Массовый перевод сотрудников на удаленную работу определен двумя причинами – пандемией и пониманием руководителей организаций, что этот способ ведения бизнеса поможет сократить ряд постоянных затрат, например, на аренду офиса. Тренд времени нашел отражение в законодательстве: полностью переписана глава Трудового кодекса РФ, касающаяся работы на удаленном доступе.
Но перевод больших групп сотрудников на удаленную работу ставит вопрос об эффективности использования рабочего времени вне бдительного надзора отдела кадров и служб безопасности. Начинает расти спрос на программные продукты, позволяющие обеспечить надзор за тем, что сотрудник в действительности делает за компьютером.
Принцип невмешательства в частную жизнь граждан обеспечен правовой защитой высокого уровня. Создавая систему мониторинга, важно не нарушить статью УК РФ, посвященную охране неприкосновенности данных о частной жизни, и законодательство о защите персональных данных. Нарушение общих принципов защиты личной информации всегда становится основой для возникновения трений с законом или сложностей с преодолением противодействия персонала.
На практике выработано два принципа, исходя из которых использование специальных программ допустимо:
На практике договоры аренды оформляют редко, чаще выплачивают компенсацию, при этом оговаривается, в течение какого времени личное оборудование используется в целях компании. Далеко не все организации готовы следовать требованиям законодательства, но надо учитывать, что использование программ мониторинга без ведома сотрудника не может служить основанием для уменьшения оплаты его труда или привлечения к дисциплинарной ответственности. В худшей ситуации, если данные мониторинга были получены без ведома сотрудника, а затем разглашены третьим лицам, возникнет риск привлечения руководства организации к административной или уголовной ответственности. Крайне часто данные мониторинга ПК сотрудника не расцениваются как персональные и последующее их несогласованное использование оказывается проблемным для многих компаний, приводя к судебным спорам и подрыву репутации. Так, записи с камеры ноутбука, полученные без согласия сотрудника, являются биометрическими персональными данными, и их использование связано с трениями с законом. Это следует помнить организациям, которые пытаются предложить сотрудникам на удаленном доступе дресс-код.
Если компания удачно преодолела сложности организационного периода, то останется выбрать программу, которая поможет наиболее точно проанализировать активность персонала и будет не настолько дорогой, чтобы мониторинг ПК сотрудников стал проблемой для бюджета компании и нагрузкой на системных администраторов.
Большинство программ мониторинга активности пользователей за ПК основаны на совмещении модуля, устанавливающего время для работы над конкретной задачей, и датчика, который отслеживает период, прошедший после последнего нажатия на клавишу или щелчка мышью. Некорректность такого способа оценки рабочего времени понятна, так как сотрудник может, даже находясь за компьютером, обдумывать формулировку статьи, на листочке бумаги писать программный код или звонить эксперту. Такой же сигнал о сбое программа мониторинга даст в случае отключения ПК от Интернета или сбоя VPN-канала, по которому организован доступ к серверам компании.
Некоторые приложения для мониторинга имеют дополнительные форматы, позволяющие собирать и анализировать данные о других видах активности, но большинство популярных решений лишено этой возможности.
Так как режим оценки времени, проведенного за монитором, задается не вполне конкретно, пользователи находят способы обмануть тайм-трекеры:
От такого мошенничества защищает способность программы мониторинга отправлять контролирующему менеджеру скрипты или видео с экрана пользователя. Но при большом количестве сотрудников и отслеживаемых ПК отличить реальную деятельность от имитации сложно.
Программы мониторинга, как в офисе, так и на удаленном доступе, обладают еще рядом возможностей, например, могут блокировать определенные сайты или приложения. Но следует учитывать, что при подключении компьютера к корпоративной сети те же функции – изучение активности пользователей и мониторинг используемых приложений и сайтов – может выполнить системный администратор. Фактически оплата за программу идет за генерацию удобных для чтения отчетов об активности, оценку рабочего времени как эффективного, неэффективного и нейтрального и вывода на базе этих отчетов таблиц или графиков, дающих руководителю материал для анализа.
Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».
Стоит обратить внимание на несколько популярных продуктов.
Основное преимущество – возможность прямой трансляции рабочего стола сотрудника менеджеру. Принцип работы стандартный – создается задача, выставляется время на ее выполнение, далее каждый момент, когда возникает необходимость сделать перерыв, сотрудник ставит таймер на отсчет времени, в которое он не работает.
Программа наиболее эффективно отслеживает время работы клиентских менеджеров, агентов по продажам, сотрудников кол-центров, сотрудников, для которых важно постоянное нахождение на рабочем месте без перерывов. В ней настраиваются оповещения, которые подсказывают, что сотрудник нарушает заданный график.
Программа позволяет проводить удаленное администрирование рабочего места – системный администратор, может корректировать программы, установленные на компьютере сотрудника, устранять ошибки или вносить изменения.
При настройке программы каждое действие сотрудника можно оценить как продуктивное, непродуктивное, нейтральное или не описанное в бизнес-правилах. Также можно ранжировать используемые приложения и посещаемые сетевые ресурсы. Непродуктивные ресурсы или приложения можно блокировать для всех или отдельных категорий пользователей. Программа генерирует запросы на отпуска, командировки, больничные. При их одобрении руководством они встраиваются в календарь рабочего времени. Программа отслеживает нажатие клавиш и видит включение утилит-блокировщиков.
