Офисные сотрудники минимум треть рабочего времени тратят на общение, развлечения и отдых, например, компьютерные игры и социальные сети. Все это снижает эффективность и результативность труда. Учет рабочего времени сотрудников лежит в основе эффективного управления персоналом. Это необходимая мера для любого компании или организации. Добиться трудовой дисциплины помогут современные технологии, контролирующие рабочее время и занятость персонала.

Что такое система учета рабочего времени?

Система учета рабочего времени (СУРВ) – это комплекс аппаратных и программных мер, которые используются для контроля деятельности сотрудников фирмы в автоматическом режиме.

Первые данные о том, сколько сотрудники тратят часов на работу и сколько – на сторонние задачи, доступны всего через несколько дней после внедрения автоматизированной системы учета времени.

Какие данные контролируются?

Учет рабочего времени сотрудников включает запись и анализ:

• контроля доступ (время прихода на работу и ухода домой);
• нахождения на рабочем месте (позволяет выявить сотрудников, которые без причины покидают рабочее место);
• отработанных часов (отслеживаются больничные, отпускные дни, отгулы);

Все эти данные сопоставляются с реально проведенными на рабочем месте часами.

Контроль доступа

В качестве варианта системы учета рабочего времени используют СКУД – системы учета и контроля доступа. Помимо функции контроля СКУД является необходимой мерой безопасности, так как позволяет контролировать доступ посторонних к объекту и обеспечивает сохранность корпоративного имущества.

Задача СКУД – зафиксировать точное время появления на рабочем месте и время ухода. Системы позволяют легко контролировать опоздания или момент завершения рабочего дня, даже когда начальства нет на месте. СКУД используют не только на крупных промышленных объектах, но и на частных предприятиях и отдельных секретных помещениях.

Возможности системы

Работа всех компонентов системы направлена на учет, регистрацию, обработку, анализ и хранение данных о деятельности предприятия. Основная возможность СКУД – это контроль прихода и ухода персонала. Функция реализуется с помощью автоматизированной системы, которая устанавливается на вход и не позволяет пройти без электронного ключа доступа.

Механизм ограничения доступа включает в себя систему видеонаблюдения, турникеты, усиленные замки с электронным ключом и другие элементы, которые запрещают свободный вход/выход в здание или офис.

Электронный ключ чаще всего представляет собой магнитную или пластиковую карту, которую сканируют для доступа к объекту. У каждого сотрудника свой идентификатор, который «вшивается» в электронный ключ. В качестве ключа доступа могут выступать документы, удостоверения или биометрия (считывание фото, отпечатков пальцев, сетчатки глаза, голоса и других особенностей).

Данные ключей считываются и записываются в общий электронный журнал учета, который хранится на облачном или локальном сервере.

Программный модуль СУРВ отслеживает активность каждого пользователя. В зависимости от версии ПО, типа подписки и стоимости, программа документирует данные о работе с установленным набором программ. Иногда в программе учета есть возможность контроля телефонных звонков, просмотр рабочего стола пользователя в режиме реального времени, контроль почтового ящика.

Установка

Процесс установки аппаратной части системы контроля включает прокладку кабелей для установки аппаратных компонентов; монтаж исполнительных модулей: замков, защелок, дверей и прочих элементов; установку и настройку центрального ПК для обработки данных учета.

Далее начинается работа с программной оболочкой СУРВ, которая предусматривает внедрение системы контроля для центрального компьютера, установку необходимого для работы СУРВ программного обеспечения.

Завершающая стадия – настройка параметров контроля и разработка схемы отображения отчетов по работе каждого сотрудника.

Фирма может устанавливать системы контроля доступа и учета рабочего времени как вместе, так и отдельно.

Преимущества СУРВ и СКУД

Внедрение СУРВ и СКУД помогает:

• Повысить уровень контроля за счет полного исключения человеческого фактора, когда всю работу по учету выполняет компьютер, и сотрудники смогут подменять или «прикрывать» друг друга.
• Наладить непрерывную работу с возможностью запуска системы в режиме 24/7.
• Совместить поддержку ограничения доступа, учета рабочего времени, видеонаблюдения и других функций.

Система учета рабочего времени – это удобный способ проконтролировать регламент работы и продуктивность сотрудников фирмы. СУРВ служит инструментом для оценки персонала, который помогает принимать взвешенные кадровые решения.