Правовое регулирование режима и учета рабочего времени

Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы

СёрчИнформ КИБ
30 дней для тестирования «СёрчИнформ КИБ» с полным функционалом ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Время чтения
Шрифт

Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ. Российское трудовое законодательство многое заимствует из конвенций Мировой организации труда (МОТ) при ООН, частично механизмы регулирования взяты из Европейской социальной хартии. Понимание того, как формируется и учитывается рабочее время различных категорий сотрудников важно для расчета вознаграждения.

Понятие рабочего времени

В Европе время работы и время отдыха рассматриваются как две части одного целого, связанного с профессиональной функцией человека, при этом отделяются от частной жизни. В российском законодательстве эти две категории выглядят отдельными. Иногда это становится проблемой. Так, время для регламентированных законом перерывов для отдыха и обогрева считается рабочим, при этом статус этих перерывов рассматривается в разделе, посвященном времени отдыха. 

ТК РФ в ст. 91 под рабочим понимает время, в которое сотрудник выполняет трудовые обязанности, а также иные периоды, регламентированные в других нормах кодекса и иных законах РФ. В стандартной ситуации к рабочему времени может относиться не более 40 часов в неделю. Сейчас все чаще устанавливают сокращенную продолжительность недели в 30 часов, некоторые компании переходят на четырехдневную рабочую неделю. Варианты продолжительности рабочей недели в России – 40, 39, 36, 30, 24 часа. Максимальная продолжительность – 40 часов – установлена Конвенцией МОТ № 47 от 1935 года. Переработки сверх этого времени допустимы в исключительных случаях и по соглашению с работниками и должны оплачиваться по повышенным тарифам. 

В Конвенции МОТ № 1 определено, что сверхурочная работа не может оплачиваться по ставке ниже чем 1,25 от основной, в России первые 2 часа должны оплачиваться по ставке 1,5, последующие – по ставке 2,0. Это правило распространяется на всех без исключения сотрудников, работающих по трудовому договору, в том числе на тех, кто трудится на удаленном доступе. Для фрилансеров, чьи взаимоотношения с клиентами определяются устными договоренностями и договорами об оказании услуг, а не трудовым контрактом, таких правил нет.

Интересно, что, ратифицируя Европейскую социальную хартию, Россия согласилась со всеми ее пунктами, кроме обязательства обеспечить оплачиваемые выходные дни. Существует понятие нормирования рабочего времени, его особенности на период – месяц, год, квартал – устанавливаются Министерством труда и социальной защиты. В нормативных актах объясняется, как рассчитывать продолжительность рабочего дня при сокращенном числе часов в неделю.

Если раньше под рабочим подразумевалось время, проводимое в определенном месте, сейчас введение понятия работы на удаленном доступе исключило это определение. Работник может трудиться в дороге или в любой точке мира при условии соблюдения требований по связи, отчетности и предоставлению результатов труда.

Режим рабочего времени и его документирование

ТК РФ требует устанавливать режим рабочего времени как минимум в двух документах – правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре. Необходимость этого оговаривается в ст. 91 ТК РФ. Обычно устанавливается время начала и окончания рабочего дня, перерыва на обед. Стандартно оно составляет один час, но те компании, которые сокращают рабочий день в пятницу на час, определяют время обеденного перерыва в 45 минут. Интересен опыт некоторых организаций, которые устанавливают время перерыва на обед в 45 минут, сокращая при этом на 15 минут каждый рабочий день, понимая, что мало кто из сотрудников будет принципиально уходить с работы ежедневно в 17.45, тем самым они побуждают людей к переработкам. Далеко не всегда такое отношение к рабочему графику имеет мотивирующий характер, попытка с секундомером определить, обедал сотрудник 45 или 46 минут, хороша для авиации, но не для творческих коллективов.

Поэтому большинство организаций, стремящихся поддержать комфортный климат и добиться результатов, при контроле обращают внимание на время начала и завершения работы, не уделяя внимания продолжительности перерывов. Это поддерживает общую дисциплину. Существующий формат табелей контроля рабочего времени, используемых в бухгалтерии, не содержит опции перерасчета заработной платы из-за перерывов, там отмечаются только отработанные дни.

Ненормированный рабочий график, установленный для определенных категорий сотрудников, предполагает, что необходимо соблюдать время начала трудового дня, при этом время его завершения может быть различным и часы, выходящие за пределы 8, оплачиваются в обычном порядке, а не как переработка. Привлечение к работам в таком режиме должно быть эпизодическим, обусловленным производственной необходимостью, и это компенсируется дополнительными днями отпуска. Если в Китае на установление работнику такого режима требуется согласие местного органа, контролирующего правила организации труда, в России достаточно нахождения должности работника в списке должностей, для которых такой тип работы допустим. Но если привлечение к работе происходит на регулярной основе, суд установит злоупотребление правом со стороны работодателя и обяжет компенсировать дополнительное время. То, что оно было, необходимо доказывать, и здесь свою роль сыграют установленные на компьютерах тайм-трекеры и служебная переписка. Правовые основы регулирования трудовых отношений в таких случаях полностью на стороне работника.


Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ». 


При удаленной работе график рабочего времени устанавливается самим работником, если иное не обусловлено выполняемой трудовой функцией. Для фрилансеров понятие графика рабочего времени отсутствует, они взаимодействуют с клиентами на основе договора услуг, а не трудового контракта.

Учет рабочего времени и его цели

Организация обязана вести учет рабочего времени, фактически отработанного сотрудником, это помогает определить правильность выплаты зарплаты. Правила осуществления записей рабочего времени установлены ст. 101 ТК РФ, они призваны обеспечить справедливую оплату труда, исключив недоработки или неоплаченные переработки. Это требование соответствует п. 21 Рекомендаций МОТ № 116, согласно которому работодатели должны вести записи часов отработанного времени по форме, приемлемой для компетентного органа власти, обычного, сверхурочного рабочего времени и заработной платы каждого работника и по требованию представлять такие данные для проверки. 

Правовое регулирование учета рабочего времени составляет группа нормативных актов. Это Трудовой кодекс, документы Госкомстата, разъяснения Минтруда. Формы учетных ведомостей в России установлены Госкомстатом, ранее они заполнялись только вручную, сейчас эти форматы внедрены в программы бухгалтерского и кадрового учета. Ранее работник отмечал свой приход и уход с проставлением времени в журнале, при этом работодатель обязан был открыть журнал за полчаса до начала рабочего дня, а возле него разместить часы, правильно указывающие время. Сейчас такие журналы есть не во всех организациях, в большинстве время прихода и ухода фиксируют по данным электронных пропусков и СКУД.

В программе «1С: Зарплата и управление персоналом» табель об использовании рабочего времени реализован в виде одной из стандартных форм. Туда заносят данные о полностью отработанных днях, отпусках, отгулах, больничных. Табель создан по образцу формы Госкомстата № Т-13, данные из него автоматически передаются в систему начисления зарплаты. В программе обязательно отражаются электронные копии документов, на которых основывается отсутствие сотрудника на рабочем месте: приказы об отпусках или больничные. Дни командировки отмечаются как рабочие. Если человек работает по неполному рабочему дню, программа устанавливает, по какой ставке, например, на полставки или на четверть ставки.

Нарушение требований ст. 91 ТК РФ при проверке организации трудовой инспекцией может стать основанием для привлечения к административной ответственности. 

Суммированный учет рабочего времени и индивидуальный график

В некоторых организациях, где сложно установить стандартную рабочую неделю в 40 часов, сотрудники работают повременно или посменно, вводится суммированный учет рабочего времени. Под несуммированным понимается стандартная, общая для всех продолжительность рабочего дня. При суммированном варианте одни рабочие дни могут быть длиннее, другие короче, работник может работать сутки через трое или по скользящему графику, главное, чтобы соблюдалась установленная продолжительность рабочего времени в месяц или квартал. При выявлении переработки при суммированном методе рабочего времени программа автоматически посчитает, сколько должно быть доплачено работнику. При этом основания для переработки – приказы, заявления – также должны быть отражены в виде электронных копий. 
Ряд компаний внедряют индивидуальный график рабочего времени для отдельных категорий сотрудников. Правила проведения контроля их рабочего времени такие же, как и в случае с суммированным. Отмечается время прихода и ухода, обеспечивается контроль за соблюдением установленного количества рабочих дней в неделю. Индивидуальный график работы оговаривается в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка. Программа вносит данные в табель или обобщенно, на основании графика, или из СКУД. Допускается внесение данных вручную. В системе можно задать опцию проверки соответствия учтенного времени плановому.

Программа содержит кодификатор причин отсутствия на рабочем месте:

  • командировка;
  • больничный лист;
  • отпуск;
  • отпуск за свой счет;
  • отпуск с сохранением оплаты;
  • простой;
  • отгул;
  • отсутствие по невыясненной причине.

Гибкий режим рабочего времени, широко распространен в Европе и описан в законодательстве Германии и Франции. В российском Трудовом кодексе он еще не нашел своего отражения.

Учет рабочего времени сотрудников на удаленном доступе

Отдельная задача – контроль рабочего времени сотрудников на удаленном доступе. Изменения в главу 49.1 ТК РФ, посвященные удаленной работе, рассматривают три вида ситуаций, когда сотрудник работает вне офиса:

  • периодически, когда работа дома чередуется с работой в офисе, исходя из производственной необходимости;
  • в течение определенного времени, но не более 6 месяцев подряд;
  • на постоянной основе, если именно этот тип работы оговорен трудовым договором.

