Контроль сотрудников

Решения «СёрчИнформ»:

Предотвращение утечек Выявление угроз Контроль персонала

Учет рабочего времени удаленных сотрудников

Удаленная работа. Взгляд с позиции работодателя.

Когда говорят об удаленной работе, обычно рассматривают её с точки зрения работника. Мы же сломаем этот шаблон и попробуем взглянуть на это явление с позиции работодателя, чтобы разобраться в механизме и понять, как встроить учет рабочего времени удаленных сотрудников в общую систему мониторинга.

Что такое удаленная работа?

Этот вопрос может показаться достаточно глупым, или, во всяком случае, достаточно наивным - ведь вполне очевидно, что под удалённой работой понимается способ трудоустройства, при котором у работника нет как такового рабочего места, а работает он вместо этого из дома. Однако это только самый общий план того явления, которое сегодня принято называть удалённой работой. Ведь на самом деле существует множество различных видов удалённой работы, каждый из которых может быть по-своему интересен грамотному руководителю.

Наиболее простой и наиболее распространённый вид - это удалённая работа по контракту (мы будем называть её дистанционной работой). В общем-то, от «обычной» работы в офисе она отличается исключительно тем, что работник выполняет возложенные на него трудовым договором обязанности не на своём рабочем месте, а дома. Достаточно часто встречается вариант «частично удалённой» работы, когда сотрудник появляется в офисе только тогда, когда в этом возникает реальная необходимость.

Другим вариантом работы является фриланс. Под этим термином сегодня понимается способ заработка, при котором специалист выполняет разовые или сравнительно редкие заказы, поступащие от различных заказчиков, не подписывая при этом с ними контрактов или договоров, подразумевающих долговременные трудовые отношения. Людей, работающих по такой схеме, называют фрилансерами. Фриланс распространён в тех областях, где достаточно просто разделить большой проект на несколько частей, и поручить небольшую часть специалисту, который отсутствует в организации в силу небольшого штата сотрудников или отсутствия необходимости в регулярном решении подобного рода задач. Достаточно часто, например, фрилансеров привлекают в различные ИТ-проекты при возникновении специфических проблем с конкретными технологиями, системами и т.п.

Собственно, большинство других вариантов удалённой работы при ближайшем рассмотрении оказываются одним из двух рассмотренных выше. Несмотря на явные отличия между ними, они имеют в себе много общего с точки зрения работодателя, и именно об этом общем мы с вами сейчас и поговорим.

Плюсы удаленной работы для работодателя

Очевидно, что как и любое другое явление, удалённая работа имеет в себе как ряд плюсов, которые способствуют самому его существованию на рынке труда, так и ряд минусов, ограничивающих распространение данного способа трудоустройства. Мы начнём с более приятной для работодателей части – с положительных сторон удалённой работы.

Самой ощутимой из них является, конечно же, всесторонняя экономия на обеспечении работы своего сотрудника, начиная с оборудования рабочего места и заканчивая платежами за электроэнергию, доступ в интернет, аренду большего по размеру помещения и т.д. В целом, за месяц сумма получается достаточно внушительная для того, чтобы всерьёз подумать о переводе на удалённый режим работы всех сотрудников, чьё присутствие в офисе не является вопросом насущной необходимости. Если посчитать при этом дополнительные расходы, которые при этом компенсируются во многих организациях (транспорт, мобильная связь и т.п.), а также совершенно обязательные атрибуты офисной жизнедеятельности: чай, кофе, печенье, канцелярские товары и т.д., – экономия получится ещё более существенной.

Ещё одним плюсом является возможность набора сотрудников не из тех, кто живёт в том городе, где работает организация, а из гораздо более широкого географического региона – фактически, со всего земного шара, если не принимать во внимание языковой барьер. Это позволяет не только находить наиболее компетентных специалистов, но и экономить на их заработной плате, потому что, как известно, заработная плата у представителей одной и той же профессии с примерно одинаковым опытом может отличаться в несколько раз, в зависимости от того, где они живут. Во многом именно на этом построен бизнес всех компаний, работающих на рынке оффшорного программирования – покупая труд программистов в тех странах, где он стоит сравнительно немного, они делают проекты для заказчиков из тех стран, где зарплата у разработчиков ПО заметно больше. То есть, опять-таки, благодаря удалённой работе компания получает возможность сэкономить на найме квалифицированных специалистов.

