Все больше специалистов выбирают образ жизни фрилансера. В США до 30 % занятых называют фриланс основным источником дохода. В России пришлось даже ввести отдельный налоговый режим для самозанятых. 

Программы учета рабочего времени помогут специалисту организовать деятельность и победить прокрастинацию. Работодатель с их помощью сможет контролировать свои расходы, сравнивая реальные и заявленные часы работы.

Зачем вести учет рабочего времени фрилансера

Крайне редко фрилансеру приходится доказывать заказчику необходимость полной отработки заявленного рабочего времени, оплата происходит по готовности результата. Но есть сотрудники, чья система вознаграждения строится по принципу почасовой оплаты. Этой категории специалистов тайм-трекеры помогут сформировать отчеты, которые продемонстрируют клиенту действительную отработку времени и на что оно было израсходовано.

Наиболее важен учет рабочего времени для специалистов, занятых в сфере разработки программного обеспечения, аудита, консалтинга. Выбор программного решения зависит от того, какой функционал нужен обеим сторонам договора – заказчику и исполнителю. 

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Помимо организации рабочего времени исполнителя, тайм-трекер решает следующие задачи:

• организация стабильного рабочего процесса, планирование задач и контроль их выполнения;
• прозрачность отношений в рамках договора, повышение взаимного доверия его сторон;
• создание оснований для получения финансирования промежуточных этапов и оплаты результата проекта;
• снятие необходимости ручного составления и выставления счетов, программа делает это автоматически;
• возможность оценки эффективности отдельных операций.

Перед выбором приложения лучше изучить обзоры, выписать необходимые функции. Это поможет подобрать программу, соответствующую критериям. Необходимо учитывать, что программы, предусматривающие ручной ввод части данных, часто отнимают много времени на внесение правок, примечаний, корректировку. При этом целиком автоматические трекеры не позволяют отразить активности, которые изначально не прописаны в программе. 

Тайм-трекеры стандартно учитывают время работы в приложениях или на информационных ресурсах. Данные о встречах, работе с документами требуется дописывать. Такие корректировки могут занять до 5-10 % рабочего времени, а отнести их на счет работодателя проблематично. Поэтому чем легче управление программой, тем меньше фактического времени работы останется неоплаченным. От приложений не требуется интеграции с программами бухгалтерского и кадрового учета, так как работа оплачивается по модели договора оказания услуг, а не заработной платы.

Топ лучших приложений

Рынок предлагает платные и бесплатные приложения. Если на необходимости использования конкретного тайм-трекера настаивает клиент, в выставляемый ему счет стоит включить стоимость лицензии.

MinuteDock

Специалисты отмечают программу как наиболее удобную в использовании и отнимающую менее всего времени на ручные корректировки. Неоплачиваемое время, посвященное отчетности, сведено до минимума. 

В трекере есть следующие функции:

• разделение затраченного времени на оплачиваемое и неоплачиваемое;
• биллинг часов и выставление счетов клиентам;
• работа на десктопе и мобильном устройстве – данные синхронизируются;
• интеграция с Quickbooks, Zero, Freshbooks;
• создание отчетов по проектам в разных форматах с визуализицией данных.

За использование приложения в месяц придется заплатить 19 долларов. 

TMetric

Приложение считается лидером с точки зрения аккуратности оценки рабочего времени, в нем настраивается посекундная тарификация. Счета клиентам выставляются на основе биллинга, при этом можно проконтролировать каждую оплачиваемую минуту. 

Отчеты об использовании времени генерируются в разных формах: по проектам, по задачам, по периодам. TMetric помогает исполнителю объективно оценить собственную эффективность. Информацию о периодах, в которых отсутствовало подключение к Интернету, можно ввести в программу вручную. 

Программа работает на ПК и мобильных устройствах, при необходимости делает скриншоты экрана. Приложение интегрируется с Quickbooks, Asana, GitLab, ZenDesk, Zoho, Trello. 

Существует бесплатная версия для проектной команды из 5 сотрудников, за расширение возможностей придется платить 5 долларов в месяц на человека.

