Проконтролировать и оценить работу персонала небольшой компании не составит труда самому работодателю или руководителю. Объективная оценка труда сотрудников компании с большим штатом – задача посложнее. Основанные на типичных алгоритмах тестирования, опроса и наблюдения автоматизированные системы оценивания позволяют контролировать деятельность коллектива в целом и каждого работника в отдельности. Оперативный сбор и объективная обработка делают автоматическую программу оценки персонала незаменимым помощником руководителя или кадрового менеджера.

Преимущества автоматизированных систем

Внедрение автоматизированных систем оценивания позволяет несколько задач:

1. Сделать процесс оценки персонала понятным для руководителя и подчиненных.
2. Мотивировать персонал на повышение эффективности выполнения обязанностей.
3. Сократить время на оценку эффективности труда сотрудников.
4. Избавиться от лишних бумаг.
5. Поставить оценку работникам за выполнение задач, а руководителям – за грамотное управление персоналом.

Внедрение автоматических систем оценки персонала позволяет сотруднику отследить выполнение плана работы и соответствие индивидуальной деятельности стратегическим целям компании.

Цели внедрения автоматизированных систем

Что дает внедрение программного обеспечения оценки персонала:

• Оперативный контроль работы.
• Сокращение бумажного документооборота.
• Быстрое исправление недоработок.
• Доведение стратегических целей компании, планов работы и критериев оценки выполнения до каждого работника.
• Мотивация топ-менеджера на эффективное управление сотрудниками подразделения. Оценка работы менеджера основана на оценке результативности труда сотрудников, за которых он отвечает.
• Установление единых критериев оценивания деятельности (КРI).
• Упрощение системы перераспределения заданий, если один из работников заболел, уволился или был переведен в другой отдел.

Выбор автоматизированной программы оценки персонала зависит от программного обеспечения, которое уже используется в офисе. Это облегчит установку системы, позволит использовать имеющиеся базы данных, оптимизирует обмен ресурсами и результатами.

Возможность корректировать методы оценок, инструменты и критерии оценивания, создание собственных тестов с учетом специфики функционирования компании – необходимые свойства системы оценки персонала. Простота использования, понятное меню, многопрофильность служат дополнительными характеристиками, которые облегчат внедрение решения для оценки персонала.

Этапы разработки и внедрения автоматизированных систем

На подготовительном этапе администрация выделяет несколько сотрудников, как правило, это менеджер по кадрам и технический работник, которые проходят обучение навыкам пользователя новым IT-решением для оценки персонала в компании.

Если такой возможности нет, сотрудники отдела технической поддержки производителя системы проводят краткий инструктаж по автоматизированной оценке персонала, обучают вносить информацию, а также корректировать данные.

Система адаптируется под цели компании-заказчика. Основные требования, предъявляемые к автоматизированной системе оценки:

• масштабируемость;
• многофункциональность;
• установка дополнительных настроек;
• хранение большого количества сведений;
• оперативная обработка информации;
• встроенные решения для управления персоналом.

Завершающий этап, после знакомства с различными решениями и выбора программы, – тестирование программы в сети компании. Плюсом для разработчика будет бесплатная возможность протестировать продукт. Это свидетельство надежности поставщика, его уверенности в качестве предлагаемой продукции.

Цель внедрения автоматизированной программы оценки персонала – создание простой и открытой системы оценивания без бумажного документооборота. Результатам оценок такой программы доверяют и руководители, и работники.

Рядовой сотрудник видит в системе собственные задачи, планы и результаты работы, итоговую оценку. Хорошей мотивацией послужит информация о бизнес-целях компании, соответствующих заданиям, которые поставлены перед сотрудником. Начальники отделов с помощью системы видят общую картину, которая отражает цели и оценки персонала подразделения, а также данные об оценках каждого работника. Топ-менеджеры компании получают доступ ко всей информации системы.

Важно, чтобы в выбранной, установленной системе оценки персонала присутствовала функция корректирования ошибок. На начальных этапах легко воспользоваться встроенной системой подсказок. Это снизит риск введения некорректных данных, опечаток и грамматических ошибок. Возможность вносить изменения в систему понадобится для незапланированных ситуаций: болезнь, перевод или увольнение сотрудника.

Для исключения внесения некорректных сведений следует создать многоуровневый доступ и ограниченный круг администраторов, управляющих системой. Внесение изменений чаще всего требуется в случае технического сбоя в работе программы или в случае изменения стратегии компании.

Особенности внедрения

Внедрение программ оценки персонала – ответственная задача. Прежде чем выбрать компьютеризированную систему оценки персонала, следует определиться, какие задачи требуют решения в первую очередь: оценивание претендентов на вакансию и проведение аттестации предполагают различные требования к программе.

Кроме того, следует оценить количество сотрудников, которых затронет процесс оценивания. От этого будет зависеть, потребуется ли приобретать систему или достаточно воспользоваться услугой независимых экспертов.

Если требуется оценить всего несколько человек, покупать программу нерационально. Эксперты быстро оценят персонал и кроме результатов предоставят рекомендации. Для крупной корпорации разовые консультации по оцениванию обойдутся дороже, чем приобретенная система для внутреннего применения. Такую модель можно сравнить с арендой жилья: купить квартиру, конечно, на порядок дороже, зато отсекаются дополнительные расходы и отсутствует риск увеличения арендной платы.

Внимание следует обратить и на услуги, которые входят в стоимость программы. Наличие техподдержки компании-разработчика, автоматического обновления, поддержка персонального консультанта облегчат решение вопросов, возникающих при запуске и эксплуатации программы.

Преимущество компьютерных автоматизированных заключается в том, что система позволяет получить объективную оценку работы персонала компании, сократить время на подсчет результатов, усовершенствовать методы поиска, обработки и хранения данных.

Однако бездумное копирование западных автоматизированных программ, не всегда корректно переведенных на русский язык и не адаптированных для российского бизнеса, не принесет желаемого результата, не облегчит, а только затруднит работу руководителя.

Методика оценивания работника американской корпорации с ярко выраженной иерархической структурой, должностные обязанности которого четко регламентированы, не подойдет для оценки сотрудника российского агентства, где нужен креативный подход к решению производственных вопросов. Кроме критериев скорости сбора и обработки сведений, наличию хранилища для баз данных, эффективная система оценки персонала отличается достоверностью выдаваемых результатов.