Контроль документов в практике управления – это процесс назначения исполнителя задач, содержащихся в документе, и технология организации проверки своевременности и точности выполнения этих задач.

Задачи контроля

Постановка исполнения документов на контроль характерна для государственных организаций и крупных компаний. Входящие в организацию документы, направленные вышестоящими структурами, потребителями, партнерами иногда требуют срочной реакции. При этом для некоторых документов сроки ответа определяются законами. Методология контроля исполнения документов установлена ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. 

Организация системы контроля документов и их исполнения решает задачи:

• повышения исполнительской дисциплины;
• улучшения понимания местонахождения документов;
• сбора аналитики о работе персонала;
• выявления нарушений трудовой дисциплины.

Согласно ГОСТу, контроль документов подразделяется на:

• контроль действий. После того, как документ зарегистрирован в системе учета и ему назначен исполнитель, служба документооборота или административное подразделение контролируют исполнение поручения и выполнение поставленных задач;
• контроль местонахождения документа. Здесь решается задача информирования руководства о том, в каком статусе находится исполняемый документ – принят на исполнение, поручение выполняется или выполнено одним из назначенных лиц, по окончании решения задачи он передан в архив.

Регламентируется контроль документов внутренней инструкцией, описывающей методологию работы. В ней указывается:

• какое структурное подразделение организации отвечает за контроль документов;
• перечень документов, подлежащих постановке на контроль;
• этапы проверки исполнения документов, промежуточные и окончательные;
• общие и специальные сроки исполнения документов;
• порядок создания и применения информационной базы данных, необходимой для контроля;
• порядок регистрации данных об этапах контроля;
• порядок контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
• основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения документа, напоминание о приближении срока исполнения);
• обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов, порядок подготовки и подачи доклада руководству.

Инструкция утверждается руководством организации и доводится до сведения сотрудников-исполнителей под роспись.

Какие документы ставятся на контроль

Общего перечня документов, исполнение которых необходимо контролировать, для частных компаний не существует. В деятельности государственных организаций, для которых характерна ограниченная номенклатура входящей корреспонденции, этот процесс более упорядочен. 

Обязательно ставятся на контроль:

• все без исключения поручения президента РФ, в том числе находящиеся в указах и распоряжениях;
• постановления и распоряжения правительства РФ;
• служебные документы по линии руководства субъектов РФ и органов муниципальной власти;
• подготовка проектов докладных записок и иных документов на имя президента РФ и председателя правительства РФ;
• подготовка проектов приказов, докладов, предложений, заключений, разрабатываемых в соответствии с установленным порядком учета и отчетности;
• исполнение всех указаний по входящим документам.

Перечень документов, которые ставятся на контроль в частной компании, составляется в зависимости от деятельности и вида бизнеса. 
В него обязательно попадают:

• документы, направленные от вышестоящих организаций при их наличии, например, от холдинговой или управляющей компании;
• документы, сроки ответов на которые установлены законом, например, претензии по правам потребителей;
• документы, направленные в организацию органами власти или государственными структурами;
• внутренние документы распорядительного характера;
• претензии, исковые заявления клиентов и контрагентов.

При возникновении требующего реакции документа, не входящего в общий перечень, решение о его постановке на контроль исполнения принимается руководителем организации.

Процесс постановки документа на контроль

Решение о постановке документа на контроль исполнения принимается в общем или индивидуальном порядке. Если документ указан в перечне, то постановка производится подразделением делопроизводства или административным отделом. Для нестандартных документов постановка на контроль производится по указанию руководителя организации.

Основаниями для принятия решения о контроле исполнения становятся:

• законы и другие нормативно-правовые акты, устанавливающие срок исполнения документов;
• отметка об обязательном контроле в самом документе исполнения вместе с сроками, в которые должна быть решена задача;
• наличие в организации внутреннего перечня документов, исполнение которых обязательно контролируется;
• резолюция руководителя на входящем документе.

После постановки на контроль на оригинале документа ставится гриф в виде значка «К» или иного, принятого в компании. Оригинал передается ответственному исполнителю, если их назначено несколько, остальные получают копии.

Административный отдел или секретариат ведет журнал контроля и учета документов, переданных на исполнение, в бумажном или электронном виде. В нем делается запись сразу же после передачи резолюции ответственному подразделению.

Какого-либо нормативного акта, определяющего, как и какие документы ставятся на контроль, нет. В министерствах и ведомствах при организации процесса применяются Типовая инструкция по делопроизводству и регламенты ведомств. 