Bonsai

Программа устанавливается на компьютер или мобильное устройство и удобна как планировщик доходов и расходов. Она подсчитает затраты времени, заработанные суммы, при необходимости производит округление. На основе данных биллинга выставляет счет клиенту. 

Среди основных функций:

• формирование отчетности по проектам;
• предоставление шаблонов договоров разных типов;
• предоставление отчетности в разных видах, визуализация данных.

Программа довольно дорогая, за месяц использования придется заплатить 16 долларов. Она больше подойдет для фрилансеров, работающих с зарубежными заказчиками. Форматы документов выстроены в рамках английского права, расчеты ведутся в 180 валютах.

Tick

Тайм-трекер с расширенным функционалом. Позволяет работать с несколькими проектами одновременно – самостоятельно и в команде. 

Среди ключевых функций:

• назначение проектным менеджером разных задач членам команды;
• два уровня конфиденциальности – для менеджера, который видит общий отчет, и приватный, когда информация доступна только непосредственному исполнителю;
• несколько счетчиков по разным проектам могут запускаться одновременно. Это удобно, когда одинаковая работа, например, поиск информации, выполняется для разных клиентов;
• видимость для исполнителя всей информации, получаемой менеджером, все отчеты об использовании рабочего времени доступны для обозрения пользователем;
• расчет бюджета и прибыльности проекта;
• сбор статистики и анализ эффективности работы.

Для одного проекта программа бесплатна, при работе с несколькими придется заплатить 19 долларов в месяц за каждые 10 проектов.

HourStack

Программа учета рабочего времени фрилансера, работающая на ПК и мобильных устройствах, позволяет вести автоматический учет времени. Периоды ручных корректировок отчетов могут быть включены в рабочее время. Результаты выполнения задач по всем проектам визуализируются в отдельном интерфейсе. 

Возможности:

• интеграция с основными платформами управления проектами и инструментами коммуникации;
• глубоко сегментированная отчетность по отдельным типам активности;
• импорт проектов и документов из других приложений;
• яркая визуализация, возможность менять цвета для проектов и стадий, что облегчает планирование времени.

При покупке персонального плана программа будет стоить 7 долларов в месяц.

PayDirt

Простой тайм-трекер, помогающий непрерывно отслеживать время и вводить перерывы. Программа хороша тем, что позволяет маркировать задачи и действия тегами, что после облегчает поиск в архиве. 

Помимо продуманного интерфейса, имеет следующие достоинства:

• отчеты для клиента могут создаваться в персонализированном виде, с индивидуальным оформлением;
• бесплатное расширение для создания счетов, возможность выставления их онлайн клиентам, пользующимся платежными системами PayPal и Stripe.

Лицензия стоимостью 8 долларов позволяет приобрести программу для трех членов команды. Счета выставляются в 50 валютах, платежи отслеживаются автоматически.

Toggl

Программа является одним из лидеров рынка тайм-трекеров, имеет расширенные возможности для дополнения отчетов вручную. Работает на всех типах устройств.

Функции:

• интеграция с календарем;
• общая информационная панель с данными по соотношению использованного времени к запланированному;
• генерация отчетов по проектам и клиентам;
• опция стратегического планирования.

Программа обойдется пользователю в 9 долларов в месяц при использовании минимального тарифного плана. В расширенном доступно большее количество рабочих мест.

My Hours

Приложение ведет учет рабочего времени и помогает анализировать личную эффективность.

Преимущества:

• автоматическое выставление счетов;
• легкая настройка рабочего расписания;
• синхронизация задач, выполняемых на компьютере и мобильном устройстве;
• дифференциация ставок оплаты;
• разные типы отчетов, возможность ручной корректировки;
• биллинг времени.

Есть пробная версия, работающая 30 дней, далее придется платить 7 долларов в месяц.

Фрилансер, выбирая программу для учета рабочего времени, должен учитывать специфику клиентов. Одни программы подойдут для иностранных компаний, другие для отечественных фирм. В некоторых случаях потребуется устанавливать два приложения, которые могут не интегрироваться между собой, что увеличит трату времени на решение административных задач.

12.02.2021