Срок хранения персональных данных работника

Защита персональных данных
с помощью DLP-системы

30 дней для тестирования «КИБ СерчИнформ» с полным функционалом ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Время чтения
Шрифт

Законодательством Российской Федерации определено понятие персональных данных (ПДн) как информация, которая относится к физлицу (названному субъектом персональных данных), предоставляется иным физическим либо юридическим лицам. В целях обеспечения безопасности граждан и защиты от незаконного получения ПДн законодательство разрабатывает нормативные акты, регламентирующие процедуру работы с такими данными.

Порядок хранения личных данных работников предприятия

Любые трудовые отношения должны начинаться с подписания документов (об оказании услуг, по кредитованию и др.), заключения трудовых контрактов, приказов с обязательным занесением в эти бумаги личной информации о служащих (фамилии, имени, отчества, адреса – фактического и места прописки, информации о предыдущем рабочем месте, стаже и пр). Поэтому каждый работодатель по закону обязан знать процедуру обработки личных данных своих служащих и выполнять ее.

Существует ряд требований и нормативов, с учетом которых работодатель обязуется производить хранение и использование такой информации:

  • период нахождения персональной информации в базе не должен превышать времени, отведенного на реализацию целей и задач, для которых необходима обработка этой информации;
  • сразу после решения этих задач и достижения целей всю использованную информацию о работнике требуется обезличить и удалить либо уничтожить;
  • если пропала необходимость в дальнейшем хранении и использовании ПДн – такие данные также подлежат уничтожению.

Условия хранения ПДн

Руководителем организации назначается ответственное лицо (оператор), на которое возлагается функция по защите личных данных всего штата (хранение, обработка, использование, корректировка, передача, удаление). Если в какой-то момент оператор не может выполнить свои обязанности, он должен делегировать эти полномочия иному служащему фирмы с составлением и подписанием официального приказа. 

В таком приказе указывается обязательство обеспечения абсолютной конфиденциальности и безопасности хранимых ПДн.

Кто имеет право использования персональных данных

Федеральный закон установил перечень лиц, которые могут производить действия с конфиденциальными данными сотрудников:

  • сотрудник, назначенный на должность оператора ПДн;
  • заместитель директора по административной работе;
  • HR-менеджер;
  • начальник кадрового отдела.

Однако остальные сотрудники компании, также периодически сталкиваются с личными сведениями работников при работе с документами. Это бухгалтеры, секретари специалисты по ведению баз данных, специалисты по работе с персоналом.

Все должностные лица предприятия, которые осуществляют обработку ПДн сотрудников, обязаны обеспечить сохранность документов, в которых ведется учет кадров, графиков выплат заработной платы, рабочих смен и прочих кадровых сведений.

Ограничение времени хранения ПДн

Законодательство Российской Федерации предусматривает, что хранение персональных сведений не должно осуществляться дольше того времени, которое отведено на достижение целей, для которых они обрабатывались. В некоторых случаях это время устанавливается самим субъектом ПДн либо законодательством. Во всех остальных случаях оператор определяет и устанавливает срок нахождения данных в базе, а также условия для их удаления (прекращения использования).

Законом предусмотрено право выбора одного из этих условий: либо установить период хранения, либо установить факт прерывания обработки после наступления определенного обстоятельства. Выбор варианта зависит напрямую от вида деятельности организации. Например, для составления статистических отчетов в конце года данные больше не понадобятся, поэтому они должны быть уничтожены.

Срок хранения ПДн

Медицинские заведения обязаны хранить ПДн длительный срок. Именно поэтому законодательство РФ позволяет выбирать операторам временные рамки либо конкретное событие для прекращения обработки имеющейся информации.

Но все-таки законом установлен срок, в пределах которого разрешено хранение ПДн. Поэтому все трудовые книжки и трудовые договоры, которые не забрал субъект, должны помещаться в специальный архив организации до их востребования. Если же документы больше не понадобятся – все равно их должны сохранять не менее 50 лет.

Где еще хранятся ПДн работников?

Система пенсионного страхования служащих также располагает данными о работниках. Документы с такой информацией должны храниться в структуре не менее 60 лет и обязательно соответствовать следующим критериям:

  • содержать сведения о личном счете застрахованного субъекта;
  • соответствовать определенной форме (обязательно письменной) и иметь подпись субъекта;
  • иметь свой электронный дубликат с соответствующей цифровой подписью владельца ПДн;
  • содержать все сведения о налогах и взносах, удержанных из заработной платы или иных выплат работнику в счет Пенсионного фонда;
  • подаваться руководителем предприятия в фонд социального страхования для ведения индивидуального учета граждан в системе соцстрахования.

Разрешение на использование ПДн

Непременным условием для обеспечения корректной работы со сведениями служащих является разрешение на их использование. Такое разрешение берется у субъекта ПДн оператором, в нем указываются период действия и срок отзыва этого разрешения.

Установить длительность действия разрешения можно двумя способами: обозначением конкретной даты или использованием фразы юридического характера: «Данное соглашение действует со дня его подписания и до момента отзыва этого решения».

Так сколько же все-таки должны храниться конфиденциальные сведения? Содержание данных в базе обеспечивается оператором на тот период, который необходим для использования ПДн.

Бывают ситуации, когда предприятие не использует данные непрерывно. В этом случае доступ к ним обеспечивается в любое время, когда они понадобятся. 

Также оператор обозначает конкретные действия, которые будут предприняты с ПДн по достижении конца срока их использования – обезличить или уничтожить. Обезличить информацию – значит изменить ее форму, которая не позволит распознать субъекта данных.

Обработка персональных материалов прямым образом связана с их хранением. И если использование ПДн завершается по достижении конкретной цели – оператор обязан дальше не хранить их. 

Нельзя указывать разные сроки или условия для прекращения хранения либо использования персональной информации. К примеру, когда срок хранения ПДн завершился, тоих обработка в дальнейшем проводиться не может и не должна.

Продление термина разрешения

В случае необходимости оператор может продлить срок обработки и хранения ПДн. Но для этого предприятие обязано выполнить определенные условия, изложенные в политике в отношении обработки персональных данных. Работник, чьи данные хранятся в базе, имеет право изучить этот документ.

Продление сроков использования ПДн разрешается федеральным законом только в том случае, если мотивы этих действий являются полностью законными, и если имеются веские основания для этого.

Предприятие, которое хранит ПДн сотрудников, имеет возможность выбрать автоматическое продление термина разрешения на обработку данных субъекта. При этом субъект в любое время имеет право разорвать данное разрешение.

Трудовое законодательство РФ обозначило конкретные нормы относительно сроков хранения и обработки персональных материалов трудящихся, однако само время хранения государство не устанавливает. Действует лишь одно требование – иметь доступ к данным не дольше, чем это требуется. 

Сведения о работниках предприятия обязательно прикрепляются к личному делу. Руководитель, в соответствии со ст. 87 Трудового кодекса, самостоятельно устанавливает порядок и процесс применения ПДн сотрудников. Но этот порядок ограничивается рамками законодательства РФ.

Особенности хранения бумажных документов

Информация на бумажных носителях должна храниться в сейфах предприятия. Если данные о сотрудниках обрабатываются в электронном виде – они находятся в базе данных на компьютере оператора, уполномоченного обеспечивать их безопасность.

Когда сотрудник уволен, его личное дело должно находиться в отделе кадров до окончания календарного года, после чего начальник отдела кадров проводит архивно-техническую обработку ПД и отправляет всю документацию об уволенных служащих в архив. 

ПОДПИШИТЕСЬ НА ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ

Рассказываем о тенденциях отрасли, утечках и способах борьбы с ними