Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени. Эти данные поступают в Госкомстат и анализируются, становясь основой для прогнозирования и разработки государственной политики в области использования трудовых ресурсов. Сбор статистики использования рабочего времени осуществляется при помощи современных методик.

Функции Госкомстата

В полномочия ведомства входит разработка форм статистической отчетности по расходованию рабочего времени, ее сбор, обработка, предоставление руководству страны обобщенных данных по использованию трудовых ресурсов. Вместе с формами отчетности ведомство создает и адресует работодателям методику и инструкции по их заполнению в бумажном и электронном виде.

Данные в Госкомстат поступают от юридических лиц, их филиалов, индивидуальных предпринимателей, государственных структур. При этом сведения от организаций поступают ежемесячно или ежеквартально, от малого бизнеса и государственных структур, занятых в охране общественного порядка, – раз в год. Далее они распределяются по отраслям, регионам, конкретным видам деятельности с целью проведения анализа. Данные по рабочему времени попадают в базу расчетов объемов трудозатрат, реальной почасовой заработной платы, резервов рабочего времени и для сравнения с показателями по отраслям, регионам, странам.

Помимо сбора отчетности по использованию рабочих часов, данные могут получать методами опроса и обследования. В этом случае статистика использования рабочего времени носит иллюстративный характер, позволяющий с определенной долей точности получать данные по отдельным секторам экономики. Выявляемые показатели расходования рабочего времени необходимы для планирования работы предприятия или отрасли в целом. 

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Порядок заполнения форм по учету рабочих процессов

Действующий ранее формат сбора информации – бланк П-14 – изменен с начала 2020 года. Сейчас его предоставляют в Госкомстат все организации любых форм собственности, за исключением компаний, входящих в Реестр субъектов малого бизнеса, что автоматически снижает достоверность статистики и аналитики по стране в целом. Компании, в которых работает менее 15 человек, раз в год сдают в Госкомстат форму Т-1, в которой практически нет сведений об использовании рабочего времени.

Данные по рабочему времени направляют в территориальный орган Госкомстата по месту нахождения организации. Если у компании есть филиалы, сведения о рабочих часах предоставляют и по месту нахождения филиалов, и по месту регистрации головной организации. В случае если фактический и юридический адреса организации не совпадают, необходимо указывать только действительный адрес. Проверить, в какие сроки и какой тип отчета об использовании рабочего времени требуется предоставлять, можно на официальном сайте Росстата.

Новый вариант формы статистической отчетности в целом не отличается от предыдущей версии. Стало возможным предоставлять данные о сотрудниках не в целых числах, а с одним знаком после запятой, что позволяет точнее учитывать информацию о рабочем времени тех, кто работает на полставки. 

Указывается информация об использовании рабочего времени всех сотрудников, в том числе совместителей. Если в течение года компания работала без сотрудников, бланк также направляется, но заполняются только данные об организации, без указания количества рабочих часов, прилагается письмо с разъяснениями, почему информация не предоставлена.

По правилам стандарта МОТ, данные для анализа должны включать:

• фактически отработанное рабочее время;
• время переработки, находящееся за пределами рабочего времени, оплачиваемое по повышенным ставкам;
• такие виды работ, как подготовка рабочего места, ремонт, уход и подготовка оборудования, заполнение форм отчетности;
• простои, возникшие по вине организации;
• периоды отдыха, включаемые в рабочее время.

В формах государственной отчетности эти показатели рабочего времени в полном объеме не отражаются, но могут учитываться работодателями в целях повышения эффективности труда.

Показатели качества использования рабочего времени

На основании данных отчетности по формулам вычисляют характеристики качества использования рабочего времени. Основной показатель использования рабочего времени – его коэффициент. Он показывает соотношение отработанных дней и периодов перерывов и простоев. Отражает продуктивность предприятия, выявляя периоды простоя в рамках производственного цикла в отношении одного работника или подразделения, помогает определить, по чьей вине они происходили и почему рабочее время расходовалось неэффективно. Посчитав коэффициент, можно разработать комплекс мер по его повышению.

Необходимо ответить на вопросы:

• каково соотношение рабочего времени, израсходованного целесообразно и потраченного неэффективно;
• достаточно ли эффективно использование рабочего времени для достижения целей, организации;
• получен ли ожидаемый результат;
• соответствует ли фактически израсходованное время плановым показателям;
• как соотносятся периоды переработки и периоды рабочего времени, потраченного неэффективно;
• есть ли резервы для снижения количества рабочего времени, потраченного на достижение цели, и, соответственно, сокращения продолжительности рабочей недели или численности персонала;
• насколько часто возникают простои в работе и как характеризуются их причины по значимости относительно оценки эффективности использования рабочего времени;
• объем потерь рабочего времени, запланированных и неожиданных;
• насколько равномерно в течение отчетного периода распределены промежутки эффективно используемого рабочего времени и простоев;
• количество рабочего времени, уходящего на решение административных вопросов и задач, не относящихся к основному производству;
• сколько времени в течение рабочего периода сотрудники используют для решения личных задач;
• существуют ли резервы для оптимизации использования ресурсов рабочего времени.

Также для планирования деятельности предприятия и оценки наполненности рабочего времени менеджеры используют следующие показатели:

• интегральный коэффициент. Он отражает качество использования рабочего времени в течение рабочего дня и рабочего года;
• коэффициент использования максимально возможного фонда рабочего времени. Он не учитывает простои, перерывы, опоздания, иные ситуации неэффективного использования рабочего времени и показывает наибольшую эффективность трудового процесса.

На практике эти коэффициенты оценки использования рабочего времени применяют редко, планирование использования трудовых ресурсов идет на основании общих показателей.

Автоматическая статистика использования рабочего времени

Данные, получаемые в ходе сбора и анализа отчетности об использовании рабочего времени, требуются для повышения эффективности производства, производительности труда. Не имея сведений о структуре затрат рабочего времени, причинах потерь, невозможно вести планирование на будущие периоды.

Часто работодателю недостаточно данных табельного учета для последующего анализа. Это приводит к необходимости вводить автоматизацию процесса оценки эффективно и неэффективно использованного рабочего времени.

Тайм-трекеры, устанавливаемые на компьютеры сотрудников, помогают анализировать рабочее время и эффективность его использования, иногда предоставляя работодателю шокирующие результаты. Так, по данным разработчика Kickidler, в среднем работники эффективно расходуют не более 18-20 % рабочего времени, неэффективно – около 40 %, 15-17 % приходится на простои по вине работодателя. Наименее эффективно расходуется время ИТ-персонала, это всего 11 %, и у них длиннее всего периоды простоев. Наибольшую занятость рабочего времени показывают бухгалтеры. Чем ниже квалификация персонала, тем больше времени расходуется впустую. Целесообразно тратят рабочее время сотрудники, работающие в компании более 2-3 лет.

Выбор метода сбора статистики рабочего времени и ее анализа зависит от потребителя информации. Целесообразно совмещать ручной и автоматизированный способы сбора данных об использовании рабочего времени.

12.02.2021