Пандемия коронавируса изменила формат трудовых отношений в мире. В Трудовом кодексе РФ появились новые ст. 312.6-312.9 и существенно изменились ст. 312.1-312.5. Много внимания законодатель уделил регулированию использования информационных технологий при организации удаленной работы.

Правомерность

Кодекс рассматривает три ситуации: работа производится дистанционно на постоянных условиях, в течение периода времени, не превышающего 6 месяцев, и иногда, исходя из производственной необходимости. Факт удаленки отражается в трудовом договоре или в локальных нормативных актах, предусматривающих именно этот режим как обязательный вариант для определенных категорий персонала. 

Трудовой договор может заключаться путем обмена электронными письмами, при наличии у компании и сотрудника электронной подписи. Если сотрудник вынужден взять больничный, листок нетрудоспособности также может быть направлен в виде электронного документа, подписанного ЭП врача. Но если поликлиника и работодатель не включены в систему информационного взаимодействия, бюллетень нужно направить заказным письмом. 

Также в формате обмена сообщениями может осуществляться знакомство сотрудника с внутренними регламентами компании. Фиксация ознакомления также проводится в виде проставления электронной подписи.

При регулировании трудовых отношений с сотрудниками, работающими из дома, возникает необходимость контроля активности сотрудника в домашних условиях. Расхолаживает зачастую не уют, а отсутствие поддержки коллектива и налаженного ритма. Многие работодатели, переводя сотрудников на удаленку, обеспечивают их рабочими компьютерами и доступом к корпоративной сети. При этом на рабочие станции устанавливаются программы, для мониторинга рабочего времени.

Закон и судебная практика прямо не запрещают использование таких средств при соблюдении требований:

• оборудование должно принадлежать компании. О необходимости обеспечить удаленного сотрудника материалами и оборудованием для работы прямо говорит ст. 312.6 ТК РФ. Если он пользуется собственными техническими устройствами, то вправе требовать у работодателя компенсацию;
• сотрудник должен быть уведомлен об использовании средств контроля и недвусмысленно выразить свое согласие: поставить личную подпись в офисе компании или отправить документ о согласии по электронной почте, подписанный ЭП. Не запрещено отправлять бумажный документ с подписью по обычной почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

В статье 312.4 ТК РФ прописано, что работник вправе устанавливать режим рабочего времени для себя самостоятельно, если иное не обусловлено спецификой работы и внутренней документацией компании. Так, менеджер, работающий с клиентами, обязан быть у телефона с 9 утра, а творческий работник вправе выполнять задачи по индивидуальному графику. Не исключено направление такого сотрудника в командировку. Учет рабочего времени производится удобным для сторон трудового договора способом.

При соблюдении этих требований сотрудник воспринимает мониторинг и контроль не как незаконное наблюдение, а как средство организации рабочего процесса. 

Интересно, что отказ работника на удаленном доступе коммуницировать с работодателем более двух дней подряд становится дополнительным основанием для увольнения (312.8 ТК РФ). Данные программ учета рабочего времени таким самостоятельным основанием быть не могут. 

Изменения в ТК РФ начали действовать с 1 января, пока Роструд не публиковал официальные разъяснения о порядке их применения.

Для снятия большинства вопросов по взаимодействию с сотрудниками необходимо выработать в компании единый документ – внутреннюю политику по организации деятельности на удаленном доступе. В ней требуется ответить на вопросы, связанные с контролем сотрудника на удаленке. 

В документе нужно определить:

• категории работников, подлежащих переводу на удаленку;
• организацию взаимодействия. Интернет, телефонная или почтовая связь, периодическое посещение сотрудником офиса работодателя);
• форматы электронного документооборота;
• порядок постановки задач и контроля за их выполнением, подготовки личного плана работы сотрудника;
• правила контроля использования рабочего времени;
• условия пользования оборудованием и программным обеспечением, офисным или принадлежащим работнику.

Обязательно дифференцируется разница между обязательным и добровольным переходом, указывается формат предоставления согласия.

Специфика контроля 

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия допускается в критических ситуациях или когда решение об этом принимается на уровне региональной администрации. Чем выше степень виртуализации рабочего места, тем проще компании перевести часть персонала на удаленку, как, например, с легкостью получилось у Яндекса, Сбера, административных подразделений Роснефти. 

Организация должна вырабатывать модель взаимодействия с сотрудником исходя из особенности его трудовой функции. 