Продолжительность рабочей недели сохраняется на том уровне, который установлен для этой категории сотрудников, но в большинстве случаев необходимо только обеспечить норму еженедельной выработки без требований соблюдать режим рабочего дня. Работник на удаленном доступе вправе сам определять, как он строит свой рабочий день. Жесткий распорядок устанавливается только для определенных категорий работников, которые по работе связаны с контрагентами или клиентами: менеджеров по продажам, операторов кол-центров или служб такси, которые должны быть доступны для связи по телефону или Интернету в течение четко зафиксированного времени.

В трудовом договоре работодатель вправе указать, когда и в какие периоды времени он выходит на связь с работником.  В законе есть оговорка, связанная с необходимостью выстраивать удаленное взаимодействие с работодателем – работник может быть уволен по нормам ст. 312.8 ТК РФ, если он не выходит на связь в течение двух дней или переезжает в регион, с которым трудно установить постоянное сообщение. Возникает вопрос: что происходит, если связь с работником прерывается по причине болезни, аварии или стихийного бедствия, например, когда происходит отключение электричества на период более двух дней. Но, поскольку нормы кодекса вступили в силу только 1 января 2021 года, пока практика еще не выработала ответа.

Согласно ст. 312.4 ТК РФ, все время взаимодействия работника с работодателем по любым вопросам включается в рабочее время. Широко трактуя эту норму, можно предположить, что время составления и доработки отчетов об использовании рабочего времени также включается в оплачиваемые периоды. 

Командировки дистанционного работника оформляются, как и командировки постоянного сотрудника, и так же учитываются в табеле рабочего времени. 

Бюллетень предоставляется и оплачивается, закон предполагает возможность направить его работодателю по почте заказным письмом или в виде электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью врача. Это возможно, если медицинское учреждение и организация являются участниками общего электронного взаимодействия. Обычно это происходит через программы, подобные «Контуру», обеспечивающие обмен сообщениями между компанией и налоговой инспекцией, социальными фондами. Дополнительно потребуется регистрация в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС.

Установка тайм-трекеров, фиксирующих фактическое время работы, на компьютеры удаленных сотрудников не запрещена, если за использование оборудования платится компенсация, установка программы является гласной, получено согласие сотрудника. При выборе программного продукта необходимо обратить внимание на то, чтобы он позволял создавать отчеты, в которые сотрудник смог бы вносить данные о рабочей активности, происходящей вне компьютера, например, о звонках или встречах.

Контроль за соблюдением режима рабочего времени

Система учета рабочего времени эффективна как инструмент бухгалтерии, но не как инструмент менеджмента. Она не обеспечивает в полной мере выполнение работниками разного уровня, от курьера до руководителя, правил внутреннего трудового распорядка. 

Необходимо создать стройную систему контроля, включающую:

  • нормы корпоративной этики;
  • внутреннюю регламентацию;
  • совмещение требований по соблюдению трудовой дисциплины с системой мотивации персонала;
  • программный и аппаратный подходы – СКУД, тайм-трекеры, счетчики рабочего времени.

Выбор решений и создание единого комплекса зависят от целей организации, корпоративной культуры, финансовых и человеческих ресурсов, дополнительного правового регулирования. Для государственных структур действуют одни регламенты, для экипажей кораблей – другие. Некоторые творческие организации отказываются от контроля за соблюдением графика, но это не снимает с них обязанности по контролю рабочего времени сотрудников.

Правовое регулирование использования программных средств контроля основывается на двух постулатах:

  • тайм-трекеры и другие средства контроля могут находиться только на компьютерах и мобильных устройствах, принадлежащих организации;
  • сотрудники должны быть уведомлены о существовании такой формы контроля и выразить свое согласие с ним. Для этого необходимо принять внутреннее положение об использовании счетчиков времени и внести соответствующее условие в трудовой договор.

Организационные и технические средства разнообразны. Это турникеты, электронные замки, способы включения компьютера при помощи средств биометрической идентификации или стандартные журналы записей прихода и ухода. Личный контроль со стороны руководителя также будет нелишним.

Выбор программного средства зависит от того, для какой категории сотрудников оно будет использоваться и какой бюджет работодатель готов расходовать для получения отчетов об использовании времени, потокового видео или скринов с экрана. Расходы на внедрение систем автоматического контроля должны быть обоснованными и сопровождаться повышением эффективности производительности труда. В противном случае налоговая инспекция вправе счесть расходы на тайм-трекеры нецелевыми и пересчитать налоговую базу, что приведет к необходимости платить дополнительные налоги. 

Соблюдение норм трудового законодательства должно стать приоритетом для работодателя, нарушение ТК РФ может привести к ответственности. Это вынуждает компании осторожно относиться к применению средств контроля, при этом обеспечивая постоянный учет рабочего времени в бумажном и электронном виде и контролируя соблюдение трудовой дисциплины.
 

11.02.2021

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

ПОДПИШИТЕСЬ НА ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ

Рассказываем о тенденциях отрасли, утечках и способах борьбы с ними