Часто ошибки одного или нескольких сотрудников обходятся предприятию дорого. Особенно, когда работник намеренно вредит компании путем внесения некорректных данных в важные документы. Да и работники бухгалтерии могут случайно удалить или изменить документы, необходимые для составления финансовой и налоговой отчетности. Чтобы избежать проблем, нужно знать, с помощью каких программ и инструментов можно отследить внесенные в документы изменения и правки.   

Алгоритм поиска пользователей, изменяющих документы в 1С

Почти все российские предприятия используют 1С для хранения и систематизации информации, формирования отчетов, ведения финансовой и налоговой отчетности. Поэтому все важные документы создаются и хранятся в базах данных 1С. 

Версий 1С много, но они обладают схожим функционалом. Поэтому алгоритм поиска пользователей, изменяющих документы в 1С, един для всех версий. Чтобы найти такого пользователя, необходимо:

1. Зайти в главное меню программы, открыть вкладку «Сервис» на верхней панели и выбрать из предложенного списка «Журнал регистрации».

2. В журнале регистрации хранятся все события. Чтобы найти события, касающиеся конкретного документа, нужно воспользоваться функцией отбора.

3. На вкладке «Основные» в окне «Отбор» отображаются настройки отбора: вид данных, категория пользователей, компьютеры, приложения и важность информации. Там же можно указать период, в течение которого могли быть внесены правки в файлы. На вкладке «Данные» перечисляются константы. Чтобы отследить внесенные в файл правки, нужно нажать кнопку «Т» внизу, выбрать тип данных и нужный документ. После этого достаточно нажать «ОК», чтобы начался процесс сбора и обработки данных о событиях в системе. 

В зависимости от версии программы и объема баз данных, обработка информации в 1С по заданному алгоритму может занять 10-20 минут. После этого на экране появится таблица, в которой будет указано, кто и когда изменял выбранный документ. Этот алгоритм удобен в тех случаях, когда известно, какие документы были изменены и нужно только найти тех, кто внес в них правки. А вот для поиска некорректно измененных документов существует другой алгоритм. 

Чтобы найти, кто и какие файлы изменил задним числом, используются специальные программы. Они разрабатываются отдельно для каждой версии 1С. После установки такой программы можно настроить выборку по пользователям и видам документов, увидеть даты создания и изменения документов, а также список пользователей, вносивших правки в каждый документ.

Бесплатные и платные программы для анализа документов

Среди популярных бесплатных сервисов, позволяющих сравнить файлы в формате PDF, DOC и DOCX, выделяют:

• ABBYY FineReader;
• Embedika Compare.
• Draftable Online.

Платные сервисы считаются более функциональными. Они сравнивают не только текстовые файлы, но и изображения. В список популярных платных программ для сравнения файлов входит:

• Kaleidoscope;
• DeltaWalker;
• Araxis Merge.

Выбор программы зависит от необходимого функционала. 

Контролировать операции пользователей с чувствительными документами и изменения в них можно с помощью «СёрчИнформ FileAuditor».   

05.10.2020