Система учета рабочего времени на предприятии | Учет рабочего времени сотрудников: система, виды, порядок ведения

Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы

СёрчИнформ КИБ
30 дней для тестирования «СёрчИнформ КИБ» с полным функционалом ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Время чтения
Шрифт

Необходимость нормирования рабочего времени на предприятии регулируется рядом нормативных актов. Работодатель обязан вести учет рабочего времени каждого сотрудника, исходя из требований ст. 91, 100 ТК РФ. Рабочее время, установленное для обычных категорий сотрудников, 8 часов в течение дня и пять дней в неделю, не вызывает проблем с учетом и расчетом зарплаты. Суммированный рабочий день, устанавливаемый при скользящем графике работы, требует более тонкого учета и контроля. 

Необходимость учета рабочего времени в организации

Стандартно ведение учета относится к обязанностям сотрудников отдела кадров. Они передают данные в бухгалтерию для расчета заработной платы. Отсутствие табелей учета рабочего времени создает проблемы. Любая ошибка в учете приведет к неверному расчету зарплаты и вероятным конфликтам с трудовой инспекцией. Режим рабочего времени, начала и окончания рабочего дня, продолжительность перерыва на обед прописываются в правилах внутреннего трудового распорядка организации и трудовых контрактах работников.

Подсчет времени работы сотрудников обычно не вызывает проблем. Дни отмечаются в табеле автоматически, или в программе, если не заведено документов об отсутствии, или в бумажном табеле. По итогам периода начисляется зарплата. 

Сложнее с сотрудниками, которые работают не по стандартному графику. Для них приходится вводить систему суммированного учета рабочего времени исходя из фактического времени начала и окончания работы.

Суммированный учет рабочего времени обычно связан с сезонным или посменным видами работы, с иными вариантами гибкого графика, например, при неполном рабочем дне или ненормированной рабочей неделе. В таком формате работают сотрудники служб охраны, отелей, продавцы, менеджеры по продажам, руководители.

Введение системы суммированного учета обязательно сопровождается принятием внутренних нормативных документов, одобряемых профсоюзной организацией. Процесс регламентирован в документах Министерства труда и социальной защиты РФ, которые носят общерекомендательный характер. Так, стоит обратить внимание на п. 2 Методических рекомендаций по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденных приказом ведомства от 19.04.06 г. № 138.

Табель по учету рабочего времени утвержден в 1998 году Госкомстатом РФ. С тех пор форматы не изменялись, хотя были переутверждены постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Новые табели включены в электронные программы учета рабочего времени. В бумажном формате документ носит номер Т12, при обработке в электронных системах – Т13.

Программы для учета рабочего времени

Помимо бухгалтерских форм, учитывающих время работы и отдыха сотрудников и используемых для расчета оплаты труда и больничных листков, компании активно используют тайм-трекеры. Внедрение электронных систем часто становится дополнительным стимулом повышения производительности труда. Учет рабочего времени является основой для принятия управленческих решений. Сведения о рабочем времени используются для ресурсного планирования, управленческого учета и оценки эффективности бизнес-процессов.

 В небольших компаниях рабочее время часто учитывается в таблицах Excel. В крупных организациях система должна строиться на более совершенных инструментах, позволяющих проводить анализ данных в различных разрезах. 

Необходимо:

  • иметь полное понимание, сколько времени потрачено на проекты, сколько и каких сотрудников задействовано. Это позволяет эффективно учитывать и перераспределять кадровые ресурсы;
  • согласовать полученную информацию с причастными к проекту подразделениями. Это снимет риски неравноценной оценки трудового вклада и несправедливой оплаты;
  • свести в единую базу информацию из разных источников и систем учета.

Для создания системы учета рабочего времени используют программные решения двух типов:

  • для производственных сотрудников – СКУД (система контроля и учета доступа). Она фиксирует вход/выход работника за пределы организации или цеха;
  • для офисных сотрудников – модель, в которой учитывается только время, проведенное за компьютером, и его распределение между проектами. 

