Вопрос о том, как грамотно распределить ресурсы и распланировать работу по времени, волнует не только менеджеров, но и руководителей крупных компаний. Поэтому важно узнать несколько советов о том, как добиться повышения эффективности использования рабочего времени. Навыки тайм-менеджмента пригодятся любому специалисту, который хочет успеть сделать работу и оставить немного времени на себя.

Что считается рабочим временем?

Рабочим временем считается период, зафиксированный в трудовом договоре с сотрудником и отведенный на выполнение должностных обязанностей. Часто руководитель не может проследить за эффективностью использования рабочего времени. Вследствие этого дел накапливается все больше, сотрудники не следят за дедлайнами и не успевают выполнить задания.

Что влияет на использование рабочего времени?

На эффективность влияют такие факторы, как:

• режим работы (количество часов, перерывов);
• организация рабочей атмосферы;
• желание сотрудников работать;
• планирование дел и рабочего времени.

Что отвлекает от эффективного использования рабочего времени?

Отвлекать как руководителя, так и сотрудников от работы могут:

• стрессовые ситуации;
• усталость, которая не только отрицательно влияет на здоровье, но и «ворует» время;
• мобильный телефон, общение с коллегами и соцсети.

Методики реализации тайм-менеджмента

Для повышения эффективности использования рабочего времени применяются некоторые методики тайм-менеджмента и специальные программы, устанавливающиеся в офисе и на персональных компьютерах. С их помощью можно контролировать эффективность труда отдельно взятого сотрудника, анализировать результаты его работы.

Чтобы свободно распоряжаться рабочим временем, для начала можно воспользоваться такими советами:

• Планировать предстоящий день в письменной форме. Время должно быть четко отведенным под каждое дело. Важно сохранять в списке четкую структуру.
• Среди всех задач необходимо выбрать приоритетную. Все дела можно условно разбить на подгруппы: срочные и несрочные, важные и неважные. Начинать стоит со срочных и одновременно важных дел.
• Все задачи за рабочее время выполняются для достижения цели. Важно перед сотрудниками или перед собой визуализировать эту цель и ежедневно отмечать, насколько компания приблизилась к ней за время работы.

Есть компьютерные программы, созданные для контроля эффективности использования времени на работе. Они проанализируют список дел и затраченное на них время. Базу данных можно настроить для любой профессии. В случае ухода с рабочего места сотрудникам придется «объяснять» программе причины своего отсутствия. В программе предусмотрен скрытый и явный режимы работы. В явном режиме сотрудник имеет доступ к своей статистике и может изучить использование рабочего времени.

Существуют отдельные сайты-таймеры, в которые можно внести план работ на день и постепенно отмечать выполненные дела. В конце дня сайт оценит результативность труда. А есть ресурсы, которые контролируют деятельность работников офиса и повышают эффективность процессов:

• Disciplina.ru – информирует начальника об используемых приложениях в компьютере в рабочее время.
• Pyrus – позволяет выявить нарушителя дедлайнов.
• DeskTime – ведет учет рабочих часов, отображает реальные дела сотрудника, его открытые программы. Программа следит за опозданиями, на ее основе можно провести грамотный расчет заработной платы.
• Planado.ru – помогает начальнику четко поставить цель и исключить ненужную самодеятельность сотрудников.

Важно помнить, что в результате повышения эффективности трудовых процессов организация будет переживать экономический подъем. Таким образом, не только увеличится прибыль сотрудников, но и появятся возможности для дополнительного отдыха.