По мере перевода сотрудников на режим удаленной работы у компаний появляется необходимость установки программы учета рабочего времени на компьютере. Она помогает убедиться в том, что работник 8 часов в день занимается делами компании. По мнению Gartner, до 80% американских работодателей используют тайм-трекеры для мониторинга персонала в общем или отдельных подразделений. 

Зачем нужна программа учета рабочего времени

Популярность тайм-трекеров резко выросла с весны 2020-го, когда начался активный перевод персонала на удаленный доступ. Для правомерного использования такого софта необходимо соблюсти два условия: уведомить работника (тайное использование тайм-трекеров не допускается) и инсталлировать приложение на ПК, принадлежащий организации. Если надо установить утилиту на устройство, принадлежащее сотруднику, требуется получить его согласие.

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Установка тайм-трекера на ПК и мобильные устройства работников призвана решить следующие задачи:

• определение уровня личной эффективности работника;
• оценка прибыльности проектов с точки зрения израсходованных ресурсов;
• перераспределение временно свободных работников на решение других задач;
• определение наиболее и наименее эффективных подразделений;
• выявление резервов рабочего времени;
• защита от утечек информации. Некоторые программные решения имеют такой функционал;
• перераспределение нагрузки, перенос части задач на вспомогательный персонал.

Далеко не все тайм-трекеры имеют весь необходимый функционал. Подбор софта должен основываться на глубоком изучении его возможностей. 

Вместе с тайм-трекером часто используют:

• камеры видеонаблюдения;
• кол-трекинг (контроль и запись всех телефонных разговоров с корпоративных телефонов);
• GPS-трекинг, позволяющий отследить, где находится торговый представитель;
• СКУД, записывающая время прихода в офис и ухода;
• DLP-системы, контролирующие информационный периметр организации и помогающие избежать утечек ценных данных.

Автоматизация офиса с полным мониторингом деятельности персонала обычно стоит дорого, но в компаниях, производящих высокотехнологическую продукцию, это оправдано.  

Стоимость тайм-трекера составляет 7-20 долларов в месяц на одну учетную запись. 

Наиболее полные решения включают:

• мониторинг активности пользователей, показывающий, как давно произошло последнее нажатие на клавишу или движение мыши;
• передача контролирующему менеджеру потокового видео или скринов с экрана;
• учет начала и конца работы над конкретным проектом, перерывов;
• передача менеджеру данных по нажатию клавиш на клавиатуре, иногда выявление стрессового состояния или усталости по изменению ритма работы с выдачей рекомендаций сделать перерыв;
• анализ продуктивности;
• анализ времени использования приложений и информационных ресурсов;
• уведомления;
• мониторинг переписки.

Некоторые утилиты имеют бесплатные версии с ограниченным функционалом и рассчитаны на небольшое число работников.

Топ лучших программ

Эксперты, изучив мнение руководителей компаний, активно работающих с удаленными исполнителями, называют несколько приложений, наилучшим способом решающих поставленные задачи. 

В качестве приоритетов при выборе пользователи называют:

• удобство установки и использования – 75 %;
• наличие необходимого функционала – 71 %;
• мультиплатформенность (Windows, Mac, Linux) – 42 %.

Исходя из этих характеристик, рекомендуется несколько программ.

Kickidler

Наиболее популярная в России программа имеет бесплатную версию с ограниченными функциями, рассчитанную на 6 пользователей. В полной возможностей больше, например, не ограничено количество членов рабочей команды. Руководитель может выводить на свой монитор изображения рабочего стола ПК сотрудников с частой обновления 1 снимок в минуту. 

Возможна запись видео с экрана. В ней можно вести поиск по определенным тегам или инцидентам, это удобно при выявлении виновника утечки информации. 

Программа отличается кроссплатформенностью, проста в установке, ее можно установить в скрытом варианте.

ActivTrak

Облачный сервис для мониторинга рабочего времени сотрудников. При работе с ним могут возникнуть вопросы, связанные с конфиденциальностью данных, так как персональные данные работников хранятся на зарубежных серверах, что является прямым нарушением закона «О персональных данных». 

Скриншоты с экранов обновляются раз в 5 секунд. Есть функция автоматического уведомления об инцидентах информационной безопасности. Отчеты по активной деятельности генерируются по проектам, задачам, исполнителям. Созданы приложения для iOS и Android, установленная на мобильное устройство версия синхронизируется с десктопной. Возможна блокировка пользования приложениями и информационными ресурсами по заданному списку.

Teramind

Программа совмещает учет рабочего времени на ПК с защитой от угроз информационной безопасности, помогает проанализировать производительность сотрудников. Гибкость тарифных планов позволяет выбрать вариант для малого и среднего бизнеса. 
Программа записывает данные с монитора и камеры, установленных на компьютерах сотрудников, анализирует поведение и привычки пользователей. В приложение включен ряд функций DLP-систем, исключающих утечку конфиденциальных данных. В минимальном пакете предусмотрен контроль 5 рабочих мест.

Hubstaff

Программа учета рабочего времени с демократичной ценовой политикой, ориентирована на контроль сотрудников на удаленном доступе. Приложение интегрируется с GPS-трекерами, предоставляет отчеты об использовании рабочего времени, делает скриншоты экрана. Работает во взаимодействии с Basecamp, Trello, Asana, GitHub и PayPal, позволяет выставлять и оплачивать счета. Сервис облачный, конфиденциальные данные проходят через сервер разработчика.

TimeDoctor

Популярная программа учета рабочего времени на компьютерах сотрудников, ориентированная на контроль работы удаленных команд. Интегрируется с Trello, Slack, Asana, GoogleApps, GitHub, Bitrix24, Zoho CRM. Делит рабочее время на продуктивное, непродуктивное, нейтральное, предоставляет отчеты о его использовании. Делает снимки экрана. 

При выборе программ стоит уделять внимание контролю безопасности конфиденциальной информации, выбирая те, которые работают в офлайн-режиме. Это помогает более точно оценить эффективность использования рабочего времени.

12.02.2021