Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Это нетрудоемкая процедура, если речь идет об обязательной отчетности. Но она превращается в серьезную задачу, когда необходимо внедрить программные средства контроля деятельности коллектива. В крупной компании за ее решение отвечает несколько подразделений – от отдела кадров до службы безопасности.

Понятие

Законодатель под учетом рабочего времени понимает ведение табеля, в котором отмечают рабочие дни и дни отдыха и на основании которого производят оплату труда. Формы для внесения сведений разрабатывает Госкомстат. Он может быть поденным или суммированным, в зависимости от того, работает специалист полную неделю или по скользящему графику.

Работодатель, заинтересованный в полной выработке часов, или клиент, оплачивающий работу исполнителя исходя из почасовых ставок, хотели бы получить развернутый отчет о реальной заполняемости рабочего времени. Если час работы консультанта стоит 300 долларов, а консультанты высокого уровня, например, старшие менеджеры международной консалтинговой компании KPMG могут запросить и несколько тысяч долларов, клиент хотел бы знать, на что именно потрачено время, указанное в счете.

Для примера: в прошлом году стало известно, что международная консалтинговая компания McKinsey будет разрабатывать новую транспортную стратегию Москвы на период до 2049 года, предусматривающую применение новых информационных технологий, за 210 миллионов рублей. Если внутри компании учитывается каждая минута активности работника и применяются современные программные средства контроля израсходованного времени, то клиент может не получить развернутого отчета, на что пошли его деньги. 

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Точно фиксирующие время тайм-трекеры, формирующие для клиента отчеты, проиллюстрированные графиками эффективности, часто являются средством повышения уровня доверия между заказчиком и клиентом.

Обязанности работодателя

Организовывая учет рабочего времени, еще несколько лет назад работодатель был обязан начинать трудовой день работников с необходимости расписаться и поставить время прихода на работу в журнале. При этом рядом с ними должны были находиться часы, точно указывающие время. За это отвечал административный отдел. Данные журнала передавали в отдел кадров, который заполнял табель Т-12, и далее информация поступала в бухгалтерию, отвечающую за расчет зарплаты. Теперь появились новые форматы.
Работодатель должен своевременно готовить документы, на основании которых происходит запись данных – приказы об отпусках, командировках, о привлечении к работе в выходные дни, о переводе на удаленный режим.

Также работодатель отвечает за программно-техническое обеспечение контроля – приобретение и установку программ кадрового анализа, тайм-трекеров, СКУД, внедрение системы электронных пропусков и средств биометрического распознавания, исключающего возможность отметить чужой карточкой якобы приход на работу задержавшегося специалиста.

Подразделения, отвечающие за контроль

За организацию контроля за использованием рабочего времени в компании, кроме руководства, могут отвечать пять подразделений:

• административный отдел;
• служба безопасности;
• отдел кадров;
• бухгалтерия;
• ИТ-подразделение.

Задачи подразделений разнятся. Формально в нормативно-правовых актах не указывается, на кого возлагается обязанность по ведению табеля. Но существует утвержденный профессиональный стандарт по профессии «бухгалтер», и там этой обязанности нет. Возлагать решение задачи на работников отдела кадров невозможно, так как эти должности предусмотрены не во всех штатных расписаниях организаций. Чаще всего табели ведут секретари или делопроизводители.

Если речь идет о подсчете часов во всех видах консалтинга, от ИТ до финансового, практически всегда работа по проекту производится силами группы специалистов, взаимно дополняющих друг друга. Появляется функция проектного менеджера, отвечающего за эффективность использования времени членами команды.

Административный отдел

В полномочия его сотрудников, при условии ведения журнала вручную, входит контроль за ведением, правильностью заполнения, своевременностью передачи данных в кадры или бухгалтерию для подготовки табеля. Иногда работники административных подразделений берут функцию заполнения табеля на себя. В обязанности подразделения также входит разработка внутренних регламентирующих документов, например, правил трудового распорядка. Иногда именно в этом подразделении создается отдельная должность табельщика – сотрудника, отвечающего за запись данных рабочего времени. В квалификационном справочнике должностей указываются его должностные обязанности.

Этот специалист:

• ведет табельный учет фактического времени работы;
• контролирует время прибытия на рабочее место и ухода с него;
• проверяет нахождение персонала на рабочих местах;
• вносит данные в табель;
• по итогам рабочего дня готовит сводный рапорт в отдел кадров о посещаемости, опозданиях, неявках и их причинах;
• контролирует предоставление бюллетеней или справок об уходе за больными детьми или родственниками;
• учитывает сверхурочные часы.

Чаще всего такая должность вводится в штатное расписание строительных или производственных предприятий с большим количеством персонала. Но можно возложить обязанности табельщика отдельным приказом на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров. У табельщика могут быть работники в подчинении. Целесообразно составить регламент работы специалиста, описывающий каждую возможную ситуацию: контроль за использованием суммированного рабочего времени, переработки, контроль времени работников на удаленном доступе.

Служба безопас ности

Это подразделение отвечает за организационные и технические меры, обеспечивающие достоверный контроль за использованием рабочего времени. В сферу компетенции входят ручное отмечание времени прихода, ухода, перерывов сотрудников, введение и контроль системы электронных пропусков, установка и обслуживание СКУД, направление служебных записок руководству о принятии мер к нарушителям режима. Также служба безопасности согласовывает документы, связанные с применением иных программных средств контроля за использованием времени, расследует дисциплинарные нарушения.