В консалтинговых компаниях и аудиторских фирмах, оплата услуг которых часто производится в почасовом формате, необходимо дополнительно учитывать время, которое было потрачено на каждого клиента. В так называемых T&M-проектах (Time&Material) оплачивается не результат, а время исполнителя.

Иногда они используются в работе конструкторских бюро, компаний, занятых разработкой программного обеспечения.

В таких случаях возникает необходимость ведения таймшитов, листков учета времени сотрудника за период и на каждого конкретного клиента. 

В отчетах указывают:

  • время работы с клиентом;
  • время выполнение административных задач;
  • время простоев.

Программа учета времени должна содержать классификатор клиентов и видов работ. В форме необходимо предусмотреть возможность оставлять комментарии.

Work Point

Консалтинговые и юридические фирмы часто используют программу Work Point, которая позволяет формировать таймшиты. 

Работа происходит по следующему алгоритму:

  • сотрудник заполняет таймшит и направляет его менеджеру на согласование;
  • руководитель оценивает точность введенных данных и ставит визу;
  • финансовые специалисты на основе полученной информации подсчитывают количество рабочего времени, затраченного на один процесс;
  • руководители сравнивают эффективность отдельных проектов, подразделений, специалистов.

Программное решение помогает понять, какие клиенты являются наиболее трудозатратными. Не всегда они оказываются самыми прибыльными. Это становится причиной пересмотра политики организации. 

Решение реализовано в мобильной версии, это помогает настроить работу на удаленном доступе.

Для учета больничных, командировок, отпусков настраивается режим заявок на отсутствие. Сотрудник заполняет их, согласовывает, далее программа фиксирует этот период в качестве легитимного. Руководитель следит за тем, чтобы периоды отсутствия работников, сотрудничающих по одному проекту или клиенту, не пересекались.

Важным структурным элементом таймшита являются бизнес-правила. При их точной конкретизации не возникает необходимости проводить рутинную проверку отчетов или заявок. Пользователь, неправильно заполнивший отчет, не сможет отправить его на согласование, или ему специальным сообщением будет доставлено уведомление об ошибке. 

Плюсы этого и подобных решений:

  • распределение затрат по проектам и клиентам;
  • учет рабочего времени в рамках проекта;
  • контроль за отсутствием сотрудников и переработками, управление использованием кадровых ресурсов;
  • оценка качества работы планирующих деятельность подразделений;
  • анализ качества бизнес-процессов;
  • контроль работы подрядчиков.

Но это специализированное решение не помогает справиться со всеми задачами, которые могут возникнуть у работодателя. Существуют и более функциональные варианты систем учета рабочего времени.

Программы линейки StaffCop

Отечественная разработка помогает решить большое количество задач:

  • контроль за поведением пользователей, утечками информации, выявление инцидентов и их расследование;
  • контроль трудовой деятельности сотрудников, эффективности труда, присутствия работников на рабочем месте, использования программ и иных информационных ресурсов;
  • обеспечение процессов удаленного администрирования, контроль за рабочим столом удаленного компьютера, блокировка доступа к определенным сайтам, запрет на запуск или остановку новых приложений.

Программа распространяется в лицензионной и демоверсии. 

Она поможет выявить:

  • сотрудников, проводящих много времени за развлечениями;
  • работников, желающих сменить компанию;
  • персонал, вступивший в отношения с конкурентами;
  • лиц, намеренных причинить компании ущерб своими действиями;
  • создателей схем корпоративного мошенничества.

Программа выявит нелояльный персонал и поможет зафиксировать следы нарушения. 

Она поможет проконтролировать:

  • внешнюю и внутреннюю коммуникацию сотрудников;
  • действия, совершаемые с файлами и документами;
  • выведение на печать документов, содержащих конфиденциальную информацию;
  • установку и запуск приложений;
  • подключение к базам данных по сети.