Одновременно нужно решить следующие задачи:

• организация рабочего процесса, постановки и контроля выполнения задач;
• взаимодействие групп сотрудников в рамках работы над одним проектом;
• получение регулярных отчетов;
• оперативное взаимодействие при решении рабочих вопросов.

Важно, что программы мониторинга рабочего времени все проблемы не решают. Необходимо создать среду для коммуникации. Часто в этих целях применяют мессенджеры или Zoom.

Рекомендуется переводить сотрудников на удаленную работу и организовывать контроль за ними по алгоритму:

• определить круг лиц, которые могут быть переведены на удаленную работу;
• получить согласие персонала (если нет решения местных властей, как было в Москве во время пандемии коронавируса);
• оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, регламентирующее все вопросы, включая способы контроля работы на дому;
• издать приказ руководителя о работе на удаленке.

После оформления документов можно приступать к решению технических задач, выдать сотрудникам оборудование, установить требуемое программное обеспечение.

Программные решения

Существует несколько популярных продуктов, помогающих вести надзор за тем, как сотрудник использует рабочее время, оплачиваемое компанией, исходя из 40 или, в случае сокращенной продолжительности недели, 30 часов. Предполагается, что они должны быть отработаны в определенном объеме по порученным проектам. Контроль работы персонала на удаленке, особенно в ситуации, когда работник сам устанавливает свой график, сводится к определению общей эффективности. 

Но вместе с этим решаются следующие задачи:

• установление времени начала и конца работы, если это необходимо для учета;
• формат предоставления отчетов о проделанной работе, их периодичность. Только данных программ мониторинга может быть недостаточно для представления об эффективности работы сотрудника;
• порядок экстренного взаимодействия. Несколько чатов в мессенджере (общий, по проекту и для руководства) снимут большинство вопросов. 

Установка программных продуктов разной степени сложности желательна, но не все готовы идти на дополнительные расходы ради изучения того, сколько времени сотрудник проводит в социальных сетях, особенно если он работает с собственного компьютера. Если такая программа устанавливается, она может быть привязана к определенной учетной записи. Большинство из них делят рабочее время на три категории: использованное эффективно, неэффективно и нейтрально. Перечень сайтов, посещение которых с рабочего оборудования не рекомендуется, может настраиваться вручную, особенно когда нужно отследить визиты на сайты конкурентов.
Интересно, что ключевые показатели эффективности сотрудников, работающих дома, улучшаются, что говорит об отсутствии необходимости строго отслеживать графики.

Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ». 

Программы для организации работы

Обеспечение эффективной работы из дома требует установки приложений, помогающих организовать рабочий процесс. Функционал подбирается исходя из специфики работы компании.

Trello

Программа позволяет управлять небольшими проектами, отслеживая все этапы и организовывая обсуждение и предоставление отчетов. Используется японская система канбан-досок. Рабочее поле программы позволяет двигать по нему отметки о выполнении отдельных этапов проекта. При разработке ПО, например, используют колонки: обсуждается (backlog), согласовано (ready), кодируется (coding), тестируется (testing), подтверждается (approval) и сделано (done).

Программа решает задачи:

• отслеживание исполнения в ходе рабочего процесса и в проекте;
• создание документов, их хранение в структурированном архиве;
• информационное взаимодействие;
• организация онлайн- и офлайн-совещаний.

Подходит для малого и среднего бизнеса, консалтинговых фирм. Не подходит для промышленности, инжиниринга, требующих специальных инструментов.

Jira

Программа для отслеживания выполнения проектов помогает менеджерам найти ошибки в реализации проекта до того времени, когда они становятся критическими. Хороша для компаний разного размера, но не подойдет для многопрофильных корпораций. 

Функционал:

• планирование рабочих процессов;
• отслеживание состояния проектов;
• обмен информацией, проведение виртуальных совещаний;
• просмотр руководителем работы подчиненных в режиме реального времени;
• расстановка приоритетов в выполнении задач, отслеживание качества и эффективности исполнения;
• интеграция с большим количеством сервисов, в том числе Draw.io, GanttPRO, Gliffy, Битрикс24.

Плюс программы в совмещении руководства проектом с контролем работы персонала на удаленном доступе. При этом цена лицензии высока, а широкий функционал, часто не используется целиком.

ПланФикс

Программа относится к категории конструкторов, позволяющих подобрать нужные модули и функции, требуемые для управления компанией или проектной группой, обеспечения контроля за сотрудниками. Программа имеет дополнительный CRM-функционал, помимо организации рабочих процессов она способна выстроить работу с клиентами.