Ещё одним несомненным плюсом удалённой работы с точки зрения работодателя можно считать увеличение продуктивности оставшихся в офисе работников после переведения части сотрудников на удаленный режим. Механизм этого достаточно прост: меньшее количество людей производит меньше шума, меньше отвлекающих факторов порядка «пойдём покурим», и т.д.

Таким образом, как вы видите, удалённая работа несет в себя немало плюсов для организации, самым существенным из которых является оптимизация расходов, связанных с организацией рабочего места и выплатой заработной платы. Впрочем, есть и обратная сторона медали, с которой при использовании труда удаленных работников организациям также придется столкнуться.

Минусы удаленной работы

Пожалуй, самым щекотливым вопросом, касающимся удаленной работы, был, есть и будет вопрос о контроле деятельности работников. Ведь, согласитесь, в отличие от офиса, где работник всегда на виду, и где руководитель может буквально заглядывать ему в монитор, проконтролировать, чем именно занят работник дома, достаточно сложно. Хотя существуют (об этом будет идти речь далее) специальные решения, подходящие для организации подобного рода контроля, их использование тоже далеко не всегда удобно, да и вообще возможно.

Существует также еще одна проблема, заключающаяся в оплате труда работающего удаленно сотрудника. Используемая традиционно во многих коммерческих компаниях и государственных организациях повременная оплата является неэффективной, поскольку стимулирует сотрудника приписывать себе лишние отработанные часы, а не повышать эффективность труда.

Впрочем, как правило, эти две проблемы решаются «на ура» сами собой, в силу характера обязанностей, возложенных на удалённого сотрудника. Как правило, ему поручают выполнение таких заданий, которые не слишком критичны в плане времени, то есть, работать удалённый работник вполне может в любое удобное для него время дня или даже ночи. В лишнем контроле руководства при использовании схемы оплаты труда, отличной от повременной, он также не нуждается, поскольку в таком случае он имеет стимул выполнить больше заданий за одно и то же время, чтобы заработать больше. Правда, стоит отметить, что и схема с заданиями не всегда является достаточно эффективной – всё зависит от характера деятельности сотрудника.

По-настоящему серьезной проблемой при активном использовании удаленной работы в организации являются коммуникации между сотрудниками, а также, если сотрудники действительно далеко друг от друга, разница в часовых поясах. Хотя последняя ситуация более актуальна для наших восточных соседей, где даже сотрудники региональных офисов могут испытывать проблемы при коммуникациях с головным из-за разбежек по времени. В случае с удалёнными работниками проблема может возникнуть даже в том случае, если они живут в часовом поясе из-за индивидуальных особенностей каждого из них. Многие из них предпочитают работать не в рабочее время, а многие просто не имеют возможности работать в том же режиме, что и офисные работники, из-за каких-либо семейных обстоятельств. Таким образом, руководитель, отправив работнику задание по электронной почте, не может быть уверен, что тот прочитает полученное письмо в достаточно сжатые сроки, и оперативно выполнит поставленные перед ним задачи.

По той же причине уменьшается и скорость коммуникации между удалённым сотрудником и его сослуживцами, с которым он вынужден обмениваться информацией в силу рабочей необходимости. Конечно, современные средства коммуникации, включая средства быстрого обмена сообщениями (ICQ, Mail.ru Agent, Skype), мобильные телефоны, средства IP-телефонии (Skype, Gizmo) позволяют достаточно оперативно общаться с удалённым сотрудником, когда тот находится онлайн. Многие работодатели выставляют в качестве одного из условий для удалённых работников постоянное присутствие онлайн в одной из указанных систем быстрого общения. Впрочем, нельзя сказать, чтобы это было действительно удачной идеей, поскольку, как уже говорилось выше, не у всех сотрудников получается сидеть за компьютером в течение всего рабочего дня, и в итоге работодатель либо теряет ценного работника, либо не получает нужной оперативности общения из-за того, что сотрудник просто запускает ICQ или Skype, сам физически за компьютером не присутствуя и не читая получаемые сообщения.