Эти опции дополнительно к учету рабочего времени позволят настроить параметры информационной безопасности. 

Программа может заблокировать:

  • доступ к определенным ресурсам, например, к сайтам конкурентов;
  • установку и запуск приложений, не разрешенных политикой информационной безопасности компании;
  • подключение съемных носителей или запись на них.

Возможность предупреждения инцидентов информационной безопасности обезопасит компанию от негативного развития внутренних конфликтов.

В рамках анализа эффективности использования рабочего времени программа поможет выявить лучшие с точки зрения использования трудовых ресурсов проекты или подразделения. Расследование причин неэффективной работы, неправильного расходования трудовых ресурсов можно вести с точки зрения правильности постановки задач руководителями и их выполнения подчиненными.

Программы этого семейства используют крупные банки и государственные корпорации, настраивая их под решение конкретных задач. Возможность автоматического расчета табеля рабочего времени делает эти системы комплексным инструментом, решающим большинство поставленных задач.

Учет рабочего времени для сотрудников на удаленном доступе

С переводом большинства сотрудников на удаленную работу появляется необходимость выстроить систему учета рабочего времени. По умолчанию администрация считает рабочую неделю для офисных работников состоящей из 40 часов. Возникают исключения. Так, крупные компании при удаленной работе сокращают рабочую неделю до 30 часов. Но в организациях, где подсчет точного количества часов, потраченных на конкретный проект, является частью бизнес-процессов, возникает необходимость использовать решения для контроля рабочего времени на домашних ПК или мобильных устройствах персонала.


«СёрчИнформ КИБ» контролирует максимальное количество каналов передачи информации, защищая компанию от утечек данных.


Это позволяет избежать риска узнать о неэффективности использования рабочего времени только в момент сдачи проекта. 

Установка программы на компьютер сотрудника может стать даже мотивирующим фактором, если удастся понять, в каком режиме он работает наиболее эффективно, например, в варианте совы или жаворонка. Для него может быть построен индивидуальный график, позволяющий наилучшим образом использовать его возможности. 

Выбирая программное решение, надо помнить о том, что многие работники, ориентирующиеся в ИТ-индустрии, способны использовать утилиты, которые будут имитировать требуемую работодателем активность, не предоставляя достоверной информации. Отслеживание попыток обхода должно стать одной из первоочередных задач службы безопасности. 

Kickidler

Программа для мониторинга, используется в офисах и для удаленного доступа. Она выявляет и сообщает работодателю:

  • время фактического начала и окончания работы. Информация не всегда будет достоверна, если компьютер используется сотрудниками и для личных целей. Некоторые компании выдают работникам офисные ПК, подключаясь к ним через программы совместной работы;
  • перерывы, время, проведенное на развлекательных сайтах и в приложениях;
  • нажатия определенных клавиш на клавиатуре, это позволяет выявить отключение программы мониторинга.

На основе полученных данных формируются отчеты, которые для наглядности могут быть визуализированы в графики. Программа позволяет увидеть на удаленном доступе рабочий стол монитора. Можно посмотреть хронику трудовых будней сотрудника в записи.

Вышедшее в 2020 году дополнение «Автокик» предназначено для сотрудников, переведенных на удаленный доступ. Эта система учета рабочего времени настраивается так, чтобы работник мог сам отслеживать свою активность и устранять разрывы рабочего времени. Система самостоятельно делит его на продуктивное, непродуктивное, нейтральное. В нее введен перечень 700 сайтов, посещение которых не рекомендовано. Например, социальные сети блокируются для финансовых сотрудников или программистов, но открываются для торговых менеджеров и специалистов по рекламе. Список можно дополнять вручную. 

Возможность удаленного администрирования помогает настроить доступ к 1С и другим программам, установленным на общем сервере.

«Автокик» может контролировать все время, проведенное за компьютером, или только периоды входа под определенной учетной записью. Программа полезна для малого и среднего бизнеса. Существует бесплатная версия с усеченным функционалом.

