Контроль передачи документов включает регистрацию и контроль исполнения. Регистрация документа представляет собой запись сведений в соответствии с установленным форматом.

Именно регистрация позволяет документу обрести юридическую силу. Без нее документ не получит номера и не будет оформлен. Регистрацию необходимо производить для всех документов, в том числе используемых в целях информирования. К таковым относятся, например, бухгалтерские и распорядительные. 

Регистрация не нужна только для следующих типов документов:

• печатные издания;
• копии информационных материалов;
• различные виды телеграмм, в том числе поздравительные;
• приглашения и прейскуранты;
• информационные документы, в которых приводятся сведения о предстоящих совещаниях (программы совещаний);
• рекламные проспекты.

Регистрировать документы в организации нужно один раз. Поступившие документы регистрируются в соответствии с датой поступления.

Создаваемые – в соответствии с датой подписания. Регистрационный штамп документов должен содержать дату/индекс.

Если осуществляется передача уже зарегистрированного документа в другое подразделение, выполнять повторную регистрацию не нужно.

Какие бывают типы регистрации документов

Регистрацию документов принято делить на централизованную, децентрализованную и смешанную. 

В централизованной форме регистрация проводится в одной службе или одним сотрудником. Таким образом, можно создать общую базу документов организации и установить единый порядок проведения процедуры.

В рамках децентрализованной формы документы регистрируют в различных подразделениях. Например, плановую документацию – в плановом отделе.

Смешанная форма предполагает единую регистрацию самых важных документов. Остальные регистрируют в отделах.

Для всех документов, подлежащих регистрации предусмотрены разные группы:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• коммерческие;
• группы с ограничением доступа.

При регистрации обязательно указывают наименование организации, тип документа, проставляют дату и номер регистрации, указывают индекс, кратко описывают сведения, содержащееся в документе. Необходимо также указать срок исполнения и ответственного исполнителя. 

Для чего нужен контроль документов

Контроль документов позволяет:

• оптимизировать их поиск;
• исключить пропажу;
• установить факт неисполнения поручений;
• провести мониторинг работы с системой управления документами.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 устанавливает два вида контроля. Первый представляет собой контроль действий, который устанавливается для поручений с ограниченным сроком выполнения. Чтобы эффективно применять контроль действий, необходимо проводить регистрацию документов до момента отправки исполнителю. 

Важной частью контроля действий является контроль исполнения документа (КИД). Именно с его помощью обеспечивается надлежащее выполнение поручений в указанные сроки.

Второй вид контроля – контроль местоположения документов. Расположение документа отслеживается при его использовании исполнителем, передаче другому сотруднику, подразделению и при изъятии документа из системы. В рамках контроля местоположения назначается ответственный сотрудник, который передает документы исполнителям. Возврат документа в систему также подлежит учету. 

Регламент в области контроля исполнения документов

Исполнение поручений отслеживает служба по документационному обеспечению управления (ДОУ). Служба решает следующие задачи:

• определяет ответственного за исполнение контроля документов. Полномочия ответственного лица должны быть отражены в должностной инструкции;
• устанавливает перечень документов, подлежащих контролю;
• устанавливает этапы КИД;
• определяет временные рамки и сроки, в течении которых поручение должно быть выполнено;
• вносит сведения о ходе контроля в регистрационные карты;
• устанавливает массив данных, необходимых для осуществления контроля;
• осуществляет постановку документа на контроль;
• снимает документ с контроля или при необходимости продлевает срок выполнения поручения;
• осуществляет сбор сведений о текущих мероприятиях;
• передает информацию о результатах работы исполнителей руководителям.

Какие бывают сроки КИД

Сроки исполнения делят на типовые и индивидуальные. Типовой срок определяет нормативный акт вышестоящей государственной организации, в том числе муниципального органа. Если необходимо продлить типовой срок документа, нужно ввести новый нормативный акт.

Индивидуальный срок документа определяет руководитель организации. Для этого в резолюции документа проставляется дата исполнения. Индивидуальный срок может продлевать только руководитель.

Документ считается поставленным на контроль с момента проставления на нем штампа «К». Документ признается исполненным после выполнения поручений и снятия с контроля руководителем, установившим срок его исполнения.

