости, находя в работе программиста существенную особенность: объективно невозможно предсказать, какой фрагмент вызовет сложности и потерю времени. При этом творческий аспект работы приводит сотрудника к внутреннему желанию начать уклоняться от выполнения обязанностей. Разовый срыв сроков не показателен, но полный трекинг способен дать объективные основания говорить о низкой квалификации ИТ-специалиста или пренебрежении выполнением своих обязанностей.

Чтобы автоматизированный учет был эффективным, сотрудники должны видеть преимущества нового подхода, понимать, как он отражается на доходах компании. Многие работодатели проводят диагностику моральной атмосферы в коллективе, выясняя, насколько внедрение трекинга мотивирует или демотивирует коллектив.

Трекеры должны стимулировать к работе, а настройка этого процесса иногда занимает несколько месяцев. Некоторые разработчики программного обеспечения настраивают систему учета рабочего времени сотрудников более полугода.

Если ИТ-специалист или компания работает с клиентом по принципу оплаты не результата, а времени, потраченного на реализацию проекта, необходимо пояснять, что именно делалось каждый час. Программные продукты для мониторинга работы ИТ-специалиста не могут быть полностью автоматическими, просто фиксирующими время, проведенное на определенных сайтах, или частоту нажатия на клавиши. Они должны работать и в ручном режиме, чтобы работники могли создавать отчеты по использованному времени. Но следует учитывать, что ручное ведение документации трудоемко и может само по себе занять до 10 % рабочих часов специалиста. При этом дополнительные часы уходят на обдумывание. 

Внедрение трекеров может стать причиной появления шаблонных программных решений, созданных под жестким давлением. В более свободной атмосфере с предоставлением инициативы сотрудник сможет найти прорывные решения, на чем акцентируют внимание некоторые лидеры рынка разработки программных продуктов. Бюрократизация творческого процесса снижает уровень доверия в команде и конкурентоспособность компании. Чем более мотивирована команда, тем меньше ее участники нуждаются в программах автоматизированного учета.

Программные продукты 

Для анализа рабочего времени программиста лучше использовать приложения, позволяющие учитывать не просто часы, проведенные за компьютером, а обоснованно расходуемое на реализацию проекта время. Программные продукты, допускающие возможность ручного трекинга, более перспективны в качестве инструментов учета рабочего времени программиста. Но они должны иметь гибкие настройки для изменения вводных или условий реализации проекта, контролировать несколько проектов одновременно, позволять дробить или добавлять этапы.

Harvest, например, отслеживает часы по определенному виду деятельности в проекте (написание кода, тестирование ошибок). 

Everhour учитывает затраты на конкретные задачи – написание плагинов или поиск незадекларированных возможностей. Список задач составляется в момент создания нового проекта. Если возникают дополнительные задачи, он расширяется. Время учитывается в рамках всего проекта и по отдельным задачам. Небольшой недостаток в том, что часы учитываются вручную, а это может привести к неточностям.

Toggl Track

Бесплатное приложение работает в десктопной и мобильной версии с основными операционными системами, может устанавливаться как расширение для браузера. Направлено на мониторинг выполнения задач по конкретным проектам. В платной версии помогает настраивать командную работу и генерирует больше типов отчетов о потраченных временных ресурсах. 

Приложение не относится к категории дешевых, придется заплатить 10 долларов в месяц за одного пользователя. Интегрируется с большим количеством корпоративных и интернет-сервисов. Разработчик – эстонская компания Toggl OU. 

Приложение работает по принципу «клиент – сервис». Информационный трафик от отслеживаемых компьютеров к менеджеру проходит через облачный сервер эстонской компании. 

Отслеживаются блоки:

• период работы над задачей;
• реализация проекта;
• метатеги.

Приложение используют более 2 млн пользователей. Удобный функционал помогает точно оценивать часы, потраченные на проект. При заведении страницы проекта требуется минимум информации, большую часть данных можно ввести позднее. Приложение способно сделать анализ прибыльности проекта, подготовить счета для выставления клиентам. 

Harvest

Одно из наиболее популярных приложений среди крупных разработчиков. Считается лучшим приложением для команд, работает в десктопной и мобильной версиях с большинством операционных систем. Легко интегрируется с другими веб-приложениями, работает офлайн, для контроля не требуется связь с Интернетом. После включения утилиты накопленная информация передается контролирующему менеджеру в виде отчетов пользователя и автоматически собранных данных.