Особенности использования программ автоматизированного учета рабочего времени

Одним из правил использования программ мониторинга является обязательное уведомление сотрудников об этом. Если отслеживание действий происходит скрыто, то как минимум данные из этих программ не смогут быть использованы в качестве судебных доказательств. Также иногда поднимается вопрос о нарушении правил неприкосновенности частной жизни, поэтому уведомление персонала обязательно. При этом работодатель вправе контролировать количество и качество работы (пункт 1 статьи 86 ТК РФ), а также рабочее место сотрудника (статья 209 ТК РФ).

Конкретный способ контроля, тип программного обеспечения указывать нет необходимости. Достаточно четко определить, где осуществляется контроль (переписка, телефонные переговоры, рабочее место сотрудника), в чем его цель. 

Абсолютно исключено использование любых средств контроля, которые могут быть отнесены к оборудованию для незаконного получения информации, например, закладных устройств для перехвата данных в аудиоформате. Пока не сформирована практика оценки использования мультимедийных терминалов контроля доступа и учета рабочего времени со сканером отпечатков пальцев, системы перехвата голосовых переговоров в мессенджерах, системы распознавания речи и составления индивидуального портрета каждого сотрудника на основании особенностей набора текста на клавиатуре. Последние изменения европейского законодательства в области защиты персональных данных относят такие средства к нарушающим права гражданина на охрану информации о частной жизни.

Крупные корпорации начинают внедрять индивидуальные электронные браслеты, которые автоматически фиксируют место, дату, точное время, продолжительность, а также интенсивность труда работника. Правовая оценка использования этих устройств судебной практикой пока не дана, но то, что при обработке персональные данные становятся доступны широкому кругу лиц, теоретически может быть оценено в качестве преступления, предусмотренного ст. 137 УК РФ (Нарушение неприкосновенности частной жизни).

Использование систем контроля при нахождении работника на удаленном доступе и работе со своего компьютера или мобильного телефона, не являющегося собственностью компании, также может быть рассмотрено как нарушение. В случае ведения личной переписки со служебного почтового ящика последующее увольнение за нарушение Кодекса этики госслужащего было признано Верховным судом Башкортостана правомерным. Решение было основано на том, что компьютер был служебным, и эту же позицию подтвердило Решение Европейского суда по правам человека по делу «Б. Барбулеску против Румынии» № 61496/08. В случае личного оборудования эта позиция окажется неверной. Но новой судебной практики по итогам 2020 года еще не появилось, что связано в том числе с общим снижением количества судебных дел из-за пандемии.

Для полного исключения риска признания действий работодателя незаконными и привлечения к ответственности по нормам КоАП РФ за нарушение трудового законодательства рекомендуется ввести норму о контроле за фактическим использованием рабочего времени в положение о внутреннем трудовом распорядке и ознакомить с ним работников под роспись или заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Это докажет отсутствие умысла на использование данных о личной жизни сотрудников в незаконных целях. Дополнительное письменное согласие на сбор и обработку данных также снизит уровень правовых рисков и убедит сотрудников, что за ними не ведется слежка, и работодатель проводит разрешенный законом мониторинг эффективности труда.

Кроме того, ввод информации в системы или отчеты, которые становятся основой для привлечения к дисциплинарной ответственности или снижения премии, требует точных доказательств ее достоверности. Ошибка станет основанием для иска, а изменить информацию, направляемую в электронном виде специалисту по компьютерной безопасности, несложно. В этом случае работает инструмент согласования итоговых табелей сотрудниками и руководителями подразделений.

Максимальная осторожность при использовании автоматических систем учета рабочего времени, обязательное получение согласия сотрудника на их применение помогут снять правовые риски и повысить эффективность труда и мотивацию персонала.

12.02.2021

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

ПОДПИШИТЕСЬ НА ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ

Рассказываем о тенденциях отрасли, утечках и способах борьбы с ними