Порядок проведения КИД

Контроль выполнения поручений включает следующие этапы: 

1. Постановка.

2. Принятие уведомления о получении документов.

3. Отслеживание хода работы.

4. Снятие исполненного документа с контроля.

5. Отправка в дело. 

6. Проведение анализа и сбора информации результатов КИД. 

7. Предоставление руководящему составу информации о проделанной работе и результатах. 

Этапу постановки предшествует регистрация документа. Во время постановки на документе проставляют штамп с указанием срока исполнения. 

Далее происходит отправка уведомления о получении документа. Данный этап является особенно важным, поскольку срок КИД отсчитывается с даты постановки документа на контроль. 

Отправка уведомления происходит следующим образом: 

1. Исполнитель, которому надлежит выполнить поручения, изложенные в документе, ставит подпись на двух экземплярах регистрационных форм.
2. Первый экземпляр остается в подразделении, второй экземпляр отправляется службе ДОУ.
3. Если документ был получен на электронную почту, достаточно отправить уведомление о прочтении. Для предоставления документов всем сотрудникам подразделений необходимо назначить отдельного ответственного исполнителя. 
4. Если назначено несколько исполнителей из разных подразделений, необходимо выбрать генерального исполнителя. Именно он должен получить оригинал документа, остальным предоставляются копии с регистрационными картами (два экземпляра). По завершении работ один из экземпляров подлежит возврату. На регистрационной карте указывают информацию о выполненных задачах и проставляют дату выполнения. 

Служба ДОУ должна постоянно следить за процессом исполнения документов. Для сроков исполнения, не превышающих месяца, служба высылает напоминание об истечении за 3-5 дней. Если срок превышает календарный месяц, напоминания отправляются каждые 10 дней. Если выполнение поручений занимает год и более, служба ДОУ должна высылать напоминание как минимум один раз в месяц. Для осуществления отправки напоминаний может быть использована электронная почта.

Любое напоминание службы ДОУ необходимо отмечать в регистрационной карте. Для изменения срока выполнения задач, приведенных в документе, назначенному исполнителю необходимо отправить руководителю обоснование. До истечения срока должно оставаться минимум три дня, в противном случае продление невозможно. В обосновании необходимо указать причину необходимости продлить срок и дату выполнения. При изменении срока важно своевременно уведомить службу ДОУ. 

При снятии документа с контроля ставится соответствующий штамп. В штампе указывают дату и номер документа, кратко излагают перечень проведенных работ. Штамп документа должен содержать номер дела, в котором документ будет храниться. На всех исполненных и направленных документах в службу ДОУ в соответствующей графе необходимо расписаться исполнителю и руководителю. Служба может вернуть документ, если понадобятся доработки и имеет право не продлевать срок. 

Служба постоянно ведет контроль за работой над документами и своевременно информирует руководство. Отслеживание деятельности исполнителей помогает повысить уровень дисциплины и предотвратить пропажу документов. 

Узнать, на каком ПК или сервере внутри компании сейчас хранится документ, который содержит конфиденциальные данные, поможет «СёрчИнформ FileAuditor». 

Сбор сведений о проделанной работе фиксируется в сводках. Сводки должны быть максимально информативны, отражать общее количество поступивших документов, число исполненных. В сводках обязательно нужно фиксировать документы, для которых был продлен срок. 

Предоставление результатов руководству является завершающим этапом. Для документов, поручения в которых не были исполнены своевременно, важно указывать обоснования. В отчетах и сводках ставит подпись руководитель службы ДОУ.

Как осуществляется хранение документов

Систематизированное хранение документов может осуществляться в различных вариантах: 

• хронологическом;
• алфавитном; 
• нумерационном; 
• вопросно-логическом.

Наибольшее распространение получил вопросно-логический вариант хранения. С его помощью можно отследить документ в соответствии с возникновением проблемы и ее логическим решением. Зачастую данная схема оказывается идентичной хронологическому варианту хранения. 

Алфавитная схема подразумевает использование фамилий, названия организаций, органов. Нумерационный порядок представляет собой группирование документов в соответствии с нумерацией. Подходит для протоколов, квитанций, приказов.

16.12.2019