Поэтому удаленным сотрудникам стараются получать работу, не требующую большого объёма коммуникаций с другими сотрудниками и позволяющую им выстраивать самостоятельно график работы.

Удаленная работа и информационная безопасность

Отдельно стоит указать существование такой проблемы, как обеспечение информационной безопасности организации при использовании труда удалённых сотрудников. Угроза утечек информации через удалённых работников достаточно высока, поскольку специалисты, отвечающие за информационную безопасность организации, не имеют возможности применить весь арсенал тех технических средств и политик, с помощью которых обеспечивается безопасность на рабочих станциях в офисе. Тем не менее, поскольку обеспечение безопасности является необходимым условием работы организации, приходится искать способы решения проблемы информационной безопасности при удалённой работе.

Самым первым и самым важным этапом решения данной проблемы является тщательный отбор заданий, делегируемых удалённому работнику. В идеале, каждое из передаваемых удаленному работнику поручений должно проходить экспертизу отдела информационной безопасности или другого подразделения, отвечающего за данное направление в организации. Конечно, это не всегда удобно, и поэтому обычно крупные организации, имеющие достаточно большой штат удалённых работников, довольствуются разработкой политик безопасности в отношении передаваемых таким сотрудникам задач, которыми должны руководствоваться линейные руководители, работающие с удаленными сотрудниками.

Необходим также инструктаж удаленных работников в сфере информационной безопасности и обязательное включение соглашения о неразглашении получаемых от работодателя данных для всех удалённых работников, как контрактников, так и фрилансеров. Причем в случае с последними на вопросы безопасности нужно обратить особое внимание, поскольку, фактически, фрилансер никаким образом не заинтересован в сохранении корпоративных секретов заказчика, поскольку выгода от продажи корпоративной информации зачастую превосходит стоимость той работы, которую ему заказала организация.

В отдельных случаях, когда на режим частично удаленной работы приходится переходить кому-то из ответственных работников, необходимо использовать специальные технические решения, которые позволят специалистам по безопасности контролировать, каким образом сотрудник, работающий дома, обращается с корпоративными документами. Многие современные системы защиты от утечек данных имеют поддержку так называемых endpoint-решений, позволяющих собирать информацию на рабочих местах и затем передавать её для анализа на корпоративные сервера. Большая часть таких решений ориентирована на применение в условиях, когда работник со своим лэптопом, за которым он выполняет большую часть работы, всё-таки периодически подключается к корпоративной сети, когда приходит на совещания или решения каких-либо рабочих вопросов в офис. Единственная сложность – это незаметное внедрение компонента DLP-системы, собирающего информацию, на ноутбук удаленного сотрудника.

В случае, если работник все время трудится дистанционно, и не появляется в офисе для того, чтобы endpoint-решение могло «сбросить» накопленную информацию на корпоративный сервер, возможно использование средств, которые позволяют дистанционно передавать информацию о действиях пользователя в режиме реального времени. В этом качестве могут использоваться, например, системы удаленного администрирования, которые стоят заметно дешевле, чем решения в области информационной безопасности. Правда, стоит отметить, что анализ действий пользователя удалённого компьютера потребует множества времени от отдела информационной безопасности, поэтому такого рода контроль за каждым из удалённых работников вряд ли можно считать целесообразным.

В целом, в общем случае, гораздо удобнее просто не давать в руки того, кто работает удалённо, ценных конфиденциальных документов, чем следить вручную за тем, что тот с ними делает. А применять endpoint-решения лучше в тех случаях, когда работник со своим лэптопом все-таки периодически заглядывает в корпоративный офис.

Решения для управления задачами

При постановке задач удаленным работникам целесообразно использовать единую в рамках всей организации систему управления задачами, которая позволит прозрачно отслеживать не только порученные данному работнику «фронты работ», но и готовность отдельных заданий. Такая система должна быть доступна через web, а также уметь простой и понятный пользовательский интерфейс, чтобы в нем не путались ни сами удаленные сотрудники, ни их руководители.