Решаемые задачи:

• создание для каждого сотрудника индивидуального рабочего пространства, учитывающего поставленные перед ним цели;
• применение уже созданных бизнес-правил и отчетности;
• аналитика финансовых и человеческих ресурсов, потраченных на проект;
• создание чек-листов исполнения проектов;
• обработка звонков, учет работы с клиентами;
• создание структуры проектов.

Программа не обеспечивает полный функционал электронного документооборота, не подойдет для учета товаров на складах, но как инструмент выстраивания рабочего процесса эффективна.

RedMine

Бесплатная программа для управления проектами. В сетевых библиотеках можно найти плагины, расширяющие ее функционал. 

В базовой версии представлены:

• диаграмма Ганта, позволяющая эффективно отслеживать жизненный цикл проекта;
• учет рабочего времени по исполнителям и проектам;
• возможность работы с файлами и документами;
• отдельный рабочий стол для исполнителя и форум для проекта.

Программа написана на языке Ruby. Для создания в ней новых опций может потребоваться привлечение сторонних разработчиков.

Программы по мониторингу рабочего времени

В этой группе стандартно называют 3-5 доступных и несложных для пользователя в управлении и настройке программ. Это разработки отечественных программистов. Они эффективно отслеживают активность пользователей и визуализируют результаты мониторинга.

Kickidler

Одна из наиболее известных программ. Она по настроенному алгоритму делит время, проведенное на рабочем месте, на эффективное, неэффективное и нейтральное. Настраивается список ресурсов, посещение которых относится к категории неэффективного использования времени. Есть версия для сотрудников на удаленном доступе. Программа может отправлять руководителю фотографии рабочего стола сотрудника и присылать ему уведомления о некачественном использовании временных ресурсов. Настраивается на перехват нажатия клавиш на клавиатуре, что позволяет выявлять попытку обмануть или заблокировать сервис-контролер.

TimeDoctor

Программа контролирует использование рабочего времени сотрудников и оценивает их эффективность. Подходит для управления работой работников на удаленном доступе и фрилансеров. 

Функционал:

• контроль за временем, потраченным на один проект. При открытии карточки проекта необходимо включить таймер, при необходимости установить перерыв;
• точный подсчет времени работы при установке опции «Автопилот». В этом случае режим перерыва включается при отказе отреагировать на напоминание об отсутствии активности;
• мониторинг посещаемых информационных ресурсов. Если он находится в перечне нерекомендуемых, программа выдаст оповещение. Она зафиксирует пребывание на таком сайте более 10 минут подряд;
• контроль установки и запуска приложений. Программа способна заблокировать запуск пасьянса;
• запись скриншотов экрана с установленной периодичностью. Просматривать их можно в любое время, но хранятся они ограниченный период.

Как все сервисы такого типа, программа для эффективного применения требует согласия сотрудника работать на таких условиях. Это повышает мотивацию.

Yaware Time Tracker

Присутствие этой программы контроля работы персонала на компьютере можно скрыть для сотрудников, она не выдает оповещений. Если известно о том, что она установлена, пользователи могут использовать готовые скрипты, позволяющие обмануть контролера, реагирующего на отсутствие нажатий клавиш или передвижения мыши. Предусмотрен бесплатный период для тестирования на 14 дней. 

Функционал:

• выбор явного или скрытого способа установки. В первом случае это делает пользователь, рабочее время которого контролируется, во втором придется выдать сотруднику компьютер с уже установленным приложением;
• возможность группировать сотрудников и сравнивать качество работы исполнителей и групп;
• возможность настраивать график мониторинга в круглосуточном режиме или в определенное время;
• снятие скриншотов экрана;
• настройка описания сотрудниками элементов рабочей активности, происходящих не за экраном компьютера.

Программа предоставляет отчеты различных типов, показывая эффективность времени, наиболее часто используемые приложения и те, использование которых требует оценки.

CrocoTime

Программа входит в реестр сертифицированных, объединяет функционал по контролю работы персонала в домашних условиях и по ведению табелей учета рабочего времени. Имеет клиент-серверную процедуру, состоит из двух модулей: CrocoTime Server и CrocoTime Agent.

Программа считывает данные с экрана и с мыши, замечает перерывы более 5 минут, делает скриншоты экрана, интегрируется с другими корпоративными модулями. Не учитывает работу в программах, работающих без графического интерфейса. 

Выбор способа контроля работы сотрудников на удаленном доступе строится по удобным для компании и персонала принципам. Следует учитывать, что тайное использование утилит слежения не приветствуется и не мотивирует сотрудников. 

27.01.2021