Контроль сотрудников

Решения «СёрчИнформ»:

Предотвращение утечек Выявление угроз Контроль персонала

Методы контроля рабочего времени

Понятие «рабочее время» подразумевает период суток, в течение которого человек исполняет свои трудовые обязанности. Это понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса России. Длительность временного промежутка зависит от условий трудового контракта, внутренних правил компании и распорядка рабочего дня. Задействовать сотрудников для исполнения профессиональных обязанностей в другое время можно, если это предусмотрено законодательством.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда персонала и соблюдения сроков выполнения проектов без планирования использования рабочего времени, а также дополнительного контроля соблюдения плана не обойтись.

Правильная организация рабочего времени необходима в равной степени и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя обеспечивает в коллективе рабочую дисциплину и гарантирует справедливую оплату труда исполнительных сотрудников.

Руководители крупных организаций, у которых в подчинении находится большой штат сотрудников, не успевают уследить за каждым. Тем более что кроме функции контроля на менеджера, начальника отдела или руководителя проекта возлагаются и другие обязанности.

Рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удастся даже лидерам тайм-менеджмента. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, совершенно не вписывающиеся в план работ.

Учитывая, что сотрудник не один и проектов много, проблемы могут возникать постепенно или все сразу. И тут на помощь руководителю приходит проактивное управление. Применение этого метода минимизирует количественный показатель трудностей, возникающий у отдельных работников в тот или иной период времени, а также гарантирует успешность выполненной работы.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг использования рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня, а также контроль соблюдения работниками трудового распорядка.

Использование мониторинга является превентивной мерой, позволяющей поддерживать дисциплину труда. В противном случае недобросовестные сотрудники злоупотребляют доверием работодателя и решают личные вопросы, а не служебные.

Контролирование и учет трудового времени проводятся в рамках ТК РФ, предусматривающего, что персонал компании имеет право на рабочие перерывы, выходные, отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контролировать использование рабочего времени нужно для:

  • фиксации времени, когда сотрудник явился на работу (вычисление опоздавших и отсутствующих);
  • проверки своевременного возвращения работника с обеденного перерыва, нахождения его на рабочем месте в течение всего дня;
  • определения времени окончания работы;
  • выявления прогулов;
  • разделения оплачиваемых периодов рабочего времени на фактическую работу, отпуск, болезнь, простой по вине нанимателя.

Но это – теория. А на практике руководитель сталкивается с такой проблемой, как сроки выполнения работ. Рассчитать их просто: норма рабочего времени по статье 91 ТК РФ – 40 часов в неделю, и сопоставляется она с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Однако в этой схеме присутствует существенный недостаток – в ней не учтены:

  • Человеческий фактор (постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные проблемы).
  • Форс-мажор (чрезвычайное происшествие или стихийное бедствие, авария, задержка поставки деталей).

Все это приводит к разнице между фактически выполненной работой и затраченным временем.

Применение контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволяет платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте.

На основе анализа полученных данных руководитель рассматривает причины невыхода на работу, задержки сотрудника. Получив и рассмотрев письменные объяснения работников, руководитель начисляет заработную плату, исходя из данных по рациональному использованию рабочего периода.

Методики контроля

Работодатель заинтересован не только в своевременном приходе на работу персонала, но и в производительности его труда. А она напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на своем рабочем месте.

Многие сотрудники, сев за компьютер, тратят рабочее время на просмотр социальных сетей, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение литературы, поиск интересных фото, вместо того, чтобы заняться делом.

Методы контроля исполнения сотрудниками своих профессиональных обязанностей включают мониторинг:

  • выполненных заданий во время между включением и выключением ПК;
  • телефонных разговоров при помощи их фиксации;
  • скриншотов «рабочего стола» компьютера в течение рабочего времени при помощи IT-решения для просмотров;
  • корпоративной корреспонденции (электронного почтового ящика);
  • с использованием видеонаблюдения.

Перед применением методов контроля персонал следует оповестить о начале их использования. В трудовом соглашении фиксируются методы контроля использования рабочего времени, и их изменение возможно только с согласия персонала. Установка камер наблюдения в кабинетах без уведомления работников является противозаконной.

Данные технических средств, осуществляющих мониторинг использования своего рабочего времени сотрудниками компании, составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Контроль результативности применения рабочего времени бывает:

  • итоговым – оцениваются результаты сданного проекта в целом;
  • промежуточным – контроль проделанной работы за указанное время;
  • периодическим – осуществляется периодически по прошествии определенного периода времени;
  • избирательным – мониторинг труда отдельных сотрудников на усмотрение начальника.

Все методы мониторинга направлены на оценивание эффективности и рациональности распределения сотрудником рабочего времени, а значит, и определение уровня его профессионализма.

Способы контроля

Используются следующие способы осуществления контроля, учета и оценки рабочего времени персонала компании:

  1. Назначение ответственного (вахтера, дежурного) за учет прибытия на работу и ухода домой персонала предприятия. Назначенное лицо фиксирует время прихода/ухода в специальной книге или журнале, систематически подготавливает отчеты для руководителя.
  2. Введение дополнительной должности – администратора. Такой специалист находится в одном помещении с коллегами по работе или в отдельном кабинете. На него возлагаются функции контроля непрерывности рабочего процесса, а также использования компьютера и Интернет-ресурсов по прямому назначению.
  3. Личная отчетность самих подчиненных. При этом контроль и фиксация использования рабочего времени возлагаются на самих работников. Такой метод помогает персоналу самостоятельно оценить проделанную работу за отведенное время и мотивирует его к самосовершенствованию и увеличению производительности труда.
  4. Установка оборудования, осуществляющего контроль допуска на рабочее место. Такой допуск производится при помощи специальных карточек или сканирования отпечатка пальца. Метод позволяет фиксировать вход/выход персонала из кабинета. Информация по каждому работнику отдельно сохраняется в файле, который автоматически отправляется начальнику.
  5. Система видеонаблюдения. Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании. Кроме покупки и установки видеокамер потребуется отдельный работник, в обязанность которого входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка предприятия. Отдельные сотрудники испытывают психологический дискомфорт, зная, что за ними наблюдают. Поэтому установка камер наблюдения – крайняя мера, применяемая на базах, складах, точках самообслуживания.
  6. IT-решение для офисного персонала, исполняющего свои профессиональные обязанности за компьютером. Программа контролирует деятельность работника в течение рабочего времени, фиксирует информацию, проводит анализ, результаты перенаправляет руководителю или сотруднику, контролирующему работу коллег.

