Персональные данные – это любые, в том числе конфиденциальные, сведения о человеке, в этом контексте называемом субъектом ПДн. Поэтому для любого предприятия, имеющего штат сотрудников, о которых хранится информация в его базе, важно правильно обращаться с этой информацией.
Все действия с ПДн: получение разрешения субъекта на их использование, хранение информации на бумажных и электронных носителях, передача ПДн за границу, организация всех видов обработки личных данных сотрудников – должны осуществляться в правовом поле, о чем гласит ФЗ № 152 «О персональных данных».
Согласие субъекта на обработку
Трудоустройство человека напрямую связано с подачей личной информации работодателю. На этапе оформления на работу эта информация включает в себя ФИО, возраст, адрес проживания и прописки, семейное положение, данные об образовании.
По мере увеличения стажа в личном деле сотрудника появляются такие документы, как приказ о приеме на службу, трудовой контракт, трудовая книжка, документы об окладе и заработной плате.
Каждый работодатель при заключении трудового договора с работником становится обладателем его персональных сведений.
По требованиям федерального законодательства, если на предприятии происходит обработка ПДн сотрудников, необходимо иметь согласие каждого из них на выполнение действий с личными данными.
Однако закон предусматривает и исключения из этого требования:
- если получение и использование ПДн необходимо для обеспечения защиты жизни и здоровья субъекта персональных данных (в том случае, когда согласие его получить невозможно). Такое исключение позволит производить обработку ПДн без согласия только непродолжительный период времени;
- если имеется договор с родственником лица, и в пользу этого лица осуществляется данный договор. Если совершенно нет возможности получить разрешение субъекта – этот выход будет единственным решением вопроса, например, при проверке Роскомнадзором.
Вышеуказанные исключения относятся только к общей категории личных данных. Для работы с конфиденциальными данными, такими как политические и религиозные взгляды, обязательно требуется согласие субъекта.
Места хранения личных данных
В зависимости от формы персональных сведений они могут храниться:
- в бумажном виде;
- в электронном виде.
Современные предприятия всегда дублируют персональные материалы служащих, храня их параллельно и на бумажном носителе, и в базе данных компьютера. Располагаются эти материалы в большинстве случаев в бухгалтерии либо в кадровом отделе фирмы. Обязательным условием для обеспечения безопасности ПДн в бумажной форме является их хранение в огнеупорных сейфах.
Для материалов об уволенных служащих на предприятии существует специальный архив, в который заносят личные дела и сохраняют их там до момента истечения срока хранения. После этого материалы уничтожаются.
Данные в электронном виде хранятся в базе данных компьютерной сети предприятия, причем обязательно с созданием резервной копии на случай удаления или программного сбоя.
Соблюдение правил хранения ПДн работников крайне важно. Нарушение этих требований влечет административную и уголовную ответственность.
Согласно статье 87 Трудового Кодекса Российской Федерации, порядок хранения и использования персонифицированной информации о служащих разрабатывается и утверждается работодателем.
Законом установлены конкретные сроки хранения различной документации, содержащей в себе ПДн сотрудников. Их следует знать:
- приказы и выписки из них, докладные, служебные письма, командировочные листы хранятся 5 лет;
- автобиографии, анкеты с данными, заявления сотрудников, графики учета персонала хранятся на протяжении 3 лет;
- ведомости о выплатах, расчетные листы и иные документы о выплатах пособий и заработных плат хранятся 75 лет.
Обработка персональных материалов в бумажном виде
Самое важное правило – использование личных данных работника на бумажном носителе производится только на основании федерального законодательства, а именно ст. 24 Конституции Российской Федерации. В ней говорится, что:
- любые действия с персонифицированными сведениями о человеке недопустимы без его согласия;
- государственные органы и службы самоуправления должны предоставить гражданам возможность ознакомиться с документами, в которых затрагиваются их права и свободы.
При обработке личных сведений работников организации необходимо учесть ряд требований:
- Использование материалов личного характера должно осуществляться только в рамках действия трудового договора.
- Все документы и материалы предоставляет непосредственно их владелец.
- Если требуемые предприятию данные о сотруднике находятся в стороннем источнике, то необходимо письменное соглашение этого сотрудника на использование его ПДн.