В частной компании организация процесса контроля документов начинается с определения подразделения, на которое возлагаются задачи по контролю. Его целями могут быть:

• отслеживание исполнения всех входящих, исходящих, внутренних документов, устных распоряжений руководства компании или письменных резолюций, контроль исполнительской дисциплины;
• ведение и обобщение статистики о качестве и своевременности исполнения документов, предоставление результатов аналитики начальству;
• разработка предложений об оптимизации процесса работы с документами;
• формулирование предложений по мотивации персонала.

В зависимости от того, на какое подразделение возложено ведение документооборота, решаются две последние задачи. Если оно поручено секретарю или секретариату, то обобщением статистики и выработкой рекомендаций придется заниматься заместителям руководителя или кадровому подразделению.

Сроки исполнения документов

Для каждого документа может быть установлен типовой или индивидуальный срок исполнения. Типовые устанавливаются для документов, упомянутых в государственной системе документационного обеспечения управления (ДОУ), или для тех входящих, сроки реагирования на которые указываются в законе. Например, на претензию потребителя требуется ответить в течение 10 дней. Все сроки исчисляются в календарных, а не рабочих днях. Если последним днем исполнения оказывается нерабочий или праздничный день, выполнение поручения надо завершить в предшествующий ему рабочий.

Сроки отсчитываются по следующим правилам:

• для внутренних документов – с даты подписания руководителем;
• для поступивших в организацию – с даты регистрации или назначения исполнителя.

При составлении инструкции по делопроизводству в организации перечень стандартных сроков может быть взят за базу. 

Типовые сроки исполнения документов:

• имеющие в тексте конкретную дату исполнения – в указанный срок;
• не имеющие в тексте конкретной даты исполнения, но снабженные пометкой «срочно» – в 3-дневный срок;
• с пометкой «оперативно» – в 10-дневный срок;
• прочие документы – в срок не более одного месяца;
• подлежащие исполнению в соответствии с запросом члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы – в 30-дневный срок;
• подлежащие исполнению в соответствии с поручением правительства РФ – в 10-дневный срок;
• подлежащие исполнению в соответствии с письмами различных министерств РФ и не требующие согласования с другими органами (организациями) – в 15-дневный срок;
• те же, но требующие согласования – в 30-дневный срок;
• подлежащие исполнению в связи с письмами, направленными в адрес предприятия от юридических и физических лиц, и требующие дополнительного изучения и (или) проверки – в 30-дневный срок;
• те же, но не требующие дополнительной проверки – в 15-дневный срок.

Если в письме указан ожидаемый срок получения ответа, то на его подготовку дается на 1-2 дня меньше, чтобы ответ был оформлен в канцелярии, зарегистрирован и ушел в назначенный срок. Типовые сроки продлевают, если документ пришел с опозданием и бизнес-процессы не позволяют подготовить ответ в указанную дату. Но нельзя продлевать сроки, установленные законом или указанные в письмах, актах, предписаниях государственных органов.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации для документов, не входящих в этот перечень. Также в особых случаях типовые сроки решением руководителя сокращаются, становясь индивидуальными.

В ряде случаев сроки могут:

• приостанавливаться, когда решение об этом приняла вышестоящая организация, направившая документ на исполнение;
• продлеваться, если есть мотивированные основания и на имя руководителя подана служебная записка.

Решение о продлении может принять только лицо, которое установило первоначальный срок, или его руководитель.

Этапы контроля документов

ГОСТ, рассматривающий процесс контроля документов, выделяет несколько его этапов:

• регистрация и постановка на контроль;
• проверка, насколько своевременно документ попал к исполнителю. В некоторых организациях, где почту для подразделения необходимо забирать из канцелярии самим сотрудникам, могут возникнуть существенные временные разрывы;
• промежуточная проверка хода исполнения, уведомление персонала об истечении сроков;
• окончательная проверка;
• снятие документа с контроля;
• направление выполненного поручения в архив;
• сбор статистики;
• информирование руководства о результатах контроля и качестве работы подразделений.

Выбор формы постановки документов на контроль определяется принятой в организации системой документооборота, это может быть:

• ведение бумажных журналов учета;
• ведение электронных таблиц Excel;
• создание собственного программного решения по контролю документов;
• использование возможностей систем электронного документооборота.