Помогает менеджеру организовывать командную работу над проектом, отслеживая индивидуальный вклад каждого. Любой член команды может установить необходимое количество версий приложения на компьютер, мобильное устройство, в виде расширения браузера. О необходимости своевременно подготовить и отправить отчет о расходе времени напомнит всплывающее уведомление. 

Программа удобна, многие функции автоматизированы. Также можно отключить таймер и ввести самостоятельно скалькулированные данные после завершения проекта. 

Отчеты составляются автоматически с ручными корректировками, далее они направляются менеджеру, который вправе их одобрить, изменить или отклонить. Дополнительный инструмент Forecast позволит работникам составить индивидуальное расписание. Harvest хорошо интегрируется с бухгалтерскими и кадровыми программами, помогает вести расчет прибыльности проектов. 

Существует бесплатная версия с усеченными функциями, рассчитанная на 1 рабочее место и 2 проекта. Ею можно пользоваться 30 дней. Расширение возможностей стоить 12 долларов в месяц за сотрудника. Она предлагает неограниченное количество рабочих мест. 

Приложением пользуется более 50 000 компаний по всему миру. Дополнительное преимущество – система защиты информации на уровне банковской, персональные данные сотрудников и коммерческая тайна компании защищены от третьих лиц. 

Everhour

Еще одно популярное приложение для организации командной работы. Имеет только десктопную версию, работает в качестве расширения для браузера, иконка всегда видна при работе в Интернете. 

Приложение выведено на рынок в 2016 году. Программа интегрируется с многими интернет-сервисами и работает только онлайн. Функционал ограничен – учет часов по проектам и составление расписания. Как тайм-трекер синхронизируется с Asana, Basecamp, Bitbucket, GitHub, Teamwork Projects, Trello. Разработка белорусской компании, она используется многими ИТ-фирмами из этой республики. Всего программу установили около 3 000 организаций.

Существует только англоязычная версия. Преимуществом программы эксперты называют адаптивный интерфейс. Интегрируется с бухгалтерскими программами, позволяет рассчитывать зарплату, выставлять счета. Часы отслеживаются в тех программах, где идет работа, нет необходимости переключать вкладки и вводить данные.

Everhour позволяет менеджеру оценить реальную загруженность персонала, установить максимальное время выработки в неделю, при почасовой оплате это помогает исключить злоупотребления, приписывание лишних часов. Совместима с бухгалтерскими приложениями и способна выставлять счета. 
Существует урезанный бесплатный тарифный план, за использование всех опций придется внести 10-12 долларов за сотрудника с условием внесения платы на год вперед.

Timely

Отличается календарным форматом интерфейса, работает в десктопной и мобильной версиях. Позволяет разделить каждый проект на блоки, показывая этапы продвижения. Подойдет фрилансерам и руководителям ИТ-компаний, показывая по итогам дня, какие суммы были заработаны и сколько будет заработано до конца недели, если сохранится заданный ритм. При установке на мобильное устройство отследит время в пути.

Приложение совмещает функции календаря и будильника, может объединять нескольких человек в проект. Сотрудники видят только свою работу, а итоговая информация интегрируется у менеджера. Программа составляет табели учета рабочего времени, рассчитывает бюджет и показывает, сколько часов расходуется на каждого клиента.

Дополнительная опция, Memory Tracker, работает только в десктопной версии, показывает тайминг по пользованию приложениями. Она доступна во всех платных версиях. 

Индивидуальная лицензия стоит 7 долларов в месяц, командная – 99 долларов в год. Бесплатная версия доступна 14 дней. Разработчик – компания из Осло, Норвегия, заявляет о высоком уровне конфиденциальности. Приложением пользуется около 5 000 компаний.

HourStack

Программа позволяет эффективно управлять собственным временем и временем команды. Работа настраивается по нескольким проектам и командам. Преимущество в нестандартном формате визуализации данных. Время подается в виде блоков, аналогичных бумажному ежедневнику, клик на запись открывает меню этапа. Максимальный упор делается на планирование дел. Отдельно можно создавать проекты и задачи, запускать таймер, делать перерывы. Отчеты визуализируются, собранные данные экспортируются в Google Таблицы, Excel, CSV и PDF. Можно установить лимит времени, чтобы исключить переработки.

