Направляя работника в командировку для выполнения служебного задания, руководство предприятия ведет учет его рабочего времени. Это позволяет правильно рассчитать размер заработной платы, включая сумму оклада, премию и компенсацию за переработку. Расчет рабочего времени сотрудника, командированного в другой город России или за границу, имеет особенности, связанные с отличиями в режимах работы предприятий и другими нюансами. Учет времени проводится в соответствии с нормами, отраженными в трудовом законодательстве.

Как учитывать часы работы командированного сотрудника

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года на любом предприятии ведется табель, в котором ежедневно учитывается время пребывания сотрудников на работе. После отъезда работника в командировку заполнение табеля продолжается, а записи учитываются бухгалтером при начислении зарплаты.

В подобном документе содержится следующая информация:

• Фамилия, имя отчество работника и его должность;
• ФИО лица, отвечающего за ведение табеля;
• Числа месяца с отметками о пребывании сотрудника на рабочем месте или его неявке;
• Количество отработанных дней и часов.

При составлении табеля используется форма Т-12 или Т-13.

Форму Т-12 табельщик заполняет вручную. Записи делаются на бумаге или фиксируются в компьютере (составляется электронный документ, который затем распечатывается). 

Т-13 заполняется автоматически с помощью специальной компьютерной программы.

Для фиксации часов работы во время командировки в табель вносят специальные коды, отражающие особенности работы сотрудника. Документ заполняется в организации, по заданию которой работник отправляется в командировку.

Коды обозначаются буквами или цифрами:

• К (06) – пребывание в командировке;
• В – выходной день;
• Я (01) – работа в дневное время;
• Н (02) – работа в ночное время;
• С (04) – сверхурочный труд;
• РВ (03) – работа в праздничные и выходные дни;
• Б (19) – отсутствие на рабочем месте из-за болезни;
• РП (31) – простой по вине работодателя.

Подсчет дней и часов работы в различных ситуациях

В период командировки, кроме денег на компенсацию расходов, работник получает зарплату, которая рассчитывается, исходя из его среднего заработка.

В дни командировки в табеле выставляется отметка «К», однако к ней могут добавляться дополнительные знаки, используемые для обозначения особых ситуаций.

Расчет затрат времени на дорогу

Считается, что человек находится в командировке с того дня и часа, которые указаны в билете на самолет, поезд или автобус, доставляющий его до места назначения.

Если сотрудник отправляется в командировку вечером того же дня, который он провел на службе, в табеле делается отметка об отработке положенных 8 часов. К ним добавляется время сверхурочной работы, потраченное на:

• Поездку до станции отправления;
• Регистрацию и посадку на транспорт;
• Пребывание в дороге;
• Проезд к гостинице в конечном пункте.

При возникновении задержки в пути из-за неблагоприятной погоды или по вине транспортной компании, время сверхурочной работы увеличивается. Если часы вынужденного простоя приходятся на выходные дни, работник, находящийся в командировке, получает зарплату в двойном размере.

Вопрос о появлении сотрудника на работе в день отъезда в командировку или в день его возвращения решается индивидуально по договоренности с руководством.

Проездные билеты, подтверждающие длительность нахождения в пути, сдаются в бухгалтерию вместе с квитанциями о расходах.

 Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ». 

График работы сотрудника при различии в режимах работы предприятий

Зачастую режим труда предприятия, в которое командирован работник, не совпадает с режимом, существующим по месту его основной службы. В такой ситуации выбор рабочих часов командировочного, как правило, зависит от характера и объема служебного задания. Посылая работника в командировку, руководство может заранее оговаривать график его работы. Отводится время на выполнение задания, и вместе с тем исключается необходимость оплаты труда в неурочные часы. В этом случае распоряжение руководства оформляется в виде приказа (форма Т-9а).

Если сотрудник не получает специальных указаний по поводу режима работы, он принимает решение самостоятельно. При этом командировочный учитывает рабочий график принимающей организации, предоставляющей ему материалы для выполнения задания.