В каждой из баз заводится карточка документа, в которую вносятся следующие сведения:

• автор или корреспондент. Указываются данные гражданина или организации, для юридических лиц – информация об исполнителе документа. Она обычно расположена слева внизу под текстом обращения с указанием контактных адресов или телефонов;
• наименование вида документа согласно номенклатуре дел с указанием всех необходимых реквизитов;
• исходящий регистрационный номер, присвоенный организацией-автором;
• дата поступления и формат, в котором получен документ – по почте, курьером, по факсу, по электронной почте;
• входящий регистрационный номер документа, присвоенный при получении;
• краткое содержание документа, суть требований или задач;
• резолюция руководства;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка о дате и основании снятия с контроля.

Карточки позволяют сформировать два информационных массива – контролируемые документы и снятые с контроля. В зависимости от настройки программы учета они анализируются по требуемым параметрам:

• срочности;
• степени важности;
• количеству не исполненных в срок документов;
• количеству продлений сроков.

Контроль сроков производится путем выборки документов в базе и направления исполнителям напоминаний способом, применяемым в компании: по телефону, по электронной почте, уведомлением в программе.

Своевременность получения документа исполнителем становится одной из главных задач службы документооборота. Начало процесса контроля совпадает с датой назначения исполнителя, а не с моментом фактического получения им текста документа. Необходимо настроить процесс обязательной росписи о получении задания с указанием даты, это повышает персональную ответственность и упрощает процесс контроля. Если документ направляется по электронной почте или в системе электронного документооборота, факт ознакомления может фиксироваться в программе ответным сообщением идентифицированного пользователя.

Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями или несколькими исполнителями, каждый получает копию. Если необходимо работать именно с подлинным документом, его перемещение между подразделениями фиксируется расписками с указанием даты передачи. Это помогает персонифицировать ответственность.

Периодичность напоминания зависит от срока исполнения:

• в случае 10-15 дней – за 3-5 дней до истечения срока;
• при выделенном на работу месяце – за неделю;
• если документ подлежит исполнению в течение квартала – за месяц;
• если у исполнителя есть год (например, поставлена задача разработать законопроект), напоминание делается за 4 месяца или далее ежемесячно.

В напоминании указывается лицо, к которому необходимо обратиться для продления срока. Напоминание обязательно фиксируется в журнале учета, также любое продление подлежит фиксации. Исполнитель должен незамедлительно сообщить об изменении сроков в службу ДОУ. Если служебная записка не согласована или не подготовлена, а поручение не выполнено, документ считается неисполненным и с контроля не снимается. Об этом докладывают руководителю, и тот решает дальнейшую судьбу документа и исполнителя.

После исполнения требований документа он подлежит снятию с контроля. Исполнитель обязан доложить о том, как было выполнено поручение. Служба документооборота проконтролирует только факт выполнения в срок, руководитель исполнителя обязан осуществить функциональный контроль, проверив качество и точность исполнения. Автору необходимо дать ответ по существу требований, а задачи, поставленные в резолюции, исполнить в полном объеме.

После снятия с контроля документ подшивается в папку, содержащую аналогичные документы (претензии, переписку, договоры), которая по окончании календарного года направляется в архив. 

В папку подшиваются оригинал исполненного документа и копия ответа, делаются отметки:

• сведения об исполнении;
• дата ответа;
• номер дела.

Отметка об исполнении подписывается руководителем исполнителя. Может возникнуть конфликтная ситуация, когда руководителем отметка об исполнении сделана, а служба документооборота так не считает и отправляет документ на доработку без продления срока исполнения. Такие конфликты интересов разрешаются на уровне руководителя организации.

Систематизация результатов контроля

В обязанности службы ДОУ вменяется ежемесячный сбор статистики об исполнительской дисциплине и составление итоговой сводки по результатам контроля за исполнением документов. Она может готовиться по итогам работы организации в целом или в разрезе отдельного подразделения. Каждая сводка должна содержать не только статистику, но и причины неисполнения. Подписывается документ руководителями подразделений и службы ДОУ.

По итогам года формируется общий отчет, раскрывающий вопросы:

• общее количество документов на исполнении;
• количество документов, исполненных в срок (%);
• количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
• количество обоснованных продлений;
• причины задержек исполнения документов;
• сравнительные данные по подразделениям.

Отчет становится основой для принятия решений о премировании персонала, а аналитическая информация о причинах неисполнения становится базой для оптимизации бизнес-процессов подразделения.

Работа по контролю документов позволяет улучшить результаты деятельности организации в целом, выявить эффективные и неэффективные подразделения и участки работы.

24.12.2019