IT-решения для контроля рабочего времени

Мониторинг деятельности персонала в рабочее время осуществляется не только для анализа результативности труда отдельного работника, но и как метод обеспечения безопасности предприятия.

Проконтролировать работу небольшого коллектива может сам начальник или назначенный специалист. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, работающих в нескольких филиалах или удаленно (на дому), справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулы, опоздания, длительные перерывы. IT-решение позволяет зафиксировать и проанализировать сведения, на основе которых руководитель поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать продуктивнее.

Автоматизированный метод (IT-решение) позволяет:

  1. Выявить нарушителей графика работы: сотрудников, которые систематически опаздывают или стараются уйти домой раньше положенного, «злостных» курильщиков или «кофеманов», количество перерывов у которых превышает время работы.
  2. Отследить работников, занятых решением личных вопросов, просмотром новостей, социальных сетей, дружеской (а не служебной) перепиской, играми на компьютере в течение рабочего времени.
  3. Определить персонал, который настолько перегружен рабочими вопросами, что вынужден постоянно задерживаться на работе, и это грозит нервным срывом.
  4. Зафиксировать сотрудников, которых не удовлетворяет работа, и они заняты поиском новой на специализированных Интернет-ресурсах.

Существует четыре направления автоматизированного мониторинга рабочего времени:

  1. Контрольное оборудование на входе/выходе из зданий компании, наличие пунктов пропуска и специальных карт доступа на рабочее место.
  2. Наличие у каждого работника личного идентификатора.
  3. Анализ работы каждого специалиста по контрольным точкам: штатное расписание, план работы, сроки выполнения, территория исполнения обязанностей, график труда.
  4. Фиксация передвижения персонала во время работы.

Примерами персональной идентификации являются электронный пропуск, биометрические данные (сканирование отпечатка пальца, сетчатки глаза), пропуск для посетителей, личный секретный код.

Правила выбора автоматической системы контроля

При подборе программного обеспечения для мониторинга рабочего времени персонала стоит отметить такие критерии:

  1. Специализация решения. Следует учитывать, с какой целью устанавливается программа: сбор данных или анализ эффективности работы персонала.
  2. Учитываемые периоды. Существуют программы, предоставляющие отчеты о приходе/уходе работника в офис, в то время как другие решения позволяют установить, на что именно потрачено рабочее время, и рассчитать процент «простоя».
  3. Наличие скриншотов. Часть руководителей не желают устраивать тотальную слежку за своими подчиненными. Одним из методов мониторинга деятельности персонала является просмотр скриншотов «рабочего стола» ПК и доступ к корреспонденции. Однако применять подобный подход следует осторожно. Во-первых, доступ к чужой переписке нарушает конституционные права гражданина, во-вторых, отнимает массу времени у контролера, в-третьих, замедляет процесс автоматизации и делает оценивание субъективным.
  4. Отчетность. Руководителя интересует эффективность не только отдельных сотрудников, но и коллектива в целом. Программа должна работать максимально быстро, не требовать дополнительных навыков у контролера и рядовых работников. Актуальным для руководителя является не информация о том, во что играл работник или с кем переписывался, а количество времени, потраченное впустую.
  5. Извещения о нарушениях. Руководитель не может осуществлять постоянный контроль деятельности подчиненных, поэтому сообщения о нарушениях являются удачным способом привлечь его внимание к нестандартной ситуации. Если таких извещений нет, значит, все работают в штатном режиме.

Особые случаи учета времени труда

Среди персонала предприятия есть сотрудники, работа которых строится по особому графику, и контролировать исполнение ими своих должностных обязанностей по общей схеме не удастся. Обычно контроль осуществляется индивидуально, с учетом специфики работы и пунктов трудового соглашения.

Персонал, работающий удаленно, обязуется соблюдать ключевые положения трудового соглашения, предусматривающие:

  • Время для связи.
  • Сроки выполнения и сдачи заказов.
  • Предоставление необходимых сведений.
  • Обязательное предупреждение о форс-мажорных обстоятельствах.

Работодатель и работник с ограниченной трудоспособностью (инвалид), выполняющий надомную работу, до подписания трудового соглашения обговаривают спорные моменты сотрудничества.

Руководитель или работодатель не вправе заставить персонал трудиться сверхурочно. Но дополнительные часы работы могут быть прописаны в трудовом соглашении одновременно с компенсацией такого труда: дополнительной оплатой или предоставлением отгулов.

Такие вопросы решаются администрацией предприятия в индивидуальном порядке с каждым работником в рамках трудового законодательства РФ.

Гибкий график работы. Такая форма организации труда целесообразна, если обычный график работы не эффективен. Возможность работника самому контролировать свою занятость позволяет повысить производительность его труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Введение учета использования рабочего времени сотрудниками необходимо в каждой компании. Такие методы учета повышают производительность персонала, дисциплинируют работников, позволяют повысить эффективность и уменьшить расходы.

Применение автоматизированных методов контроля использования рабочего времени облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и принятие мотивированных управленческих решений.