Проектный принцип организации бизнеса вошел в деловую практику недавно. Он характерен для компаний, работающих в сфере консалтинга и ИТ. Реализация проекта происходит в рамках не подразделения, а специально созданной команды. 

Учет рабочего времени по проектам решает три задачи: помогает выставить счета клиенту, определить эффективность работы над конкретной задачей и оценить трудовой вклад каждого исполнителя.

Что понимается под проектом

Проект – целенаправленная деятельность, в результате которой достигается определенный результат: проводится маркетинговая кампания, разрабатывается сайт, под определенного заказчика дорабатывается программное обеспечение. Он представляет собой комплекс целей: общую – создание нового продукта, и частные – выполнение каждого конкретного этапа. Так, при реализации глобального проекта автоматизации бизнес-процессов производственного предприятия промежуточными целями являются автоматизация бухгалтерии, разработка системы коммуникации АСУ ТП с офисными программами, создание базы данных и системы информационной безопасности.

Планирование расходования рабочего времени сотрудников, отвечающих за ведение деятельности, осуществляется по двум направлениям – по промежуточным этапам и по видам работ.

Как строится механизм мониторинга

Основным принципом учета рабочего времени становится подсчет времени в четырех разрезах: по этапам, по типам работ, по сотрудникам и подразделениям. 

Цели мониторинга:

• обеспечение прозрачности процесса управления;
• расчет трудозатрат по различным направлениям;
• определение трудового вклада каждого сотрудника;
• правильность распределения трудовых ресурсов.

Обычно на компьютер или мобильное устройство сотрудника ставят программу, осуществляющую биллинг (от анг. bill – считать; распространенный в сфере консалтинга термин, описывающих оплату за потраченное время, а не за результат) времени по разным этапам и видам деятельности. Оттуда данные поступают к менеджеру, который получает полную картину временных затрат по этапам выполнения задачи и по подразделениям.

Мониторинг ведется при помощи тайм-трекера, в функции которого входит отслеживание любых видов трудовой активности: от просмотра профессиональной литературы до написания кода и работы в электронных таблицах. Также учитывается время, проведенное в отдельных приложениях и на сайтах. Оно рассчитывается исходя из активности работы с клавиатурой и мышью и времени, проведенного на информационных ресурсах. Некоторые программы позволяют учитывать иные виды активности, например, время, проведенное на встречах с клиентами, но при этом вносить данные в отчет нужно вручную.

Программные средства помогают компании достичь следующих целей:

• полное объективное и подробное планирование времени, отсутствие срывов сроков по отдельным этапам;
• календарное планирование задач, определение сроков их выполнения по каждому исполнителю;
• мониторинг временных затрат по проекту в целом, этапам, задачам, исполнителям;
• контроль графика выполнения задач, соответствия фактических временных задач плановым, перенос ресурсов на выполнение приоритетных заданий.

Если работа с клиентами ведется по принципу оплаты потраченного времени, ПО посчитает затраты по всем категориям исполнителей, от помощников до менеджеров, и выставит счета. Фактические затраты по проекту нужно не только зафиксировать, но и объяснить клиенту, обосновав их необходимость. 

Учет рабочего времени по задачам обеспечивает эффективное управление персоналом, исключает недоработки или переработки, помогая перенаправить временно свободных специалистов на узкие участки работы. Компания сама решает, будет она вести подробный мониторинг рабочего времени по всем задачам, включая собственные разработки, или только по клиентским. Во втором случае это необходимо, так как дополнительно позволяет посчитать рентабельность проекта и клиента.

Следует учитывать, что период действительно эффективной работы одного сотрудника редко превышает 3-4 часа в день на протяжении всего жизненного цикла задачи. Остальное время тратится на перерывы, исправление ошибок или недоделок, выполнение административных функций и заполнение отчетности. Внедрение программ для трекинга времени требует встречной позитивной реакции персонала, иначе значимым становится демотивирующий фактор. Позитивным фактором является реальная оценка значимости административной нагрузки. Если трекер показывает, что существенная часть времени сотрудников расходуется не на выполнение работы по задаче, а на совещания, согласования и отчеты, систему работы следует пересмотреть. Совещания могут быть переведены в онлайн, административные функции лучше передать менее квалифицированному персоналу. Использование программ позволяет управлять загруженностью команды, передавая функции одних сотрудников другим и отменяя необязательные задачи. 

Нельзя забывать о том, что закон позволяет устанавливать тайм-трекеры только на компьютеры работодателя. Если системы мониторинга рабочего времени ставятся на ПК сотрудников, требуется получить их письменное согласие. Кроме этого, все правила использования трекеров должны быть указаны во внутренних регламентах. В итоге замена ручной подготовки отчетов данными программы экономит время работников. Но, если эти данные становятся основой для начисления вознаграждения, использование программы должно быть регламентировано.

«СёрчИнформ КИБ» может быть установлена на одной из двух платформ – сетевой или агентской. При этом основные функции программы доступны в обоих случаях в полном объеме.

Типы программных решений

Выбор ПО должен основываться на организации работы проектной команды и подсчета времени. Если в компании внедрена работающая CRM- или DLP-система, ее возможности могут быть доработаны для ведения учета времени по проектам. Можно приобрести отдельный программный продукт для контроля времени. Стоимость его установки из расчета на одно рабочее место начинается от 6-7 долларов за человека в месяц. Но существуют бесплатные решения с усеченным функционалом, позволяющие изучить возможности и сравнить потенциалы разных решений. 

Программа для мониторинга времени по проектам и задачам должна:

• вести тайминг отработанного времени по проекту и по задаче с возможностью устанавливать перерывы;
• оценивать потраченное время как эффективное, неэффективное, нейтральное;
• вести запись, даже когда компьютер сотрудника не подключен к Интернету;
• создавать отчеты в разных разрезах – по видам деятельности, группам сотрудников, визуализировать их результаты;
• вести учет времени, проведенного в приложениях и на информационных ресурсах;
• контролировать движение данных, относящихся к конфиденциальным, за пределы информационного периметра организации;
• показывать список адресатов электронной почты, основные метаданные сообщений – названия, темы;
• передавать данные в системы кадрового и бухгалтерского учета;
• самостоятельно вести расчет прибыльности проектов;
• контролировать работу не только сотрудника, но и команды, добавлять, по мере необходимости, новых участников;
• работать в ручном режиме для добавления в отчеты дополнительных видов деловой активности, например, встреч.

При выборе программы следует обращать внимание на защиту. Часто трекеры работают по принципу «клиент – сервер». Если сервер разработчика находится за рубежом, возникает риск утечки коммерческой тайны или нарушения российского законодательства о персональных данных.

На рынке представлено более 10-15 программ, позволяющих учитывать время по проекту. Среди разработчиков есть российские компании, у иностранных имеются русифицированные версии. Почти все предлагают демоверсию, позволяющую протестировать решение в течение 14 дней.

12.02.2021