Автоматизированная система контроля за исполнением документов внедряется в государственных организациях и частных компаниях. Условия работы в ней определяются во внутреннем положении, где описано, каким образом внутренний или входящий документ направляется на исполнение, как устанавливаются сроки и кому поручено контролировать их соблюдение. 

Понятие контроля за исполнением

Необходимость в контроле за исполнением документов возникает тогда, когда они требуют реакции – ответа, сбора данных, визирования, и эта реакция должна произойти в конкретный срок. Например, отправка поручения головной организации в филиал, которое предписывает руководителю разработать и подписать внутреннюю инструкцию о порядке пользования служебными ноутбуками. Руководитель филиала своим поручением расписывает документ начальнику юридической службы и начальнику IТ-службы, которые становятся соисполнителями. В поручении устанавливается срок подготовки, утверждения положения и ознакомления с ним сотрудников. Исполнением документа считается направление в головную организацию ответа с приложением копии положения и листа ознакомления сотрудников. Невыполнение этой задачи создает критическую ситуацию для филиала, поэтому контроль за исполнением документа поручается службе делопроизводства, а в небольших компаниях – секретарю руководителя. Если поручение не выполнено, следует служебное взыскание. После выполнения поручения документ снимается с контроля.  

Контроль за исполнением может быть ручным и автоматизированным – в программах электронного документооборота. Во втором случае деятельность служб делопроизводства по контролю упрощается, так как задача и срок ее исполнения прописаны в карточке документа и уведомление об истечении срока придет автоматически.

Как реализуется процесс автоматизированного контроля за исполнением документов

Настроить контроль за исполнением документов в автоматическом режиме можно в программе электронного документооборота (ЭДО).

Поступивший документ регистрируется в программе, в его карточке отмечается: 

• дата поступления или создания;
• ответственный руководитель;
• суть поручения;
• непосредственные исполнители;
• срок исполнения.

В ЭДО можно ставить на контроль не только документы, но и служебные, устные поручения, любые действия, требующие исполнительской реакции. Перечень документов, подлежащих постановке на контроль, прописывается в положении об обработке документов. В одном документе может быть несколько пунктов с разными исполнителями, каждый из них контролируется отдельно. Для этого в программе ЭДО должна быть предусмотрена опция создания отдельного поручения. Простые варианты постановки документов на контроль реализуются не только в ЭДО, но и в CRM-системах.  

После того, как поручение создано или в карточке документа появилась отметка о его постановке на контроль исполнения, оно появляется в рабочей зоне программы у исполнителя. Иногда программа по электронной почте информирует ответственного сотрудника о создании поручения. Одновременно данные формируются на рабочем столе в программе у делопроизводителя, и он в любое время может вызвать на экран весь список контролируемых задач. 

Фильтровать данные допускается по следующим параметрам:

• по исполнителям и подразделениям;
• по документам, еще не открытым исполнителями;
• по документам с истекающим сроком исполнения (с установленным периодом в днях);
• по авторам и видам документов, их тематике. 

Помимо этого, настраиваются автоматические уведомления:

• у исполнителя – о наступлении промежуточного или окончательного срока выполнения поручения, о выполнении поручения соисполнителем;
• у делопроизводителя – о необходимости провести проверку исполнения документа. При необходимости такое информирование может быть дополнительно настроено в виде sms-уведомлений, рассылаемых на мобильные устройства уполномоченных сотрудников.

Минусом автоматической системы контроля исполнения документов является то, что при отсутствии сотрудника на рабочем месте исполнения может не произойти. Параллельное ознакомление с бумажной версией под роспись увеличит вероятность выполнения поручения в срок.

14.11.2019