Организация любого уровня сталкивается в работе с непрекращающимся потоком документов, многие из которых требуют быстрой или отложенной реакции. Документы регистрируются в канцелярии, на их базе формируются поручения, которые выполняются с разной долей успеха. Необходима организация контроля за исполнением документов. Эта процедура требует регламентирования.

Нормативно-правовое регулирование

Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.

На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе. 

Суть контроля

Регламент контроля исполнения документов может существовать в виде отдельной внутренней инструкции или быть процессом, внедренным по умолчанию. Первый путь надежнее, он позволяет снимать вопросы, привлекать к ответственности за невыполнение не только поручений, но и внутренних положений, с которыми сотрудник был ознакомлен.

Организация, создавая собственный процесс контроля исполнения документов, должна определить цели, которых хотелось бы достичь.

Контроль ради контроля нецелесообразен, он должен:

1. Систематизировать документы, облегчить процесс их поиска. На своем жизненном пути бумажный документ может находиться в подразделении ДОУ (управление документооборотом), у руководителя организации, в секретариате, у одного из исполнителей или в процессе передачи между ними, в деле, будучи подшитым в папку после завершения его исполнения. Если фактическое место нахождения электронного документа всегда можно определить в программе ЭДО, то путь бумажного должен отслеживаться «вручную»: компания в любой момент должна знать, где находится важное письмо или поручение.
2. Предотвращать утрату документа. Отказ от отслеживания приводит к тому, что ошибка секретаря или невнимательность исполнителя становятся причиной утраты оригинала договора или письма, отправленного в корзину вместо ненужной копии. Такие случаи часты, существуют судебные решения, в которых отказ от предоставления подлинника, оригинала договора стал причиной проигрыша дела.
3. Выявлять случаи неисполнения поручений. Исполнительская дисциплина гарантирует успешность бизнеса, и контроль исполнения документов призван определить наиболее и наименее ответственные подразделения и сотрудников, дав возможность принять кадровые решения или оптимизировать бизнес-процессы.
4. Создать базу статистики по документам и исполнителям, анализ которой позволит решить различные вопросы бизнеса и менеджмента, например, определить время, затраченное на обработку документов наибольшей и наименьшей важности. 

Время, затраченное на контроль, должно окупаться за счет в повышения результатов деятельности компании, ее успешности и конкурентоспособности.

Виды контроля

Контроль исполнения документов предполагает систематический мониторинг действий сотрудников, осуществляемый силами подразделения ДОУ. 

В ГОСТе выделяют два самостоятельных вида контроля:

• Действий. Он предполагает проверку действий исполнителя, получившего поручение руководства на обработку документа. Условиями для возникновения такого контроля являются регистрация документа в журналах подразделения делопроизводства, оформление официального поручения, выполнение которого ограничено временными рамками. 
• Местонахождения. Он применяется, когда документ покидает подразделение делопроизводства и оказывается у сотрудников, руководства, контрагента или государственной организации, например, подлинник свидетельства о собственности отдается для регистрации сделки. В этом случае все перемещения документа должны отслеживаться и фиксироваться в журналах или при помощи расписок с указанием участников и времени передач.

Организации традиционно совмещают оба вида контроля, отдавая приоритет контролю действий, как более важному с точки зрения бизнес-процессов. Тратить человеческие и временные ресурсы на отслеживание пути каждого бумажного документа бывает нецелесообразно, в большинстве случаев они движутся по компании без отражения пути их передвижения в бумажных регистрах. При внедрении системы электронного документооборота задача по контролю местонахождения упрощается, электронные версии писем и договоров в установленные сроки оказываются в компьютере исполнителя, в то время как их бумажные оригиналы не покидают подразделения делопроизводства или архива.

Результаты правильно построенной системы контроля исполнения документов выражаются в двух позитивных вариантах:

• повышается исполнительская дисциплина, сокращаются сроки и улучшается качество исполнения поручений;
• собирается статистическая информация, позволяющая оценить работу подразделений и исполнителей, выявить проблемные участки в работе.

На основании работы подразделения ДОУ по анализу информации определяются некоторые ключевые показатели эффективности, используемые в системах мотивации. ДОУ в свою очередь на основе анализа вносит предложения об изменении в процедурах движения документов.

Составление регламента контроля исполнения документов

Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент. 

Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:

1. Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
2. Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
3. Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
4. Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.

Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа. 

Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:

• на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
• какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
• этапы контроля исполнения документов;
• сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
• формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
• внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
• процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
• основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
• порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.

Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела. Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом. В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.

Суть исполнения документа

Каждый документ имеет свою внутреннюю структуру, определяющую суть его исполнения, которая должна быть очевидна исполнителю исходя из его должностных обязанностей. 

Типовые случаи исполнения:

• письмо. Требует ответа и, при необходимости, представления документов;
• претензия. Требует изучения, согласования необходимости ответа, отсутствия ответа, удовлетворения или отказа;
• предписание контролирующих органов. Требует изучения и предоставления руководству плана реагирования;
• бизнес-предложение. Требует рассмотрения и подготовки мотивированного отчета о целесообразности его принятия или назначения тендера.

Для нестандартных документов особенности исполнения определяются в поручении руководителя организации или подразделения, передаваемом сотруднику вместе с копией документа.

Сроки исполнения документов

Любому сотруднику прежде всего хочется узнать, в какие сроки он обязан выполнить поручение об обработке документа. Если поручение поставлено на контроль, значит, в нем установлен срок выполнения. Исключениями могут быть длительные поручения, например, непрерывно проводить мониторинг новых угроз информационной безопасности. 

Сроки делятся на:

• стандартные;
• индивидуальные.

Стандартные или типовые сроки исполнения документа редко возникают в деятельности организации на основании внутренних регламентов, если они не установлены законами и иными нормативными актами. Так, ответ на претензию потребителя о низком качестве товара, в соответствии с законодательством о правах потребителя, должен быть направлен в течение десяти дней. На претензию контрагента ГК РФ предписывает ответить в течение 30 дней, если иной срок не установлен договором. Такие сроки не могут быть увеличены решением руководства фирмы, но могут быть сокращены.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем, подписавшим поручение. Они формируются исходя из логики документа и бизнес-процессов организации. Такие сроки могут удлиняться на основании мотивированного представления исполнителя. Иногда течение сроков исполнения приостанавливается, если для выполнения поручения требуется ожидание выполнения действий третьими лицами, например, запрос документов у контрагента.

Стандартно сроки устанавливаются в календарных днях, начало их течения отсчитывается с момента регистрации в канцелярии для поступившего извне документа и момента подписания поручения руководителем для внутреннего. Но в российском бизнес-обороте встречается и неопределенность, например, стандартным бывает определение срока выполнения в вариантах несколько дней, одна-две недели. Выполнение задачи ставится в зависимость от добросовестности исполнителя, а службе ДОУ приходится думать, в какой срок контролировать выполнение. Избежать этого можно, обязав в регламенте указывать только точно определенные периоды времени.

Этапы контроля

В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям. 

Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:

• постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
• проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
• промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
• окончательная проверка исполнения;
• снятие документа с контроля;
• определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
• сбор и анализ статистики;
• информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.

Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:

• на бумажном носителе информации проставляется отметка;
• в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
• в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.

Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия. Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.

При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.

В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту. 

Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:

• для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
• для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
• для заданий текущего месяца – раз в десять дней.

По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.

Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.

05.12.2019