- Начальство не имеет права собирать и хранить сведения о личной жизни сотрудника без его согласия (если иное не предусмотрено законодательством).
- Передача персональных сведений третьим лицам запрещена.
- Персональные документы подчиненных, такие как паспорт, свидетельство о рождении, браке, идентификационный номер налогоплательщика, предоставляются работодателю для ознакомления и получения ксерокопии для дальнейшего хранения, оригиналы же возвращаются работнику. Такие документы, как трудовая книжка, трудовой контракт, приказы, хранятся в оригинале.
- Все личные дела служащих должны находиться в папках в алфавитном порядке.
- Все папки с личными документами обязательно должны находиться в сейфе, ключ от которого должен быть только у руководителя, главного бухгалтера и начальника кадрового отдела.
- Работники отдела кадров в обязательном порядке должны проводить инструктажи о порядке и правилах подачи, обработки личных данных.
Обработка персональных материалов в электронном виде
Законодательство не выдвигает особых требований к электронным данным о работниках. Есть лишь несколько определенных правил:
- Использование ПДн на электронных носителях должно производиться в соответствии с указанными выше нормами законодательных актов.
- Для данных в электронном формате необходимо обозначить сведения, относящиеся к ПДн. С небольшим дополнением: к ним также относят e-mail, учетные записи в социальных сетях.
- Все документы работника, полученные предприятием, нужно сканировать и вносить в его личное дело в электронной базе данных.
- К базе данных право доступа принадлежит директору предприятия и его заместителям, главному бухгалтеру и начальнику кадрового отдела, а также системным администраторам (программистам). Причем для каждого из них персонально создаются логин и пароль для входа в электронную БД.
- Параллельно создается резервная копия БД, которую хранят на съемном носителе (диске, жестком диске).
Данные в электронном виде, так же, как и в бумажном, нуждаются в защите. Для защиты электронных персональных данных используются такие способы:
- интегрируется индивидуализированная система доступа пользователей;
- ограничивается доступ работников в те помещения, где хранятся компьютеры (серверы) с базой данных;
- осуществляется безопасная организация хранения носителей информации.
Передача ПДн за границу
ФЗ РФ установлено, что международная, или трансграничная, передача личных сведений – это отправка ПДн на территорию иного государства иностранному физическому либо юридическому лицу или представительству органа власти государства. Чаще всего сюда относится отправка данных в органы ООН.
Если же международная отправка ПДн осуществляется в небезопасное государство, необходимо иметь договор с субъектом персональной информации, предусматривающий данное действие, или получить его письменное разрешение.
План действий работодателя по работе с личными материалами работников:
- работодателем создается и утверждается специальный акт, регулирующий процесс хранения и обработки персональных сведений. Зачастую это Положение о личных данных, предоставляемое для ознакомления работникам под роспись. Ознакомление возможно только с бумажным носителем – рассылка Положения электронной почтой не соответствует требованиям закона. При проведении аудита предприятия Роскомнадзор запрашивает данный документ для проверки. Если таковой отсутствует или нет подписей работников – работодатель может быть привлечен к административной ответственности;
- следующим важным документом, составляемым работодателем, является акт, содержащий список ПДн, которые будут использоваться в организации. Также в данном акте указываются конкретные бумаги, содержащие данные о работниках, которые предприятие передает в государственные службы;
- работодатель издает приказ, в котором утверждает на должность оператора ПДн человека, который будет ответственным за сбор, хранение, обработку и иные действия с личной информацией, а также за обеспечение ее безопасности;
- чтобы быть готовыми к проверке, следует держать наготове заявления сотрудников о согласии на обработку ПДн, журналы учета и передачи личных данных;
- вся документация, содержащая личную информацию о работниках, должна храниться в сейфах. Данные в электронном виде – содержаться в базе данных под паролем и иметь резервную копию.
Во избежание привлечения к ответственности необходимо выполнить все вышеуказанные пункты и особое внимание уделить безопасности персонифицированной информации, потому что с 2017 года федеральное законодательство ужесточило ответственность работодателей за невыполнение требований по сохранности ПДн.
Законодательство РФ требует уничтожать или обезличивать все личные сведения сотрудников, когда уже нет необходимости в их использовании и хранении.