Точная фиксация рабочего времени сотрудника, направленного в командировку, по месту основной работы невозможна. В табеле выставляется код «К» (или 06), а рабочее время не указывается.

Как учитывается работа в выходные и праздничные дни

Если сотрудник, находящийся за границей по службе, вынужден работать в те дни, которые в России являются праздничными и выходными, в табеле рабочего времени вместо кода «В» выставляется код «РВ» (или 03).

Однако фактически человек отдыхает в те дни, которые являются нерабочими на предприятии по месту прибытия.

Если дата отправления в командировку совпадает с выходным днем, сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха, или выдается денежная компенсация после возвращения из служебной поездки.

Контроль сверхурочных часов и ночной работы

Иногда для выполнения служебного задания в срок сотруднику, отправленному в командировку, требуется дополнительное рабочее время (например, для присутствия при проведении важных экспериментов).

В законодательных документах отсутствуют строгие положения, касающиеся сверхнормативной работы в командировке. По согласованию с руководством, поручающим сотруднику выполнение служебного задания, при учете затрат рабочего времени в табеле делается запись «СК» (вместо «К»), и фиксируется время переработки. Разрешение на сверхурочную работу оформляется приказом, в котором оговаривается допустимое сверхнормативное время. Возможно также получение устного распоряжения.

В качестве поощрения могут быть предоставлены следующие привилегии:

• Дополнительная оплата рабочего времени, которая в соответствии с трудовым договором производится в 1,5-2-кратном размере;
• Предоставление отгулов за переработку;
• Добавление дней сверхурочной работы к очередному отпуску;
• Выплата специальной премии.

Если на предприятии по месту командировки используется сменный рабочий график, то  сотруднику, выполняющему служебное задание, приходится трудиться не только в дневные, но и в ночные часы. В этом случае должен быть издан приказ, в котором оговаривается необходимость такой работы. К оплате добавляется 20% оклада за каждый час ночного рабочего времени.

Как учитывается пребывание на больничном

Если работник, находящийся в служебной поездке, заболел и предоставил больничный лист, то в его табеле дни болезни помечаются отметкой «Б» вместо «К». Оплата дней командировки и болезни производится по-разному. Одновременное получение командировочных и больничных денег невозможно. 

Могут возникнуть следующие ситуации:
Приказ об отправлении в командировку издан, но работник заболел до отъезда. В зависимости от тяжести его состояния поездка может быть отменена или отложена;

• Работник заболел после издания приказа о направлении в командировку, но согласился отправиться в нее по собственному желанию. Если он перед отъездом закрыл больничный, то в дни поездки в его табеле ставится пометка «К»;
• Болезнь настигла работника в период пребывания в командировке, из-за чего выполнение служебного задания пришлось отложить на определенный срок. В табеле ставится отметка «Б», командировочные рассчитываются с учетом дней болезни, причина задержки указывается в отчете о служебной поездке.

Если командировка пересекается с отпуском

В некоторых случаях возникает острая необходимость отправления в командировку сотрудника, находящегося в отпуске (с его согласия). Отъезд в командировку может состояться после его возвращения домой или непосредственно с места отдыха. В дни прерывания отпуска в табеле вместо отметки «От» ставится код «К». Зарплата рассчитывается с учетом дополнительных переездов и компенсации за неизрасходованные дни отпуска.

Если сотрудник вынужден взять отпуск во время деловой поездки, это также отражается в приказе и в учетном табеле.

***

Затраты рабочего времени работника, отправленного в командировку для выполнения служебного задания, учитываются по месту его основной работы. В учетном табеле ежедневно делаются отметки с использованием кода «К» и других обозначений, отражающих время переработки, болезни и возникновения других ситуаций.  Табель используется при начислении зарплаты, размер которой рассчитывается по среднему дневному заработку за предыдущий год. 

20.01.2021