Подобных систем на рынке сегодня существует достаточно много. Часть из них доступны как SAAS-решения, часть могут быть специально установлены на корпоративный web-сервер. Каждый подход имеет свои плюсы и минусы. Так, например, если у компании уже сформирован корпоративный портал для сотрудников с различными сервисами, но система управления задачами в списке этих сервисов отсутствует, то разумнее воспользоваться целиком сторонним решением по модели SAAS, которое не требует интеграции с другими сервисами. Если же портала как такового нет, то лучше будет разместить систему на собственном сервере, чтобы избежать всех проблем, связанных с применением SAAS-решений. Можно, конечно же, разработать такую систему и собственными силами, однако, если в штате организации нет программистов, вряд ли будет целесообразным нанимать их только для разработки этой системы.

Система управления задачами может эффективно использоваться и теми сотрудниками, которые работают в офисе, поскольку, в общем-то, принцип постановки задач и контроля за их выполнением должен быть идентичным для обеих категорий сотрудников.

Требований, которые предъявляются к системам управления задачами, не так уж и много. Помимо web-интерфейса и прозрачности диалога с пользователем, стоит отметить необходимые возможности: поддержку календаря с отображением на нем задач, возможности автоматического назначения премий и штрафов за ускоренное или, напротив, замедленное выполнение поставленных задач, возможность прикреплять к задачам графические файлы (например, схемы, поясняющие суть работы), отправку уведомлений о назначенной задаче на электронную почту, ICQ или через SMS.

Трудно ли найти удаленных работников?

Как правило, желающих работать удалённо значительно больше, чем число вакансий для подобного рода занятости, предлагаемых компаниями. Поэтому найти сотрудника для удаленной работы обычно гораздо проще, чем того, кто должен трудиться в офисе. Другое дело, что, как правило, при публикации вакансии с возможностью удаленной работы HR-отдел рискует быть буквально атакован теми, кто увидел это объявление. И даже после того, как вакансия закрыта, а объявления с сайтов и из газет убраны, в компанию будут продолжаться звонки от желающих трудоустроиться. Поэтому целесообразнее искать кандидатов самим среди базы резюме, тем более, что таких резюме обычно достаточно много.

Что касается фрилансеров, то для их поиска можно воспользоваться специальными биржами фрилансеров, где можно найти работников практически любых специальностей из разных городов и даже стран. В русскоязычном сегменте интернета наиболее популярными биржами фриланса являются WebLancer, Free-Lance, Freelance.ru.

Биржи фрилансеров позволяют без проблем выбрать наиболее квалифицированных фрилансеров, как с помощью рейтингов, составляемых на основе оценок качества работы, оставляемых заказчиками, так и с помощью специальных примеров уже выполненных фрилансерами заданий. Конечно, если рейтинг составлен на основе небольшого числа заданий, то придавать ему излишнюю значимость вряд ли стоит, но если не один десяток заказчиков убежден в том, что этот фрилансер является профессионалом своего дела, то этому мнению вполне можно доверять. Рейтинг на биржах (по крайней мере, на старых и известных, наподобие тех, что приведены выше) достаточно неплохо защищен от «накруток», но лучше просмотреть и галерею работ, которая должна подтвердить высокий статус фрилансера.

При найме фрилансеров велик соблазн найти того, кто возьмет дешевле всего за такую работу. Но, вместе с тем, следует понимать, что, как говорится в пословице, бесплатный сыр бывает только в мышеловке. Поэтому студенты, делающие предложенную работу по демпинговым ценам, не способны предложить тот уровень её исполнения, что и профессионалы, не один год зарабатывающие деньги с помощью фриланса. Следует помнить, что вы и так экономите на найме работников, обращаясь к фрилансерам, а потому допонительная экономия, выражающаяся в найме тех из них, кто предложит не лучшее соотношение «цена–качество», а просто наименьшую цену, становится уже попросту неразумной.

Резюме

Подводя итоги всего, что сказано выше, можно сказать, что удаленная работа, прочно вошедшая в нашу повседневную реальность, при грамотном подходе гарантирует работодателю только плюсы, хотя, конечно, такие вопросы, как обеспечение информационной безопасности, должны быть продуманы заранее во всех деталях, чтобы исключить возможные неприятности со стороны дистанционных сотрудников или фрилансеров.