Задача разделения времени на рабочее и личное, если ПК находится в собственности работника, решается настройкой программы на работу, связанную с контролем компьютеров сотрудников, только с одной определенной учетной записью или на определенное время. Не стоит забывать о необходимости получения письменного согласия сотрудника на мониторинг.
Существует бесплатная версия программы с ограниченным функционалом. Она рассчитана на 6 сотрудников, просмотр рабочего стола возможен в режиме реального времени, без записи видео или скриншотов. В ней нет контроля нажатия клавиш. Есть демоверсия на 7 дней с полным функционалом, через неделю приложение автоматически переключается на бесплатный вариант.
Еще одно решение, которое поможет контролировать фрилансеров и сотрудников на удаленном доступе. В отличие от предыдущей, программа менее нацелена на мониторинг времени, в большей степени отслеживает профессиональную эффективность. Она включает некоторые функции систем, направленных на обеспечение информационной безопасности. Учет рабочего времени и контроль нахождения сотрудника у ПК осуществляются по тому же принципу, что у Kickidler, но сняты ограничения, связанные с предположением, что специалист обязан посвящать все рабочее время нажатию клавиш. В отчетах указывается, чем занимался пользователь, а причины отсутствия у монитора должен одобрить руководитель.
Сотрудники рассматриваются как отдельные рабочие единицы и как члены группы. Программа генерирует отчеты по эффективности работы за ПК у отдельного работника и у подразделения. Видеоизображение происходящего на рабочих столах недоступно, но можно просматривать скриншоты или анализировать информацию онлайн.
Важной задачей программы становится оценка продуктивности. Приложения, информационные ресурсы и сайты делятся на продуктивные и непродуктивные. Программа тонко настраивается. Если у конкурентов пребывание на непродуктивном, по мнению компании, сайте отслеживается только через 5-10 минут после входа, здесь диаграмма покажет даже 48 секунд изучения прогноза погоды.
Когда сотрудник работает в офисе, в программе доступна опция, показывающая, как часто происходил вывод документов на печать и сколько бумаги было фактически израсходовано.
Есть возможность интегрировать данные программы в табель рабочего времени, если в компании работает механизм его суммированного учета. Если рабочий график строится по обычному еженедельному режиму, данные сразу передаются в бухгалтерскую программу.
Программа хорошо функционирует в интеграции с CRM-системами, оценивая эффективность работы сотрудника по нескольким показателям. Совместное использование утилит позволяет выявить эффективность или пренебрежение обязанностями.
Бесплатная версия позволяет протестировать программу в течение 15 дней на компьютерах 5 сотрудников. Платная рассчитана на 3 или 12 месяцев использования или может быть бессрочной, тогда оплачивается каждая учетная запись. Работать с программой лучше крупным компаниям с разветвленной сетью филиалов и множеством удаленных сотрудников, затраты оправдываются при масштабировании. Ее можно установить на 100 и более компьютеров и интегрировать с большинством офисных приложений, но придется учитывать требования, необходимые для обработки существенного потока информации, загрузку каналов связи и информационной сети в целом, и загруженность сотрудников ИТ-департамента.
Стандартный тайм-трекер с минимумом дополнительных возможностей. Работодатель всегда будет знать, чем заняты сотрудники. Дополнительной опцией станет оценка и сравнение работы сотрудников подразделения или проектной команды. Программа позволяет сформировать отчет по графе «Переработка», что позволит более эффективно распределять нагрузку в рамках команды. Есть опция формирования отчетов по приложениям или файлам, показывающая, какие наиболее полезны сотрудникам.
Выгоды для пользователя:
Разработчик в качестве основных плюсов системы заявляет отсутствие нарушения внутреннего пространства сотрудника, понятный периметр мониторинга, что сохраняет мотивацию персонала на высоком уровне.
Программа построена на принципе регламентации бизнес-процессов, что помогает вовлекать сотрудников в азарт соревнования за улучшение показателей, а не побуждать их использовать различные способы обхода мониторинга ПК.
Система позволяет отключать оповещения сотрудников о нарушении режима рабочего времени, при этом в отчетах они видят общую эффективность и могут строить собственные графики. Интерфейс программы позволяет определить, что более интересно персоналу.
Все приложения, в которых работают пользователи, разделены на четыре группы:
Отслеживать эффективность необходимо в рамках времени, расходуемого на использование программ каждой из групп. При этом на почту менеджера будет приходить оповещение о том, что коллеги пользуются соцсетями или установили нерекомендованное приложение.
Визуализация осуществлена на высоком уровне, отчеты формируются по каждому дню, подразделению, проекту.
Предусмотрена интеграция с IP-телефонией, POS-терминалами, календарями, 1С, СКУД, кадровыми системами. Вся информация отражается в табелях учета рабочего времени. Возможна загрузка в программу данных, полученных по результатам обработки звонков клиентов.
Предусмотрена демоверсия программы на 14 дней. Программа эффективна для малого или микробизнеса, для крупных компаний она не актуальна из-за ограниченного количества доступных опций.
***
Выбор удобного решения всегда связан со спецификой деятельности компании. Многие крупные корпорации предпочитают разрабатывать свои системы мониторинга, а не ориентироваться на готовый софт.
27.01.2021
Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.
Подпишитесь на нашу рассылку и получите
свод правил информационной безопасности
для сотрудников в шуточных