Отдел кадров

В большинстве организаций функция контроля за использованием рабочего времени, суммированного или поденного, возложена на отдел кадров.

Специалисты отдела:

• заполняют табели – бумажные по форме Т-12 и в электронном виде по форме Т-13;
• ведут кадровые программы;
• формируют документы, оправдывающие отсутствие персонала (приказы об отпусках, командировках, бюллетени) и вводят их электронные копии в базу данных;
• отслеживают соблюдение индивидуальных графиков при установлении сотруднику режима гибкого или скользящего рабочего времени;
• отслеживают все случаи переработок;
• создают и вводят в базу данных документы, связанные с работой в выходные дни и сверхурочными, это также приказы руководителя и письменные согласия работников;
• организуют ведение суммированного учета времени;
• передают сведения в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Обычно эти функции описывают в положении о подразделении и в должностных инструкциях конкретных работников отдела кадров, отвечающих за контроль работы работников предприятия и за сравнение фактических результатов с плановыми.

Бухгалтерия

В ряде компаний учет рабочего времени объединен с бухгалтерским в рамках работы с единой программой ведения кадровой документации и расчета зарплаты. Для бухгалтерии важно получить уже готовый табель и сопровождающие его документы, объясняющие отсутствие или дополнительную работу по повышенной ставке в выходные или сверхурочно. Далее происходит автоматический, в рамках бухгалтерской программы, расчет заработной платы с использованием всех вводных.

ИТ-подразделение

В компаниях, где, помимо требуемых законодательством систем учета рабочего времени в целях правильного расчета зарплаты, применяется тайм-трекинг, задачу контроля выполняют работники ИТ-подразделений. После того как выбрана, установлена и доработана программа контроля часов и расчета заплаты, часто возникает необходимость приобретения и установки тайм-трекеров, особенно на компьютеры, предоставленные персоналу на удаленном доступе. При выборе тайм-трекера особое внимание следует уделить тем, которые синхронизируются с кадровыми приложениями и обмениваются данными.

Проектный менеджер

При создании рабочей группы по работе над проектом при решении задачи контроля эффективности использования временных ресурсов необходимо исключить из должностной инструкции любые обязанности, имеющие признаки обычной, административной текущей деятельности и отвлекающие время от проекта. В программе, контролирующей исполнение проекта, менеджер ведет учет рабочего времени, потраченного именно на работу над проектом. Такой контроль необходим для оценки эффективности проекта и доходности клиента, принятия стратегических решений по развитию бизнеса компании.

Корректность ввода данных

Если возникает спор о правильности начисления зарплаты и ведения табеля, переходящий на рассмотрение суда, вопрос, кто отвечает за учет рабочего времени сотрудника, оказывается немаловажным. Когда организацию вынуждают выплатить штраф или существенные суммы морального ущерба за неверный расчет зарплаты, связанный с неправильными записями, виновного в ошибке сотрудника требуется привлечь к ответственности. Но чтобы это сделать, сотрудник обязан вносить записи об отработанном времени коллектива согласно должностной инструкции. Данные полномочия необходимо возложить на конкретное подразделение или специалиста внутренними регламентами, утвержденными на уровне руководства, и должностными инструкциями.

Программные средства

Можно разделить программы учета рабочего времени на две группы: кадровые и бухгалтерские приложения и тайм-трекеры. Первые отвечают за кадры и расчет заплаты по российскому законодательству, вторые обеспечивают работодателю контроль эффективности работы сотрудников.

Среди наиболее часто используемых программ:

• «1 С: Зарплата и управление персоналом». Ее используют многие российские компании, она содержит все формы унифицированной отчетности и корректный справочник причин отсутствия персонала или поводов для начисления сверхурочных;
• «Парус – Кадры». Программа обеспечивает только кадровый учет, без начисления зарплаты, и синхронизируется с бухгалтерским приложением того же разработчика. В качестве отдельной опции добавлен журнал ведения отпускных и больничных. Наилучшим образом подходит для госслужащих;
• «Босс-Кадровик». Содержит все предусмотренные законодательством формы, отражает действующие требования по охране труда и их влияние на режим дня и учет рабочего времени, помогает рассчитать заработную плату;
• Navision HR. Полноценное приложение для управления персоналом с функцией ведения журнала контроля рабочего времени. Синхронизируется с некоторыми тайм-трекерами, но имеет все минусы, связанные с использованием софта от зарубежных разработчиков;
• SAP HCM. Внедряется на крупных предприятиях. Содержит все необходимые кадровому и проектному менеджеру функции. Посчитает не только заплаты на основе данных записи рабочего времени, но и премию на основании анализа достижения ключевых показателей эффективности.

В первую очередь нужно выбрать кадровую программу, затем определиться с необходимостью тайм-трекера. При установке тайм-трекера надо помнить, что коллектив или отдельные подразделения должны быть уведомлены о его использовании и согласны с этим условием.

Стоимость тайм-трекера может быть довольно высока. При отсутствии необходимости установки исходя из требований законодательства стоит обратить внимание на бесплатные приложения. Компания в первую очередь должна обеспечить учет рабочего времени в целом и только потом по отдельным проектам.
 

11.02.2021