Для успешного развития бизнеса и процветания компании важно добиваться от персонала максимально полезного использования рабочего времени, укреплять дисциплину труда. Законодательство РФ обязывает руководство предприятий организовывать правильный учет рабочего времени, который позволит избежать ошибок при оплате труда работников и оптимизировать рабочие процессы.

Задачи отслеживания рабочего времени

Причинами снижения доходов компании, невыполнения намеченных планов, возникновения излишних денежных расходов чаще всего являются:

• Слабый контроль затрат рабочего времени сотрудников;
• Недостаточная оснащенность средствами наблюдения за действиями персонала в рабочее время;
• Отсутствие четкого распределения обязанностей и контроля их исполнения;
• Безответственное отношение отдельных работников к трате рабочих часов.

При отсутствии должного контроля падает заинтересованность работников в быстром и эффективном выполнении заданий, расширении профессиональных знаний, повышении квалификации.

Руководителю трудно судить о продуктивности работы сотрудников, если отслеживание затрат рабочего времени организовано плохо, учетная документация ведется небрежно. Он не может требовать конкретных результатов работы, если время, выделенное на выполнение заданий, не соответствует реальным возможностям коллектива.

Для устранения подобных проблем и оптимизации бизнес-процессов требуется ежедневная фиксация полезных и непроизводительных затрат рабочего времени. 

Учет времени, расходуемого сотрудниками на выполнение служебных заданий, а также растрачиваемого впустую, дает возможность выявить нарушения дисциплины, недостаточную компетентность в работе. Подобный контроль позволяет руководителям компаний принимать решения о необходимости введения санкций или поощрения сотрудников.

Регулярное отслеживание затрат рабочего времени позволяет решать следующие задачи:

• Выявить «слабые места», установить причину непроизводительной работы, сократить потерю времени на действия, отвлекающие от выполнения служебных обязанностей;
• Определить, какие задания требуют наибольших трудозатрат;
• Оптимизировать производственные процессы путем автоматизации, дополнительного обучения сотрудников, замены кадров;
• Обнаружить скрытые резервы рабочего времени, выявить причины невыполнения сроков, возникновения авралов;
• Равномерно распределять нагрузку между работниками и точно определять время, требуемое для решения конкретных задач;
• Реально оценить необходимость расширения штата, повышения или понижения сотрудников в должности;
• Выявить нарушителей трудовой дисциплины.

За организацию процедуры отслеживания рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками, отвечает руководство компании и ее подразделений. Назначаются специальные лица, ответственные за ведение учетной документации. 

Особенности учетной процедуры 

Учитывается не только время, уходящее непосредственно на выполнение служебных заданий, но и время отдыха, отсутствия на работе по уважительной и неуважительной причине. Результаты заносятся в учетные журналы, табели и представляются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников.

Режимы работы организаций

При фиксации затрат рабочего времени учитывается режим работы данной организации (распределение рабочих и выходных дней в течение недели, месяца, а также продолжительность ежедневного труда).

В крупных и мелких компаниях, занятых различными видами бизнеса, устанавливаются следующие режимы работы:

• Нормированный – с чередованием пяти трудовых дней с двумя днями отдыха. По стандарту общее рабочее время составляет 40 часов в неделю при 8-часовом рабочем дне. В некоторых случаях (на вредных и опасных производствах) продолжительность ежедневной работы снижается до 6 часов. Рабочее время сокращается также для сотрудников с ограниченной трудоспособностью, беременных женщин и несовершеннолетних работников;
• Ненормированный. Ежедневные затраты времени не регламентируются. Регистрируются только часы обязательной работы, оплачиваемой по обычному тарифу. Переработка компенсируется предоставлением дополнительных дней оплачиваемого отпуска (от 3 до 10);
• Гибкий. Время работы устанавливается произвольно (используется свободный график). Такой режим предусмотрен для сотрудников, работающих удаленно или выезжающих в командировку. Оговаривается длительность рабочей недели, а часы выполнения служебных заданий выбираются самостоятельно. Назначается обязательное время связи для обсуждения рабочих проблем;
• Сменный. Рабочие и выходные дни отдельных сотрудников или бригад распределяются таким образом, чтобы производство работало непрерывно. Использование данного режима работы позволяет обеспечить бесперебойное обслуживание оборудования или охрану объектов. Количество и длительность смен определяется потребностями компаний. При расчете заработка отдельно учитываются часы дневной и ночной работы, оплачиваемые по разному тарифу. Количество рабочих часов за неделю может быть меньше или больше 40. Итог общего расхода рабочего времени подводится в конце определенного учетного периода, длительностью от 1 месяца до 1 года. Для вредных производств это период не должен превышать 3 месяцев.

