Любая компания в своей деятельности сталкивается с большим количеством документов, как входящих, так и внутренних. Все они требуют реакции. Задача по ответу или выполнению содержащихся в документе требований поручается сотрудникам организации. Этот процесс носит название исполнения документа, являясь фактически выполнением поручения. Неотъемлемой его частью становится контроль исполнения документов, необходимый для структурирования деятельности организации.

Для чего нужен контроль

Настраивание бизнес-процессов предполагает постоянное информирование руководителя о ходе выполнения задач, возложенных на сотрудника или подразделение. Регулярное сравнение получаемых результатов с ожидаемыми становится важным элементом настраивания механизма управления. Контроль исполнения документов предполагает совмещение двух его типов – формализованного и функционального.

Формализованный контроль исполнения документов предполагает, что ответственное подразделение или сотрудник напоминает о необходимости выполнения поручения в срок и по итогам ставит галочку о своевременном исполнении в журнале учета.

Функциональный контроль исполнения обращает внимание на качество результатов выполнения задачи. Для сравнения: при ответе на претензию служба документационного обеспечения управления (ДОУ) проверит направление ответа в установленный законом срок – 30 дней – и снимет задачу с контроля, руководитель проверит суть ответа, был ли это отказ рассмотреть претензию или ее признание. 

Оба вида контроля исполнения документов равно важны для нормального функционирования организации, улучшения ее финансовых показателей.

История развития российского бизнеса, создаваемого выходцами из госучреждений, привела к опоре на формализованный контроль исполнения документов, производимый отделами делопроизводства, службами ДОУ, секретариатом, при котором сведения вносятся в карточку документа, а задачи создаются в виде резолюций на документе. Но цифровизация изменила и эту часть деятельности компаний. Одной из основных задач контроля исполнения, реализуемых сейчас, становится разграничение полномочий между подразделениями, осуществляющими формализованный и функциональный контроль исполнения документов.

Этапы контроля исполнения

В теории делопроизводства, изложенной в ГОСТ Р 51141-98, под контролем исполнения документов понимается совокупность действий, направленных на своевременное исполнение документов. Это процесс, имеющий свои законы, а в некоторых компаниях и сложившиеся обычаи, в который вовлекаются различные службы и подразделения организации. Часть из них отвечает за своевременность, часть – за полноту и точность исполнения. 

Этапы контроля сохранились в неизменном виде еще с советских времен они включают: 

1. Постановку документа на контроль исполнения, что означает его внесение в определенную базу. После этого службы ДОУ начинают отслеживать сроки выполнения задач, связанных с этим документом. Поручения могут выражаться в различных видах – от приказа по организации до резолюции во входящем письме.
2. Проверку, насколько своевременно документ попал к исполнителю. Если период реагирования установлен короткий, а документ долгое время пролежал в лотке для корреспонденции или на столе секретаря, сроки будут сорваны. Сотрудник службы ДОУ должен лично убедиться в том, что документ доведены до работника.
3. Промежуточную проверку, регулирование процесса исполнения документа. Этот этап важен для обоих типов контроля исполнения документов: формализованный проверяет, начался ли процесс работы, функциональный изучает, насколько предварительные результаты совпадают с необходимыми, например, запрошена ли информация, требующаяся для подготовки ответа на письмо.
4. Итоговый контроль исполнения выражается в сравнении результатов с ожидаемыми и в снятии документов с контроля.
5. Сбор и анализ статистики по обобщению результатов исполнения.
6. Доклад руководителю о состоянии исполнительской дисциплины по работе с исполнением документов.

Постановка документа на контроль

Процесс актуален для организаций, работающих в условиях строгой иерархии. Малый бизнес, интернет-компании, не сталкивающиеся в своей деятельности с вышестоящими организациями, эту процедуру не используют. Даже если документ важен для бизнеса или безопасности компании, например, это запрос МВД, важность его своевременного исполнения будет доведена до исполнителя скорее вербальными методами, чем постановкой на контроль. 

Основанием для того, чтобы служба ДОУ поставила документ на контроль является поручение, формализованное в виде пункта приказа или резолюции.

В бумажной или электронной карточке документа указывается:

• текст задачи;
• срок исполнения документа. Он может быть типовым, если определен нормативным актом, например, срок предоставления апелляционной жалобы, или индивидуальным, определяемым руководителем компании для каждой конкретной задачи;
• исполнитель или исполнители, если их несколько. Отдельно отмечается ответственный исполнитель документа, координирующий деятельность остальных.

