Персональные данные используются на любом предприятии и в организации, независимо от формы собственности или ведомственной принадлежности. Они нужны при трудоустройстве, их используют во время трудовой деятельности. Также они применяются в банковской сфере, медицине, правоохранительных органах и других государственных инстанциях.

Государство требует от работодателей и других операторов выполнять требования федерального закона №152 «О персональных данных», который регулируют вопросы применения ПД. Одно из требований закона – защита информации от доступа посторонних лиц. Чтобы обеспечить выполнение нормы закона, необходимо создать Положение о персональных данных.

Персональные данные работника

Статья 3 закона 152-ФЗ относит к персональным данным информацию, которая касается конкретного физического лица и которая нужна работодателю для реализации трудовых отношений. Такие данные включают ФИО; дату рождения; домашний адрес; профессию, уровень образования; состояние здоровья; семейное положение и другие сведения.

Работодатель не должен требовать от сотрудника данных, которые не используются для построения взаимоотношений нанимателя и сотрудника.

Законодательство накладывает на работодателя ряд обязанностей, касающихся получения, обработки и защиты ПД работников.

Обязанности работодателя

От нанимателя требуется выполнять обязанности в соответствии с нормами Трудового кодекса, законодательством федерального уровня, а также локальными нормативами. На предприятии должен быть разработан Порядок обработки персональных данных в соответствии с характером выполняемых действий по обработке. Документ должен обеспечить защиту от незаконного использования ПД, утери, хищения в соответствии с пунктом 7 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации. Все мероприятия, связанные с организацией работы по защите ПД, наниматель выполняет за счет собственных средств.

Хранить и обрабатывать ПД на предприятии допускается в бумажном и электронном виде. Предприятие должно определить виды персональной информации, способы обработки и всех других операций с данными. Также нужно установить круг лиц, которым разрешен доступ к персональной информации. Все эти и другие нюансы оговариваются в Положении – документе, который обязана разработать каждая компания.

Госучреждения используют типовые положения, разработанные на государственном уровне, к примеру, Положение о персональных данных госслужащего РФ №609 от 30 мая 2005 года.

Структура Положения о персональных данных

Положение о ПД составляется на основании требований закона 152-ФЗ, Трудового кодекса, иных нормативных актов, регулирующих деятельность, связанную с обработкой и защитой такой информации.

Документ может содержать:

Введение в действие Положения о персональных данных

В процесс разработки документа должны включаться все заинтересованные подразделения компании и руководители, которые принимают участие в обработке ПД. Чтобы Положение соответствовало нормам законодательства, желательно задействовать юридическую службу или воспользоваться услугами квалифицированного юриста.

Если в компании есть профсоюз, Положение должно быть утверждено и профсоюзной организацией, если это требование содержится в коллективном договоре. Порядок определяется статьей 372 Трудового кодекса. Разработчик локального документа предоставляет проект в профсоюз. В течение 5 рабочих дней после получения выборный орган предоставляет работодателю аргументированное мнение по поводу документа в письменном виде. Если в ответе содержатся замечания, предложения по доработке и совершенствованию, наниматель может принять их во внимание. И в течение 3 дней после получения проконсультироваться с профсоюзным комитетом, чтобы выработать приемлемое для сторон решение.

Если согласие не достигнуто, следует оформить протокол разногласий, который дает право работодателю принять Положение, хотя выборный орган вправе обжаловать решение в государственной инспекции по труду или в судебной инстанции. Кроме того, профсоюз вправе начать процедуру трудового спора коллектива предприятия.

Если в компании нет профсоюза, но функционирует другой представительский орган сотрудников, Положение должно быть согласовано с ним. Если и такого органа нет, работодатель имеет право самостоятельно утвердить документ с соблюдением требований по согласованию в соответствии с локальным документом, который регламентирует проведение процедуры. Обычно документы подобного характера проходят согласование с отделом кадров, главным бухгалтером и юрисконсультом.

Далее документ утверждают на уровне предприятия – издается приказ руководителя компании. Если в процессе работы изменяются обстоятельства работы с ПД, содержание, цели обработки и другие аспекты, все дополнения и изменения к Положению должны также вводиться в действие приказом.

Все, кого принимают на работу на предприятие, должны обязательно ознакомиться с Положением до того, как будет подписан трудовой договор. Подтвердить факт ознакомления допускается в любой удобной для работодателя форме. Самым удобным и распространенным способом выполнить данное требования является ведение специального журнала.

Доступ к Положению должен оставаться свободным, чтобы каждый сотрудник в любой удобный момент мог ознакомиться с документов. Для упрощения задачи документ размещают на корпоративных ресурсах общего пользования.