Какими способами учитывается рабочее время

Существует три способа регистрации отработанного времени: 

• Поденный. Такая фиксация рабочего времени проводится в компаниях, использующих нормированный график (с равным распределением часов работы по дням недели). Ежедневно отмечается время пребывания сотрудника на рабочем месте, которое затем суммируется;
• Понедельный. Подобный учет производится, когда время, затрачиваемое на работу в различные дни недели, распределяется неравномерно. При этом согласно регламенту общее количество часов рабочей недели не должно превышать 40. 
• Суммированный. Этот способ применяется при работе по гибкому или сменному графику. Учитываются часы работы по норме и время переработки. Ежемесячная зарплата начисляется в фиксированном размере, а лишние часы оплачивают в конце учетного периода по льготной ставке. Если при использовании сменного графика общее рабочее время за весь учетный период ниже нормы, производится доплата за недоработанные часы.

Методы контроля работы сотрудников

Для контроля явки сотрудников на работу, а также их действий в рабочее время используют:

• Журналы посещаемости и учетные табели;
• Записи с видеокамер и аудиоустройств (установленные легально с согласия работников);
• Системы биометрической регистрации входа на территорию предприятия;
• Контроллеры допуска в рабочие помещения по магнитным картам;
• Компьютерные программы самоконтроля работы сотрудников (системы CRM);
• Тайм-трекеры – программные комплексы планирования и регистрации трудозатрат.

Для чего нужны учетные табели 

Ведение учетного табеля – это наиболее популярный метод контроля затрат рабочего времени.

Подобный документ нужен для того, чтобы:

• Упростить оплату труда работников компании, избежать возникновения бухгалтерских ошибок при начислении заработка, расчете премий или удержаний;
• Обеспечить документальное подтверждение сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника за определенный период;
• Предоставлять работникам кадровой службы данные, позволяющие контролировать соблюдение режима работы предприятия, составлять отчеты о реализации кадровой политики.

Табель изучается при проверках деятельности компании, осуществляемых контролирующими органами (инспекцией по труду, налоговой службой, судебными инстанциями).

Его могут затребовать работники фонда социального страхования, учитывающие время, отработанное сотрудниками, при начислении социальных пособий.

Данные учетных табелей используются также при составлении статистических отчетов о численности работников и их зарплате.

Формы заполнения учетного табеля 

На предприятиях используются различные варианты составления табеля контроля рабочего времени. Чаще всего используются стандартные формы ручного заполнения (Т-12) и автоматизированной регистрации учетных данных (Т-13).

При заполнении учетных форм используются коды для обозначения различных кадровых процедур, например:

• Я – явка в рабочий день;
• Н – ночная работа;
• В – работа по выходным;
• К – командировка;
• ОТ – отпуск;
• Б – наличие больничного листа.

Учитывается только рабочее время, расходуемое штатными сотрудниками, подписавшими трудовой договор.

В небольших организациях иногда проводится упрощенный учет рабочего времени При этом в табель заносят лишь сведения об отсутствии сотрудника на работе и реально отработанном времени.

Системы автоматизированного контроля рабочего времени (тайм-трекеры), такие как CrocoTime, Bitcop, Tick, Timesheets, OfficeTime, TimeInformer и другие, позволяют облегчить отслеживание трудозатрат на выполнение служебных заданий. Программы позволяют контролировать действия сотрудников в интернете, ограничить доступ к посторонним серверам, сделать записи с экрана компьютера, фиксировать время отправления и получения электронных сообщений.

Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».  

***

Фиксация расходов рабочего времени позволяет оценить продуктивность работы сотрудников, обнаружить причины недостаточной отдачи от вложений в развитие бизнеса. Важно учитывать время плодотворной работы исполнителей, предотвращать безответственное распоряжение временем, отводимым на выполнение служебных заданий. Это позволит выявить дополнительные возможности повышения эффективности бизнес-процессов и увеличения доходов компании.

15.01.2021