Перечень контролируемых документов

Для большинства организаций серьезной задачей становится определение, какие именно документы, внешние и внутренние, обязательно ставить на контроль исполнения. Эксперты рекомендуют подготовить инструкцию для служб ДОУ с перечислением всех типов важных входящих бумаг, передаваемых на исполнение. Это поможет им готовить служебные записки на руководителей с просьбой дать задание об отнесении документа к контролируемым. 

Среди основных документов, которые необходимо контролировать:

• любые нормативно-правовые акты органов власти всех уровней, касающиеся деятельности компании;
• ненормативные акты, переписка с муниципальными органами и органами исполнительной власти;
• запросы вышестоящих организаций;
• предписания, акты проверок.

Ограничение списка контролируемых документов подразумевает, что причастные подразделения сами способны в срок отреагировать на входящее письмо или проект договора. Это входит в их служебные обязанности, и дополнительный контроль не требуется.

Внутренние документы распорядительного характера, приказы, поручения, положения ставятся на контроль исполнения по умолчанию. Исполнение или неисполнение содержащихся в них требований важно для издавшего документ руководителя, он должен быть своевременно информирован о ходе выполнения его поручения. Важно оформление текста документа, формулировка задачи, переданной на исполнении может содержать неоднозначные смыслы. 

Принципы правильного оформления резолюции

При оформлении резолюции необходимо придерживаться следующих принципов:

1. Как можно более точно указывать исполнителя, если поручение об исполнении документа дается конкретному лицу.
2. Если исполнителей документа несколько, то при назначении ответственного нужно выбрать того, у кого в структуре организации больше полномочий, и он будет иметь возможность воздействовать на других исполнителей административным путем.
3. Сроки всегда должны быть исполнимыми. Необходимо учитывать реальную загруженность исполнителя, документа время запроса информации от контрагентов, сроки промежуточного визирования, время на доставку почты и другие реальные параметры. Если проект задания готовит подразделение ДОУ, следует подготовить таблицу с указанием минимально допустимых и максимально возможных сроков исполнения документа. Любой перенос сроков исполнения документа из-за их неверной постановки создает нагрузку на управленческий аппарат и дезорганизует деятельность компании.

Некоторые приказы содержат формулировки о назначении лица, на которое возложен контроль за исполнением документа, помимо службы ДОУ. Иногда эта формулировка звучит как «Контроль оставляю за собой», что фактически означает: процесс не контролируется никем. 

Необходимо определить должностное лицо, которое сможет организовать функциональный контроль работы с исполнением документов по следующим направлениям:

• по факту исполнения (выполнено или не выполнено);
• по срокам исполнения (в срок, с продлением или с просрочкой);
• по результату исполнения и его качеству, когда планируемые показатели сравниваются с достигнутыми.

Должностное лицо, указанное в приказе, должно обладать достаточными властными полномочиями в структуре организации и компетенцией, позволяющей ему верно оценить полученный результат. В ряде случаев контроль за исполнением документа может быть возложен на подразделение, например, на службу безопасности.

Промежуточный контроль исполнения

На стадии исполнения документа, поставленного на контроль, руководитель должен иметь возможность сравнивать промежуточные результаты с планируемыми и своевременно вносить корректировки в ход исполнения поручения. 

На практике решение этой задачи достигается следующими способами:

• созданием отчетности по итогам работы с документами по установленным форматам с периодичностью раз в неделю или чаще;
• совещаниями, посвященными рассмотрению вопроса исполнения документа;
• запросами информации о ходе исполнения.

В функции службы ДОУ на этом этапе контроля исполнения документов входят только отслеживание сроков и предупреждение исполнителя о том, что они истекают.

Современные методики контроля за исполнением документов

Только назначением ответственного лица обеспечить контроль за исполнением документов невозможно. Современные методики предполагают использование средств автоматизации, например, программ электронного документооборота (ЭДО). Сроки исполнения документов определяются при вводе их в базу данных, отражении в карточке. Исполнитель будет ежедневно получать напоминания на электронную почту об истечении сроков, что действует стимулирующим образом. Постановка документа на контроль исполнения может быть настроена так, что она будет видна на рабочем столе не только сотрудника, но и его непосредственного руководителя, что позволит обсуждать задачу и ее выполнение в структурном подразделении. Это существенно повысит уровень исполнительской дисциплины.

Сотрудники ДОУ, работая в системе ЭДО, могут не сверять перечень документов со своими записями, а выводить его на рабочий стол в удобном для анализа формате. Сбор статистики и формирование отчетов для доклада руководству, сбор данных для расчета показателей эффективности сотрудников и подразделений станет проще. Современные системы ЭДО, внедряемые вместе с традиционными методами контроля исполнения документов, помогут сэкономить время и высвободить человеческие ресурсы для решения бизнес-задач компании.

06.12.2019