Приложение интегрируется с другими сервисами: Asana, Bitbucket, GitHub, Google Calendar, Google Sheets, HubSpot, Microsoft Office 365, Slack, Todoist и Trello, но непосредственно к ним не подключается. Цена на 1 пользователя – 7 долларов в месяц. Среди известных клиентов – Uber.

Timing

Автоматический тайм-трекер для пользователей Mac. Для работы не требуется связь с Интернетом, программа ведет учет часов по проектам офлайн. Она отслеживает посещение сайтов и работу в приложениях, относя временные затраты к одному из изначально заданных проектов. Проекты могут ранжироваться на основные и дочерние. Таймеры не нужно настраивать вручную, благодаря интеллектуальной системе записи данных. Интуитивно понятный интерфейс позволяет добавлять действия в план одним щелчком мыши. Программа отследит цепочку электронных писем, передаст метаданные, содержащие их названия и адресатов. Данные экспортируются в PDF, XLSX, CSV и HTML. 

Конфиденциальность обеспечена на высоком уровне, контролирующий менеджер увидит только связанную с работой информацию, данные о личном времени не передаются. Можно ввести использование режима «инкогнито» при работе на компьютере (в браузере), вручную убирать определенные сайты и приложения из перечня тех, информация о которых передается.

В отчеты можно вручную добавить офлайн-мероприятия. Данные визуализируются в виде диаграмм. Программа способна генерировать счета. Возможна ее интеграция с платежными системами. В зависимости от категории пользователя есть три плана подписки, можно начать с бесплатного пробного периода. Программа считается наиболее эффективной с точки зрения минимизации времени, затрачиваемого на составление и корректировку отчетов.

RescueTime

Простой в управлении тайм-трекер доступен в мобильной и десктопной версиях на русском языке. Классифицирует по заданному разработчиком алгоритму привычки пользователей, оценивая, например, Facebook как очень отвлекающий ресурс. Но программу можно обучить видеть определенные привычки, требуемые для работы, внося в эту категорию, например, посещение профессиональных форумов. Потребуется несколько дней для анализа активности, после чего программа сформулирует предложения по категоризации деятельности.

Сервис отслеживает только активность при работе в приложениях и Интернете, не дает возможности менять данные вручную за исключением разнесения видов деятельности, сайтов и приложений по группам, информацию о работе передает менеджеру автоматически. Программа может быть установлена на рабочий или домашний компьютер, на мобильное устройство и отслеживать все параметры рабочей активности пользователя. Может ограничивать отдельные типы занятий, например, блокировать чтение новостей, если оно занимает более двух часов в день.

Классификация действий производится по разным категориям, можно относить их к необходимым для бизнеса и к требуемым для разработки программного обеспечения. Опция FocusTime позволит заблокировать сайты, которые исполнитель или менеджер считает нежелательными на протяжении рабочего времени. 

Работа возможна в индивидуальном и командном форматах. Есть бесплатная версия. В полной, стоимость которой начинается от 6 долларов в месяц за сотрудника, предусмотрены расширенный функционал и возможность неограниченного хранения данных на сервере разработчика.

Преимущества и недостатки тайм-трекинга для компании

Принимая решение о внедрении автоматизированного учета стоит обратить внимание на неоднозначное влияние этого шага на имидж компании. Особенность комьюнити программистов – в быстром распространении информации. Компания, внедрившая систему учета, может потерять хороших разработчиков и не привлечь на работу новых. С учетом общей текучки кадров в отрасли решение может оказаться негативным.

Если основная цель внедрения системы – понимание эффективности реализации проектов, то это нужно доказать. Показать обзор, как именно учет изменил подход к продуктам и клиентам, как это отразилось на прибыли компании и премиях сотрудников. 

Большинство руководителей используют автоматизированный учет только для анализа эффективности бизнеса. Для достижения баланса некоторые организации ведут учет времени только по проектам, выполняемым для клиентов, отказываясь от этого в собственных разработках.

Выбор метода мониторинга зависит от стоящих перед компанией целей и ее политики. Часто он бывает необходим, но требует тонкой ручной настройки в рамках проекта.

12.02.2021